重庆科技大学档案立卷归档管理办法-重庆科技大学档案馆

重庆科技大学档案立卷归档管理办法

发布时间：25-07-01 11:23:11 浏览次数：

重庆科技大学

档案立卷归档管理办法

第一章总则

第一条 为促进各类档案材料立卷归档规范、有序，根据教育部《高等学校档案管理办法》《高等学校档案工作规范》及上级关于各类别档案管理的技术要求和《重庆科技大学档案管理办法》，结合学校工作实际，制定本办法。

第二条 学校档案部门负责对全校各类文件材料的立卷归档工作进行指导和监督，各立卷部门要主动向学校档案馆移交案卷。

第三条 文件材料立卷归档实行部门责任制，即根据部门工作职能确定立卷归档主体，承担相应责任。任何部门和个人不得私自留存、占有和销毁应归档的文件材料。干部、职工在调离岗位时，要彻底清理档案材料并做好交接。

第四条 档案材料收集要系统、完善，组卷、立卷要符合相应专业要求和技术规范。

第二章文件材料归档范围及保管期限

第五条 以下种类材料需要纳入归档范围：

（一）反映学校教育教学、科学研究、管理与服务等主要职能活动及其基本历史面貌，对现实工作、建设发展和历史研究具有利用价值的文件材料、成果和实物；

（二）工作中形成的在维护国家、学校和师生员工权益等方面具有凭证价值的文件材料和实物；

（三）上级主管部门下发的需要学校贯彻执行的文件材料，学校工作向上级主管单位的请示、汇报及向平级单位的函询及其批复、回复等材料；

（四）非学校组织开展但涉及学校工作的各类文件材料；

（五）师生员工在校外开展职务（角色）活动产生的有查考、保存价值的文件材料、成果和实物。教职工在其非职务活动中形成的有保存价值的文件材料，可委托档案馆代管，或捐赠给档案馆；

（六）其他对工作具有查考价值的文件材料。

第六条 以下种类材料不纳入立卷范围，但可作资料保存：

（一）上级部门、平级单位普发性不需要学校贯彻执行和办理的文件材料；不需要办理的抄送文件材料及工作简报、情况通报等材料；

（二）无查考利用价值的事务性、临时性文件材料；一般性文件的历次修改稿、校对稿；无特殊保存价值的信函、信封；不需要办理的一般性人民来信、电话记录；部门间抄送的文件材料；领导兼任外单位职务形成的与学校无关的文件材料等；

（三）校内二级部门形成的供参阅的简报、情况反映材料；抄报或越级抄报的文件材料；任免、聘任、奖惩非本部门工作人员的文件材料；

（四）无查考和保存价值的一般性文件材料。

上述资料可保存在业务部门，也可交档案馆保存。

第七条 文书档案的保管期限分为永久和定期两类，定期分为30年、10年（保管期限依据上级档案主管部门规定的期限同步调整）。文件具体保管期限视重要性而定，具体参照《文件材料归档细目和保管期限对照表》。

第三章立卷归档任务分工

第八条 上级党政机关、业务主管单位的来文，学校向上级党政机关、业务主管单位的行文，学校党政发文件材料，由学校党政办公室负责立卷归档。校内发单项业务管理文件材料，由相应部门（单位）立卷归档。

第九条 部门（含学院、部、中心、课题组）的业务文件材料（包括工作方案、表册、图纸、声像资料等）由该部门负责立卷归档。

第十条 两个及以上部门合办工作产生的文件材料由牵头部门立卷归档；校内非常设工作机构、临时办事机构工作产生的文件材料，由挂靠部门或临时牵头部门指定专人负责立卷归档。专题性（专项性）材料由牵头部门或主管部门负责立卷归档。

第十一条 学生管理文件材料，全日制本科生、研究生的录取、奖惩、助学、就业等材料分别由招生就业工作部门、学生管理部门、研究生院负责立卷归档；入学登记、学籍审核材料由学院负责立卷归档；学生成绩、毕业资格审查材料（含毕业证、学位证审定材料）由教务部门、研究生院负责立卷归档。成人本、专科学生（含自考、网络教育）的教学、学生管理（含录取、奖惩、毕业）等材料由继续教育部门负责立卷归档；涉及国际学生的教学、学生管理材料由国际教育部门负责立卷归档。

第十二条 学校基本建设项目材料由基建部门组织收集、整理和立卷归档。

第四章立卷归档要求及技术规范

第十三条 每年四至五月为上一年度综合文书材料、前两年度会计档案立卷归档时间；重大科研项目、重大设备、重大活动材料在项目（任务）完成验收后（包括中断、停止）及时立卷归档；基建项目材料在项目验收、决算后及时归档。历史遗留资料随时立卷归档。

第十四条 归档文件材料应完整无缺，清晰无误，无重份。每份归档文件应将正件与附件、印件与定稿、转发文件与原件和多种文字形成的同一文件，按照相应顺序归立在一起。应归档的电报、插图、照片、表册等合并到文件材料中合一立卷。归档文件的电子版、纸质版应相同。

第十五条 归档材料可按“件”或“卷”组卷，即一份文件或一个事件（内容）可单独组成一卷；同一内容的文件材料组成一卷，数量多时也可组成若干卷，每卷不超过200页。科研成果、基建工程项目、仪器设备的文件材料按项目立卷，一项一卷或若干卷。

第十六条 卷内文件材料依其形成规律或特点依序排列，即批复、批示在前，请示、报告在后；正件在前、附件在后；印件（正本）在前、定稿在后；转发文件在前、被转发文件在后；重要法规性文件的历次修改文稿依次倒序排列在定稿之后；密不可分的文件材料依形成时间顺序排列在一起，其他文件材料区别不同情况进行排列。

不同年度的文件材料一般不放在一起立卷，跨年度的请示与批复放到复文年立卷；跨年度的规划、计划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结、报告放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；按学年处理的文件材料归入专门年度。

科研项目材料立卷将最能反映课题概况的文件材料，如开题文件、论文、专著、鉴定材料、成果申报与获奖材料、科研投资与经费核算材料等，排放在案卷前面，其余材料按科研阶段顺序排放。

基建工程项目按可行性研究、设计基础、设计文件，工程管理文件，施工、竣工验收材料，基建财务、器材管理、生产技术准备、试生产工作过程文件材料依次立卷；底图采用卷筒或平放两种方式立卷归档。

各类期刊、简报按期号排列立卷。

会计凭证、报表按月序，账簿按总账、明细账排序立卷。

会议文件按会议名称、届次立卷。

若卷内材料有破损、短缺，须按要求加边、修补、托裱，字迹模糊的须复制并与原件一并立卷。

声像材料按材料性质或活动内容立卷。

第十七条 案卷须按规定格式填写卷内目录，目录放于卷首。文件材料题名（文件标题）原则上不要更改和简化。卷内文件材料须在规定位置打盖页（印）号。

第十八条 每个卷宗卷尾应附上备考表，备考表内填写有关卷内文件、材料的情况说明。若无情况说明，须注明立卷人、检查人和立卷时间。

第十九条 案卷封皮须填写相关内容。案卷题名要简明扼要，能确切反映卷内文件、材料内容；责任者一般不用简称。

第二十条 案卷采用三孔一线或专用不锈钢钉进行装订，保持牢固、整齐、美观。

第二十一条 案卷移交需要填写移交清册，清册一式两份，一份由档案馆保存，一份由立卷单位保存。

第五章附则

第二十二条 本办法具体解释工作由学校档案部门承担。

第二十三条 本办法自公布之日起施行。学校其他有关文件要求与本办法不一致的，以本办法为准。

附件：文件材料归档细目和保管期限对照表

附件

党群类材料归档细目和保管期限对照表

DQ11 综合材料

序号	类目名称	保管期限（年）
1	上级党组织有关党的建设需要贯彻执行的文件材料	永久或30
2	学校党代会文件材料	永久
3	学校党委会、常委会、党委中心组会议记录、纪要、决议	永久
4	党委领导班子工作述职报告	30
5	党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知	30
6	以党委名义召开的工作会议材料	30或10
7	校党委和上级组织调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料	30或10
8	党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿	30或10
9	党群系统启用印章的文件和印模	永久
10	党群系统重要统计材料	永久
11	关于校级领导的任免材料	永久
12	党委各部门，各总支报党委的工作计划、总结、报告、请示及批复	10
13	学校领导班子及领导干部年度考核述职及结论材料、各二级单位领导班子（包括处级干部个人）年度考核结果	30
14	党群规章制度	30
15	党委与校外单位联系、协商工作的来往文件	10
16	基层党总支、直属支部党建工作及有关材料	10
17	基层党总支、直属支部人员奖励及有关材料	10
18	其他有保存价值的文件材料

DQ12 纪检、监察工作材料

序号	类目名称	保管期限（年）
1	上级关于纪检、监察工作需要贯彻执行的文件	30
2	纪检、监察工作计划、总结及全校性工作会议纪要	30
3	纪检、监察工作重要请示、报告、批复	永久
4	党员党纪处分、申诉及复查材料	30
5	违纪检举、揭发材料及案件调查材料	30
6	群众来信来访及处理意见	10
7	综合性工作报告（调查报告）、统计年报和重要报表	永久
8	其他有保存价值的文件材料

DQ13 组织工作材料

序号	类目名称	保管期限（年）
1	上级关于组织工作需要贯彻执行的文件	30
2	学校组织工作计划、总结及全校性工作会议纪要	30
3	学校组织工作重要调查材料	永久
4	干部选拔、任免、调动、离休的材料	永久
5	干部工作向上级党组织的请示、报告，及上级组织的决定、批复、通知（包括经上级批准、备案的干部的任免呈报材料）	永久
6	落实干部政策的有关材料	永久
7	干部培训及党员专题教育材料	30
8	干部名册、党员名册、基层党总支（直属支部）委员名册	永久
9	入党积极分子培训材料	30
10	基层党总支、直属支部改选材料	10
11	发展新党员、转正预备党员审批材料	永久
12	取消预备党员资格、党员退党的文件材料	30
13	党员组织关系转入、转出介绍信存根	30
14	学校党员和党组织统计年报	永久
15	基层党组织、党员表彰、奖励、处理材料	30
16	领导干部出国政审材料	30
17	学校出席市级以上党代会代表名册及登记表	30
18	党费收缴、使用材料（含收据存根、党费上缴及自存银行回单）	30
19	其他有保存价值的文件材料

DQ14 宣传工作材料

序号	类目名称	保管期限（年）
1	上级关于宣传思想文化工作需要学校贯彻执行的文件	30
2	学校关于宣传思想文化工作向上级部门请示、报告及批复、回复等材料	永久或30
3	学校宣传思想文化工作规划及管理办法	30
4	教职工思想政治工作动态总结及调查材料	永久或30
5	理论学习及经验总结材料	30
6	学校重大活动、重要工作的宣传材料（包括图表、图册及新媒体、自媒体宣传素材）	30
7	学校普法教育工作材料	30或10
8	学校精神文明建设工作材料	30或10
9	其他有保存价值的文件材料

DQ15 统战工作材料

序号	类目名称	保管期限（年）
1	上级关于统战工作需要学校贯彻执行的文件	30
2	学校统战工作向上级的请示、报告及上级的批复、回复等材料	永久或30
3	统战工作情况调查、总结，典型经验材料、统计年报	永久或30
4	学校各级人大代表、政协委员名册及审批材料	30
5	港、澳、台和侨务、少数民族工作材料	30
6	各民主党派建设材料（包括组织发展、成员名册及成员奖惩有关材料）	永久或30
7	全校性统战工作重要会议记录、纪要	永久
8	民主党派开展重要活动材料	30
9	其他有保存价值的文件材料

DQ16 工会工作

序号	类目名称		保管期限（年）
1		上级有关工会工作需要学校贯彻执行的文件	30
2		工会工作向上级部门的请示、报告及上级部门批复、回复等材料	30
3		关于工会工作的规章制度	永久或30
4		教职工（工会会员）代表大会的有关文件材料（通知、代表名单册、大会报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言、重要提案及处理情况等）	30或10
5		工会表彰先进集体、个人的材料	30
6		工会经费收支、财务管理材料	30
7		工会委员会会议记录、纪要	30
8		工会干部（包括工会委员、分工会主席）名册、会员名册及组织机构情况材料	永久
9		学校出席全国、省（市）、教育系统工代会、教代会代表的相关材料	30
10		妇女工作相关材料	30或10
11		困难职工补助、救助工作材料	30或10
12		市级及以上先进基层建设及工会工作经验材料	30或10
13		其他有保存价值的文件材料

DQ17 学生工作材料

序号	类目名称	保管期限（年）
1	上级有关学生思想政治工作、管理与服务工作需要学校贯彻执行的文件	30
2	学校关于学生工作向上级主管部门的请示、报告及批复、回复	永久或30
3	学生录取、就业材料	永久
4	学生思想政治工作、管理与服务工作重要的规划、决定材料，重要的会议的记录、纪要，学生思想动态调查结论材料	永久或30
5	学生管理工作规章制度	30
6	学生思想政治工作队伍建设材料（含管理办法、人员名册等）	30
7	学生奖励（含先进个人、集体评选审批材料及学生获得各类学科专业竞赛、比赛奖励审批材料）、处分材料	30
8	学生工作重大活动、重要会议及重大事件材料	永久或30
9	学生奖学金、助学金及各类资助的评定、审批材料	30
10	学生工作自办刊物、工作简报及学生思想政治工作典型经验材料	10
11	学生运动会及体育素质达标测试材料	30
12	毕业生就业质量报告、学生工作统计报表	30
13	其他有保存价值的文件材料

DQ18 团学工作材料

序号	类目名称	保管期限（年）
1	上级关于团学工作需要学校贯彻执行的文件材料	30
2	学校团学工作向上级主管部门的请示、报告及批复、回复	永久或30
3	学校团代会、学代会文件材料（代表产生办法及名单、会议安排、工作报告、选举办法及结果、领导讲话、大会决议、大会通过的文件等）	30
4	团学工作规章制度	30
5	团学工作表彰、奖励及处分材料；团学工作典型经验材料	30
6	团组织建设材料（入团、离团审批材料，团干部名册、团员名册等）	30
7	团学工作重大活动、重要会议、重要事件材料	永久或30
8	学生自组织建设材料（包括学会、协会、社团工作的有关重要材料）	10
9	各团总支委员会重要的工作材料	10
10	社团活动、勤工助学活动、社会实践活动的重要材料	30
11	学生科技创新活动及学生素质拓展的有关材料	30
12	其他有保存价值的文件材料

行政类材料归档细目和保管期限表

XZ11 综合类材料

序号	类目名称	保管期限（年）
1	上级有关学校行政管理需要学校贯彻实施的文件材料	30
2	学校行政工作向上级的请示、报告及其批复材料	永久或30
3	学校印发的重要文件、规章制度	永久
4	学校印发的一般性文件、年度工作计划、总结等	30或10
5	校长办公会原始记录和会议纪要	永久
6	校务委员会、校学术委员会及各类工作委员会会议记录、纪要	永久或30
7	全校性的工作会议材料（包括校领导的讲话）	30或10
8	主要领导在重要会议上的讲话和参加校外重要会议的发言稿	30
9	学校发展规划、重要专项计划及上级批复材料	永久
10	学校重大活动、重大事件、重大项目材料	永久或30
11	学校评估材料	永久
12	校内各部门（单位）的请示及学校的批复	10
13	全校性工作的调查材料及经验总结材料	30
14	学校事业发展统计报表	永久
15	学校体制变化及刻制、启用印章的文件及印模	永久
16	校史、校志、年鉴及学校历史沿革、大事记和重大事件材料	永久
17	学校编印的简报、信息、动态等	10
18	校友会工作材料（包括校友会工作文件、重要会议纪要、校友通讯录、有重大影响的校友事迹介绍等）	30
19	群众重要的来信来访及处理材料	10
20	选举工作材料、人口普查材料	10
21	学校与有关单位签订的合作协议、协定及合同	永久或30
22	涉及学校利益的法律文书、诉讼材料	永久
23	学校获全国、市级表彰材料	永久
24	学校承办重要国际性会议、大型展览会、博览会的文件材料	10
25	其他有保存价值的材料

XZ12 人事工作材料

序号	类目名称	保管期限（年）
1	上级部门有关人事工作需要学校贯彻实施的文件	30
2	学校关于人事工作向上级部门的请示、报告及批复、回复等材料	永久或30
3	学校人事分配制度改革相关文件材料及人事工作规章制度	永久
4	师资队伍建设材料（含师资队伍建设规划、年度进人计划、招聘简章、签订协议书等）	永久
5	人事工作重要事项的调查材料、会议记录纪要	30
6	关于校内机构设置、撤并的文件材料	永久
7	教职工录用、聘用、调入、调出、校内调动、辞退、退职、退休、离职、开除等材料	永久
8	教职工名册	永久
9	教师工作量计算办法及执行情况材料	永久
10	教职工考核材料	30
11	表彰和奖励先进集体、个人的材料（含国家、市、学校奖励及政府特殊津贴等）及有关荣誉证书授予工作材料	永久或30
12	处分教职工的材料	30
13	教职工培养有关材料（包括培训、攻读学位、国内外进修等材料）	30
14	教职工专业技术职称评定、聘任及一般行政职务聘任的材料（含上级批复、审批表）	30
15	教职工工资调整材料（含名册）	永久
16	教职工转正定级材料（含非编人员）	永久
17	教职工外派援外、支援帮扶地区、挂职锻炼等相关材料	30
18	外聘专家、教师相关材料；使用临时工、购买劳动服务有关材料及教职工退休后返聘的材料	30
19	教职工工伤评残、死亡抚恤、优抚、慰问等福利工作有关材料	30
20	教职工劳动保障有关材料（包括保险、职业年薪）	30
21	人事工作统计报表	永久
22	其他有保存价值的材料

XZ13 审计工作材料

序号	类目名称	保管期限（年）
1	上级有关审计工作需要学校贯彻执行的文件材料	30
2	审计规章制度及专项审计工作方案	30
3	重要会议记录、纪要	永久
4	审计报告（含上级审计和内部专项审计报告）	永久
5	审计工作统计年报及重要报表	永久
6	专项审计调查材料、整改材料	30或10
7	其他有保存价值的材料

XZ14安全工作材料

序号	类目名称	保管期限（年）
1	上级有关安保、征兵、综合治理等工作需要学校贯彻执行的文件材料	30
2	学校安全管理及综合治理工作规章制度及长效性的管理办法	30
3	学校安保、征兵、消防、综合治理工作报告、调查材料、统计报表	30
4	涉及学校师生员工的案件的侦查、调查、处理结论材料及师生员工案件的平反、复查处理结论及上级批复材料	永久
5	要害部门的安全保卫、消防工作等材料	30
6	重要信息的研判材料	永久
7	保卫、人武、综合治理工作表彰先进集体、个人的材料（含上级、辖区、学校表彰的先进）	30
8	安保、征兵、消防、综合治理重要会议记录、纪要	30
9	重大活动、重要人物保卫的方案材料及重大事件的处理材料	永久
10	其他有保存价值的材料

XZ15 资产后勤工作材料

序号	类目名称	保管期限（年）
1	上级有关资产管理、后勤管理与服务工作需要学校贯彻执行的文件材料	30
2	学校资产、后勤管理规章制度及有长效性的管理办法	30或10
3	学校房产、土地所有权和使用权管理的文件材料	永久
4	学校地表、地下公共设施设备分布、运行、维护材料	永久或30
5	防震、防汛、三废治理、爱国卫生运动、节能减排等工作的主要文件材料	30或10
6	学校教学、科研设备及固定资产管理材料（包括重大设备立项文件、采购合同、技术资料、验收资料、使用及维修记录、报废资料等）	永久或30
7	学校购置后勤社会化服务与有关单位签订的合同、协议书等材料	永久或30
8	膳食管理的主要文件材料	30或10
9	校园绿化工作的主要文件材料	30或10
10	能源管理的主要文件材料	30或10
11	职工住房分配、出售、权属转移登记等材料	永久
12	教职工公费医疗、健康保健及师生防疫工作等文件材料	30或10
13	其他具有保存价值的材料

XZ16 档案、图书、文博工作材料

序号		类目名称	保管期限（年）
1	上级有关档案、图书、文博管理工作需要学校贯彻执行的文件材料		30
2	学校档案、图书、文博管理规章制度		30
3	档案、图书、文博藏品及目录、统计年报表		永久
4	档案、图书、文博建设方案及购置合同		永久或30
5	档案、图书、文博工作检查评估材料		30
6	其他具有保存价值的材料

教学类材料归档细目和保管期限对照表

JX11 综合材料

序号	类目名称	保管期限（年）
1	上级主管部门下达的有关教学工作需要学校贯彻执行的文件材料	30
2	学校关于教学工作向上级主管部门报送的请示、报告及批复、回复材料	永久或30
3	关于教学工作的规划、实施计划，教学工作大事记，教学工作重要专题会议记录、纪要、重要调研报告等材料	永久或30
4	专业申报及批复材料、教学评估检查、教学工作总结材料	永久或30
5	教学改革、课程建设、专业建设、教学研究材料	30
6	市级及以上优秀教学成果评奖材料	永久
7	各类办学资质申报及上级批复材料，与相关单位合作办学的材料等	永久
8	教育教学统计报表	永久
9	教学管理规章制度，	30
10	教学工作量计算、统计材料	30
11	教学信息化工作（包括立项、建设、验收、使用及评估）材料	30
12	其他具有保存价值的材料

JX12 专业与实验室建设工作

序号	类目名称	保管期限（年）
1	上级有关本校专业设置、实验室（实训基地）建设的文件材料	永久
2	专业、实验室（实训基地）建设规划、实施计划材料	永久
3	市级及以上特色（重点）专业、重点实验室（实训基地）的申报、审批、建设、评估材料	永久或30
4	专业、实验室、实训基地建设统计报表	30
5	校地、校企共建实验室、实习基地材料	30
6	其他具有保存价值的材料

JX13 招生工作材料

序号	类目名称	保管期限（年）
1	上级有关本校招生工作的文件材料	永久
2	招生计划、招生宣传（招生简章）、招生工作总结等材料	30
3	新生录取材料及新生名册	永久
4	其他具有保存价值的材料

JX14 学籍管理工作材料

序号	类目名称	保管期限（年）
1	学籍登记材料（新生入学登记表、身份证复印件、标准照、学籍卡片）	永久
2	学生注册名册（按专业、班级）	永久
3	学生成绩表（班级学生成绩总表和学生个人成绩表）	永久
4	全国四、六级考试及计算机等级考试成绩材料	30
5	学生学籍异动材料（升级、留级、休学、转学、退学等材料）	永久
6	在校学生出国研修成绩及鉴定材料	30
7	其他具有保存价值的材料

JX15 教学运行管理工作材料

序号	类目名称	保管期限（年）
1	各专业人才培养方案实施计划、教学大纲、校历表	永久
2	教学工作安排、课表、考试安排表	30
3	典型教案、典型课件、重要备课记录	30
4	其他具有保存价值的材料

JX16 学位工作材料

序号	类目名称	保管期限（年）
1	上级有关学校学位工作的文件	30
2	学位评定条例（管理办法），学位委员会换届（改选）材料，重要会议记录纪要	30
3	学位授予决定及授予学位清册	永久
4	本科、研究生优秀毕业论文	30
5	其他具有保存价值的材料

JX17 毕业生工作材料

序号	类目名称	保管期限（年）
1	上级有关本校毕业生工作的文件材料	30
2	毕业生工作计划、总结、情况通报及毕业生质量跟踪调查和信息反馈等材料	30
3	学生毕业资格审查决定材料（包括毕业、结业、肄业生名册）	永久
4	毕业证、学位证发放统计材料；毕业证明书、学位证明书补发，或换发文凭的记录材料	永久
5	毕业生遗留问题处理相关材料	30
6	典型优秀毕业生材料	30
7	其他具有保存价值的材料

JX18 教材工作材料

序号	类目名称	保管期限（年）
1	教材建设规划及实施计划	30
2	教材管理制度及教材使用审查记录材料	30
3	各专业年度教材使用目录	30
4	学校教师主编、参编教材、教学指导书、实习指导书和习题集统计材料	30
5	有保存价值的教师主编、参编教材和参考资料	10
6	省部级及以上优秀教材评奖的材料	30
7	其他具有保存价值的材料

JX19学院归档的教学类材料

序号	类目名称	保管期限（年）
1	人才培养方案修订及专业建设总结材料	30
2	教师任课安排、课程进度表、课堂检查记录、教学检查总结	30
3	教师重要备课记录、典型课件	10
4	学生学位论文评审、答辩总结材料	10
5	学生毕业、授位资格审核材料	10
6	毕业证、学位证、派遣证领取签收记录材料	30
7	师生参加市级及以上学科竞赛、专业竞赛的获奖材料	30
8	课程试题库、试卷库	10
9	专业主干课程考试成绩分析材料	10
10	教学实习计划、总结及有关材料	10
11	专业实验室、实习基地建设立项、建设、运行材料	30
12	师生社会实践获得市级及以上奖励的有关材料	30
13	开展非学历教育培训的主要材料（培训计划、参训人员名册）	10
14	与外单位合作共建、合作办学的合同（协议）	30
15	教师工作量核算材料	10
16	学生毕业集体照片	永久
17	其他具有保存价值的材料

科学研究类材料归档细目和保管期限表

KY11 综合材料

序号	类目名称	保管期限（年）
1	上级主管部门关于科研工作需要学校贯彻执行的文件材料	30
2	学校关于科研工作（含省部级及以上科研平台建设、项目申报）向上级主管部门报送的请示、报告及其批复、回复	永久或30
3	科研管理规章制度（管理办法）及重要科研工作会议的记录、纪要	30
4	市级及以上科研获奖成果的申报、审批材料	30
5	科研工作各类统计报表	永久
6	申报成功的科学基金项目、国家（地区、行业）重点攻关项目、重大决策咨询项目等的材料	永久或30
7	重要学术活动（承办重要国际国内学术会议、重大项目论证评审）材料	30
8	科研团队、科研平台建设规划、实施方案、检查验收及重要成果资料	10
9	科协工作、科技扶贫工作主要资料	30或10
10	其他具有保存价值的材料

KY12 科研项目（课题）材料

序号	类目名称	保管期限（年）
1	开题报告与课题调研论证主要材料	30
2	项目任务书、合同（或协议书）、项目经费预算材料	永久或30
3	课题研究计划（设计方案）、计划调整材料	10
4	项目实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录（含关键配方、工艺流程及综合分析材料）及数据处理材料，包括处理数据的程序设计说明、框图、计算结果等	10
5	项目设计材料（含文字说明和图纸）	30
6	研究工作阶段成果（包括样品、试制品、标本及配套的照片、底片、录音带、录像带、幻灯片、影片拷贝等），中期报告等材料。	30
7	研究结果报告（研制报告、工艺技术报告、技术诀窍报告），论文、专著等	永久或30
8	专家评审、鉴定（验收）材料	永久或30
9	项目工作总结、专利申请及获批材料（含专利证书原件或影印件）	30
10	推广应用材料（含推广应用报告、推广应用方案、推广试生产的设计文件、工艺文件，成果转让合同或协议书等）	10
11	重大成果、重大项目宣传材料	10
12	其他具有保存价值的材料

产品生产与科技开发类材料归档细目和保管期限表

CP11 综合材料

序号	类目名称	保管期限（年）
1	上级关于产品生产与科技开发管理需要学校贯彻执行的文件材料	30
2	学校关于产品生产与科技开发向上级主管部门的请示、报告及其批复、回复（含与专业协作单位有关技术性方面来往的文件材料）	30
3	产品生产与科技开发管理制度，技术规范与标准、重要会议记录纪要等	30
4	从事产品生产与科技开发的许可证书、资质证书，生产合同、技术合同等材料	永久
5	产品生产与科技开发经费预决资料	30
6	产品生产与科技开发年度统计报表	永久
7	其他具有保存价值的材料

CP12 产品材料

序号	类目名称	保管期限（年）
1	产品市场调查、方案论证材料	10
2	产品设计方案资料（总体方案设计、全套设计定型图纸、技术设计说明书、产品设计工作总结、设计定型报告及批复等）	10
3	产品生产试验资料（试验大纲、试验规程和记录、样品（含照片）、产品鉴定证书、产品证明书、产品合格、产品专利及获奖材料等）	10
4	产品生产主管部门批文，生产任务书、技术协议与委托书等材料	30
5	产品生产过程材料（生产方案计划，全套工艺定型图纸及技术条件说明书，生产工艺资料（含工艺说明书、工艺规程、工艺路线、工艺实验记录、分析和鉴定材料等全部工艺文件材料），材料定额和代用单、工时定额，生产定型报告及批复，通用件、标准件、外购件、外协件明细表、图样目录等）	30
6	生产重大质量事故分析、生产过程各种更改单及技术通知单，生产过程重要联席会议纪要等资料	30
7	产品用户清册	10
8	产品销售合同（或协议书）、重要商务洽谈会议记录纪要、用户反馈的产品技术文件材料	30
9	产品使用资料（产品说明书、宣传品、广告样张、技术条件及标准、产品证明书等）	10
10	生产工作总结、技术工作总结（含阶段性技术总结）材料	30
11	其他具有保存价值的材料

仪器设备类材料归档细目和保管期限表

SB11 综合材料

序号	类目名称	保管期限（年）
1	上级关于仪器、设备管理需要学校贯彻执行的文件材料	30
2	学校仪器、设备管理向上级主管部门的请示、报告及上级主管部门的批复、回复等材料	30
3	仪器、设备管理规章制度	10
4	仪器、设备总账目及台账（含重大仪器、设备专门台账）	30
5	仪器、设备清册及调拨、报废报告和批复	30
6	仪器、设备统计报表	30
7	其他具有保存价值的材料

SB12 仪器设备项目材料

序号	类目名称	保管期限（年）
1	申购报告（计划）、论证报告（论证会记录纪要等）	30
2	仪器、设备购置资料，包括批准购置计划，有关技术、商务文件，商务会谈纪要，采购合同，经费使用方案等材料	30
3	仪器、设备验收资料，包括验收报告及相关文件、随机全套文件、验收清单、安装调试记录和移交清单	30
4	仪器、设备使用资料，包括使用、检修、故障事故记录材料	10
5	仪器、设备使用中重大事故调查分析及处理意见材料	30
6	仪器、设备技术改造及实施过程中形成的技术文件资料	10
7	其他具有保存价值的材料

出版类材料归档细目和保管期限表

CB11 综合材料

序号	类目名称	保管期限（年）
1	上级有关编辑出版工作需要学校贯彻执行的文件	30
2	编辑出版资质审批文件及相关证照	永久
3	编辑出版工作规划、计划及重要会议记录、纪要	10
4	编辑出版工作规章制度、统计报表	30

CB12 出版物项目材料

序号	类目名称	保管期限（年）
1	出版合同（或协议书）	30
2	刊物出版变更申请及批复	30
3	作者原稿（含照片、手迹原件）及出版清品	10
4	正式出版物	30
5	稿酬发放及版税缴纳记录材料	10
6	出版物获奖或违规出版受到相关查处的文件材料	30
7	重要评论、再版修改意见等材料	10
8	其他具有保存价值的材料

外事类材料归档细目和保管期限表

WS11 综合材料

序号	类目名称	保管期限（年）
1	上级关于外事工作需要学校贯彻执行的文件材料	30
2	学校外事工作向主管部门的请示（申请）、报告及批复、回复	永久或30
3	学校外事工作规章制度（管理办法）	30
4	重要外事工作会议记录纪要、重要活动材料	永久或30
5	外事工作统计报表	永久

WS12 出国（境）交流项目材料

序号	类目名称		保管期限（年）
1		教职工因公出国（境）材料，包括申请及审批材料，考察、访问材料（包括人员名册、考察内容记录、考察访问总结及成果）	30
2		国际学术交流材料，包括讲学讲稿、交流论文	10
3		教职工出国（境）进修、留学材料，包括取得的各类证书（影印件）及研究成果论文	30
4		师生参与国际比赛、竞赛相关材料（包括参赛人员名册，比赛、竞赛内容与结果材料，各种奖牌、证书）	30
5		其他具有保存价值的材料

WS13 来校交流项目材料

序号	类目名称		保管期限（年）
1		邀请、聘请外籍人士的计划、申请及批复和来往函件	10
2		外国党政官员、各界人士来校参观访问的文件材料（包括商讨函、来访人员名册，学校接待、安保方案等）	30或10
3		外籍教师、专家、学者及友好人士来校讲学的讲稿、教材等材料	10
4		来校进修、短期培训研究的外籍人士有关材料	10

WS14 国际合作与会议项目材料

序号	类目名称	保管期限（年）
1	中外合作校际交流协议、项目商谈纪要、合作备忘录	永久或30
2	本校完成的国际合作项目、成果等材料	永久或30
3	合作项目由国内其他单位完成项目、成果等材料	30
4	授予外籍人员名誉称号的材料	永久
5	双方互赠的礼品、纪念品	30
6	举办国际会议的有关材料	30或10

WS15 国际学生工作材料

序号	类目名称	保管期限（年）
1	录取审批材料	永久
2	学籍登记表、学籍卡片	永久
3	教学计划、教学大纲、教学安排	30
4	学习成绩记录及鉴定材料	永久
5	毕业证书、学位证书发放登记材料	30
6	学生名册	永久
7	学生去向及有关材料	30

声像材料归档细目和保管期限表

一、党政综合类

序号	类目名称	保管期限（年）
1	上级党政领导及社会知名人士来校视察、参观、访问等活动的声像材料	永久
2	学校党政主要领导任职期间参加重要活动、会议、座谈、探望、记者采访等情况	永久
3	各类重大会议（党代会、教代会、妇代会、团代会、学代会、先进表彰会、校友会及党政重要会议）的声像材料	永久
4	学校发展变化、校庆和重大纪念活动形成的各种重要声像材料	30
5	市级以上代表团、其他院校代表团、慰问团来校活动的声像材料	30
6	机构设置、成立活动场面的声像材料	30
7	授予国内著名人士、专家学者名誉称号举行仪式的声像材料	30
8	港澳台同胞、归国华侨及校内民主党派、少数民族的重要活动的声像材料	30

二、教学工作类

序号	类目名称	保管期限（年）
1	历届学生开学、毕业典礼的活动场面的声像材料	30
2	历届学生毕业集体照	永久
3	知名教授、专家或优秀教师工作场面的声像材料	永久
4	学生参加重要的专门教学活动、省部级（及以上）竞赛、考察、实习等活动材料	30
5	教师获国家级教学成果奖、优秀教材奖、优秀教师奖等表彰场面视频材料	永久
6	学校教学评估、专业评估、专业认证等的声像材料	30
7	重点学科与重点实验室建设的声像材料	30
8	教师优秀课件	30

三、科研产品类

序号	类目名称	保管期限（年）
1	学校组织或参加的国内省部级及以上学术活动和学术年会的活动场面的视频材料	30
2	科研成果、将要投入生产的样机或样品的照片、影像材料	永久
3	重大科技攻关典型工作场景、重大科研课题和专利产品成果评审鉴定会、新闻发布会的声像材料	永久
4	学校重要科研工作会议的声像材料	30
5	科研项目获奖的奖状及奖品照片	永久
6	省部级及以上重点实验室评估及验收的声像材料	30
7	学生在科研和学术活动中取得突出成绩的影像资料	30
8	著名专家、学者来校做学术报告的照片	10

四、外事活动类

序号	类目名称	保管期限（年）
1	外国政要、外籍（港澳）学者来校参观、访问、交流和国外授予我校人员名誉职称等场面的影像资料	永久或30
2	学校领导或重要教学科研团队成员参加国际性教育活动、国际性展示活动的场面影像资料	永久或30
3	学校与国外高校商谈校际合作关系、签订合作协议的场面影像资料	30
4	国外艺术团、代表团来校交流、学习的场面影像资料	30
5	外国友好团体、外籍人士赠送的有纪念意义的礼品及照片	30
6	学校派出国外进行友好访问、考察、进修、留学所获得的对学校发展有益的声像资料	30
7	外籍专家（教师）、留学生在校学习、工作、生活的典型场景声像资料	30

五、产品、仪器设备类

序号	类目名称	保管期限（年）
1	本校研制、试制、生产的产品样照	永久
2	产品使用情况的场面声像材料	30
3	重大仪器设备的样照和安装调试运行照	30
4	学校产品获奖的奖状、照片	永久

六、校园建设类

序号	类目名称	保管期限（年）
1	反映学校风貌和重要建筑的照片、影像	永久
2	反映学校办学条件的各类教室、实验室、实训基地和实习点的照片、影像资料	30
3	重大项目开工典礼、奠基、落成和正在建设中的各类设施的声像材料	永久或30
4	重大破坏性事故、事件的现场资料	永久

七、体育活动类

序号	类目名称	保管期限（年）
1	学校历届运动会开幕、闭幕及比赛的场面照片	30
2	教师、学生参加市级以上运动会、破市级以上纪录的运动员的照片及获奖情况照片	30
3	教师、学生破学校纪录精彩场面的影像资料	30
4	我校参加或组织市级及以上运动会情况的影像资料	30

八、艺术展类

序号	类目名称	保管期限（年）
1	教职工、学生艺术品展的影像资料	30
2	教职工、学生大型文艺比赛（表演）活动的影像资料	30
3	大学生艺术团体合影及出色演员个人照片	30
4	学校组织或组团参加的校外作品展览会及展品影像资料	30