重庆科技大学会计档案管理办法

第一章  总 则

第一条 为加强学校会计档案管理，规范和健全会计档案的立卷、归档、保管、查阅、销毁等管理工作，根据《中华人民共和国会计法》《会计档案管理办法》（财会〔2015〕10号）和《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（财会〔2020〕6号）等相关规定，结合学校实际，制定本办法。

第二条 本办法适用于学校会计档案管理。

第三条 会计档案归口学校档案部门和财务部门共同管理。档案部门负责对会计档案工作的指导、监督、检查，以及移交学校档案部门的会计档案存放、查阅、销毁等工作。财务部门负责会计档案的立卷、归档、保管（移交学校档案馆前）、查阅、销毁等工作。

第四条 会计档案管理根据工作需要分级确定责任人，明确会计档案管理岗位的职责，专人负责会计档案的日常管理，做好会计档案防火、防盗等安全措施。保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。

第二章  会计档案内容

第五条 会计档案包括纸质档案和电子档案。

第六条 纸质档案是指会计凭证、会计账簿、财务报告和其他会计核算专业材料，是记录和反映学校经济业务的重要史料和证据。

（一）会计凭证，包括原始凭证、记账凭证。

（二）会计账簿，包括总账、明细账、日记账、其他辅助性账簿。

（三）财务报告指反映学校财务状况和事业发展成果的总结性书面文件，分为月度、季度、半年度、年度财务报告，包括报表、附表以及财务情况文字说明等材料。

（四）其他类会计档案包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、财务管理软件及其使用说明、计算机存储会计档案、会计科目和项目编码及使用说明、学生收费及欠费情况、学生名册、学生异动名册、工资津贴发放清册、上级下达的有关财务文件等，以及会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。

第七条 学校内部形成的属于归档范围的电子会计资料，满足国家电子档案管理相关要求，且同时满足下列条件的，可仅以电子形式保存，形成电子会计档案：

（一）形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输。

（二）使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序。

（三）使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系。

（四）采取有效措施，防止电子会计档案被篡改。

（五）建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响。

（六）形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。

第八条 学校从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名，且满足本办法第七条规定条件的，可仅以电子形式归档保存，形成电子会计档案。

第三章 纸质会计档案日常管理

第九条 各级会计档案责任人是会计档案的立卷人，应对本部门会计档案及时进行整理、装订、立卷和归档。出纳不得兼任会计档案保管。

（一）财务部门需建立科学、合理的会计凭证传递程序，健全各类账簿的记录和保管要求，统一各类财务报告的格式和编报时间，保证会计档案的完整、及时、规范。

（二）各类会计凭证，应每月进行整理和装订。出纳人员负责催收记账凭证附件，保证会计资料的完整；会计人员每月底须完成上月会计凭证的整理、装订，防止凭证散乱和遗失。对记账凭证所附数量较大的原始凭证可单独装订，并在有关记账凭证中注明。

（三）采用电算化处理自动生成的账簿，应按月打印出纸质会计档案，装订、立卷。活页账簿须进行装订，编写页码，加具扉页。账簿应载明名称及所属年度、管理人员，并加盖单位财务公章、单位财务负责人的签章。

（四）各类财务报告应分类按月、季、年度保存，编报人员负责装订、立卷；银行对账单、银行存款余额调节表、工资津贴发放清册等由相关责任人负责装订、立卷。

（五）装订成册的会计资料应加具学校统一制作的会计档案封面，注明单位名称、时间、资料种类、保管期限、档案张数、起讫号数等，经办人员、会计主管需在相应位置签章。

第十条 财务部门按照归档范围和归档要求，定期将已立卷的会计资料编制会计档案保管清册。

第十一条 当年形成的会计档案，在会计年度终了后，原则上由财务部门临时保管1年，再移交档案馆保管，因工作需要确需推迟移交的，应当经档案馆同意。财务部门临时保管会计档案最长不超过3年。临时保管期间，会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定，且出纳人员不得兼管会计档案。

第十二条 临时保管期满，财务部门按照要求向档案馆移交会计档案。具体要求如下：

（一）财务部门应当编制会计档案移交清册，列明移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、保管期限等内容。

（二）交接会计档案时，交接双方应由专人按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，交接完毕后，交接双方经办人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。

（三）档案部门接收电子会计档案时，应当对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测，符合要求的才能接收。

（四）纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装。电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。

第十三条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一日算起。

第十四条 各类会计档案的保管期限原则上应当按照本办法附表执行。

第十五条 建立健全会计档案的查阅、借阅、复制登记制度，严格执行安全和保密制度，既方便查阅，又要保证会计档案的安全。

第十六条 档案保管人员负责受理会计档案查阅。财务部门工作人员因工作需要查阅会计档案，须经业务科室负责人同意，凭条查阅。查阅后要将档案放回原处，并保证档案清洁、完整。

第十七条 会计档案原则上不得借出。校内其他人员和校外单位或个人需查阅会计档案，须经查阅二级单位负责人和财务部门负责人批准，并出具凭条查阅。校内其他人员和校外单位或个人因故需借阅会计档案，须经借阅二级单位负责人、财务部门负责人、档案部门负责人批准，并出具凭条借阅。档案借阅需限期归还。

第十八条 查阅、借阅或者复制会计档案，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

第十九条 档案部门应会同财务部门定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定，仍需继续保存的会计档案，应当重新划定保管期限；对保管期满，确无保存价值的会计档案，可以按规定程序销毁。

第二十条 经鉴定可以销毁的会计档案，按以下程序办理：

（一）档案部门按照财务部门移交归档的会计档案销毁清册，列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容；

（二）会计档案销毁清册应由档案部门和财务部门经办人签名，档案部门负责人、财务部门负责人、分管财务和档案工作的校领导签署意见；

（三）档案部门负责组织会计档案销毁工作，并与财务部门共同派员监销。监销人在会计档案销毁前，应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对；在会计档案销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章；

（四）电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定，并由档案部门、财务部门和信息化部门共同派员监销。

第二十一条 保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁，纸质会计档案应当单独抽出立卷，电子会计档案单独转存，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷或转存的会计档案，应当在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

第四章 电子档案的日常管理

第二十二条 本办法所称电子会计凭证，是指单位从外部接收的电子形式的各类会计凭证，包括电子发票、财政电子票据、电子客票、电子行程单、电子海关专用缴款书、银行电子回单等电子会计凭证。

第二十三条 来源合法、真实的电子会计凭证与纸质会计凭证具有同等法律效力。

第二十四条 除法律和行政法规另有规定外，同时满足下列条件的，单位可以仅使用电子会计凭证进行报销入账归档：

（一）接收的电子会计凭证经查验合法、真实；

（二）电子会计凭证的传输、存储安全、可靠，对电子会计凭证的任何篡改能够及时被发现；

（三）使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计凭证及其元数据，能够按照国家统一的会计制度完成会计核算业务，能够按照国家档案行政管理部门规定格式输出电子会计凭证及其元数据，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序，且能有效防止电子会计凭证重复入账；

（四）电子会计凭证的归档及管理符合《会计档案管理办法》等要求。

第五章  责任与监督

第二十五条 档案部门和财务部门应建立健全会计档案管理责任制，明确部门负责人、专兼职会计档案管理人员对会计档案的管理责任。

第二十六条 会计档案的立卷人要对会计档案的完整性、立卷的及时性负责。

第二十七条 会计档案保管人员要妥善保管好会计档案，造成会计档案毁损的，要依法追究保管人员的责任。

第二十八条 各会计档案使用人和查阅人应遵守档案查阅登记制度，对擅自涂改、拆封、抽换会计档案和毁损、丢失、故意销毁会计档案的单位和个人，要追究其相应责任，构成犯罪的，移交司法机关处理。

第六章 附 则

第二十九条 本办法具体解释工作由学校财务部门承担。

第三十条 本办法自印发之日起施行。学校其他有关文件要求与本办法不一致的，以本办法为准。

附表：会计档案保管期限表

附表

会计档案保管期限表

序号	档案名称	保管期限	备注
一	会计凭证
1	原始凭证	30年
2	记账凭证	30年
二	会计账簿
3	总账	30年
4	明细账	30年
5	日记账	30年
6	固定资产卡片		固定资产报废清理后保管5年
7	其他辅助性账簿	30年
三	财务会计报告
8	月度、季度、半年度财务会计报告	10年
9	年度财务会计报告	永久
四	其他会计资料
10	银行存款余额调节表	10年
11	银行对账单	10年
12	纳税申报表	10年
13	会计档案移交清册	30年
14	会计档案保管清册	永久
15	会计档案销毁清册	永久
16	会计档案鉴定意见书	永久

                                                                                                     重庆科技大学

2024年12月31日