关于清理2025年毕业生档案的通知

各学院:

毕业生档案清理是档案转递的前期基础工作。为做好2025年毕业生档案转递工作，现将毕业生档案清理相关事宜通知如下：

一、清理内容

（一）归并班级档案。对因学院整合、留级、转专业、休学、参军、大类分流等形成的学生档案变动情况进行归并调整，确保毕业生信息与实体档案一一对应。如缺失，学院须查明原因。

（二）核对档案信息。核对档案袋封面信息、档案袋内材料，是否与毕业生信息一致。

（三）检查档案材料。检查档案袋内材料是否齐全。本科生档案材料应包括当年新生入学登记表、高考档案（或专升本档案）、团员档案（团员）等。研究生档案材料应包括当年新生入学登记表、研究生基本信息登记表、升学档案（本科档案或工作期间档案）等。

二、清理方法

（一）各学院按照班级学号排序，填写《2025年毕业生档案清理信息一览表》（见附件）后分班打印（一式三份），辅导员签字、学院盖章后，报送至档案馆。涉及大类分流学生、转专业学生务必在清查一览表中提前备注学生入学时具体行政班级。

（二）填写每名毕业生档案的清理结果。只需在《2025年毕业生档案清理信息一览表》相应栏划勾即可，特殊情况备注说明。档案材料缺失的，原则上要补全，辅导员负责告知学生本人及时补办，补办材料由学院在集中装档时，统一进行装档。

（三）清理结束后的实物档案处理

1.毕业生档案：按《2025年毕业生档案清理信息一览表》上的学号一一对应排序打包封装，放回原处。

2.未毕业学生档案：单独打包封装，放回原处。

三、时间安排

5月12日—5月16日

四、工作要求

（一）高度重视。毕业生档案清理是毕业生工作的重要内容，涉及面广，工作量大，时间紧、任务重，关系学生切身利益，请各学院高度重视，安排专门人员具体负责此项工作。

（二）提前准备。各学院要对现有毕业班级中的留级、转专业、休学、参军、大类分流学生入学时所在行政班级进行准确统计，作为现场清理和实物档案归档依据，同时做好延迟毕业学生档案管理相关前期工作。

（三）认真实施。各学院毕业生档案清理工作，以学院为单位由相关辅导员或兼职档案员在规定时间内统一组织人员到档案馆（博闻楼3楼）进行档案清理，每个行政班级可安排两名同学具体协助清理。

五、联系方式

联系人：骆老师   电话：023-6502****

特此通知

附件：2025年毕业生档案清理信息一览表

图书馆（档案馆、校史馆）

2025年4月28日