关于做好2024级新生档案建档移交工作的通知

 

各学院：

根据学校学生档案管理办法和2024级新生工作安排，现将2024级新生档案建档及档案移交相关事宜通知如下：

一、新生个人档案建档

（一）建档范围

本次建档主要针对2024级新生，包括：全日制本科（含专升本、3+4本科、双学位）学生和研究生。

（二）建档材料

全日制本科（含专升本、3+4本科、双学位）学生：新生入学登记表（本人签字）、转入的升学档案材料（装档时保留原档案袋）、团组织关系材料（党组织关系档案移交党支部）。

研究生：新生入学登记表（本人签字）、转入的档案材料（装档时保留原档案袋）、录取基本信息表。

（三）建档具体要求

1. 领取新生个人档案袋。每生1个，以学院为单位，各学院于10月23日（周三）前派人到档案馆领取本科生、研

究生档案袋，并完善档案袋封面信息（签字笔填写）。

2. 移交档案时需附上学院移交清册（见附件1），一式三份，一份放于实体档案上，一份档案馆存档，一份学院存档；移交清册需注明学院、班级、姓名、学号、档案份数等信息，并由辅导员签字确认。

3. 移交清册和个人实体档案严格按照学号从小到大的顺序排列，现场查验并完成移交手续。

4. 学院以班级为单位打包，于11月8日前统一由兼职档案员移交至档案馆。

联系人：骆立丽，联系电话65023388。

二、新生入学材料立卷归档

1. 新生入学材料。包括新生入学登记表和身份证复印件。新生入学登记表按照内容填写，本人签字并粘贴证件照；身份证复印件为本科新生每生1份，身份证正、反面复印在A4纸同面上，正面在上，反面在下，上下对齐。

2. 立卷组卷。以班级为单位，一班一卷，以每生的新生入学登记表1份+身份证复印件1份为单位（入学登记表在前，身份证复印件在后，顺序装订），按学号从小到大组卷。班级材料的前面附新生入学名册表（见附件2），后面附备考表（见附件3），该班级材料用鱼尾夹夹起。

3. 案卷移交。案卷以学院为单位统一移交至档案馆，移交的同时需要现场审核、页码编码和装档案盒。移交时附上移交文件目录考证表（一式三份）（见附件4），移交清单注明学院、班级及登记表（含身份证复印件）份数；案卷移交时间为11月8日前。

联系人：吴俊，联系电话：65023387。

三、其它事项

1. 已寄到学校的未报到或报到后退学的学生的升学档案，由各学院整理并提供学生邮寄地址等信息，由档案馆统一办理退档。

2. 学生个人档案属保密件，请各学院按规定做好档案材料保密工作，任何人不得随意拆封、翻阅、摘录、复印和公布学生个人档案。

3. 学生名册请在教务处网站上下载，新生入学登记表按照学工部发布模板的要求填写并打印，签字。

特此通知

 

附件：1. 重庆科技大学2024级新生档案移交清册

2. 重庆科技大学2024级新生入学名册表

3. 备考表

4. 移交文件目录考证表

 

 

图书馆（档案馆、校史馆）

                                                        2024年10月15日

 

 

 

 

 

 

 

 

附件1

                   重庆科技大学2024级新生档案移交清册

序号	学号	姓名	转入档案 （有“√”，无“×”）	党团材料 （有“√”，无“×”）	入学登记表 （有“√”，无“×”）	基本信息登记表（有“√”，无“×”）	备注

                        学院（盖章）：        专业班级：

                       （本表共  页，移交档案共    份）

                        辅导员签字： 时 间：2024年    月    日  

附件2

重庆科技大学新生入学名册表

                  卷内标题:新生入学登记表

                  学院（盖章）：               统计人（辅导员签字）：

                  专业班级：          入学时间：          毕业时间：

                  （本表共  页，移交档案共    份）

                   移交人(辅导员)签字：              接收人签字：

                                      2024年   月  日                   2024年   月  日

附件3

                               盒 内 备 考 表

本 盒 情 况 说 明 立 盒 人（辅导员签字）： 检 查 人： 立卷时间：