重庆科技学院电子文件归档与管理暂行办法

 

第一章 总则

第一条 为了适应学校电子政务和档案事业的发展，保障电子文件立卷归档与保管、利用规范化、科学化，依据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《电子公文归档管理暂行办法》《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）和《重庆科技学院档案管理办法》等法律法规和管理制度，特制订本办法。

   第二条 凡是校内各部门在教育教学、科学研究、管理及服务等活动中直接产生的、具有查考利用价值的电子文件，均列入电子档案归档与管理范围。

  第三条 学校逐步实行无纸化办公，学校档案馆要推行电子档案、纸质档案同步运行（“双套制”），各部门要大力推进有查考利用价值的电子文件立卷归档，学校将电子文件立卷归档纳入档案工作考核内容。

第四条 学校档案馆要建立健全电子文件管理制度和技术规范，各部门要严格执行，确保电子文件的真实性、完整性和有效性，确保电子档案管理的规范性。

   第五条 学校信息化办公室负责组织制订学校电子文件传送、存储、技术安全等的技术规范。学校档案馆负责对电子文件立卷归档进行指导、督促，对电子档案进行统一管理和提供利用服务。各立卷部门是电子档案立卷的主体，负责具体实施电子文件立卷归档工作。

第六条 学校各部门在开发或改造本部门业务管理系统时，对基于学校档案管理系统实现的在线电子文件立卷归档的技术要求，应充分征求信息化处和档案馆意见，以维护电子文件在线运行安全。

第七条 本办法所指电子文件及存储介质类型：

电子文件与一般纸质文件形成模式相同，其稿本分为草稿、定稿和正式文件。其类型代码分别为：M—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；F—正式电子文件。

   电子文件格式类型可分为文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、超媒体链结文件、计算机程序文件和数据库文件。其类型代码为：T—文本文件；I—图像文件；G—图形文件；V—影像文件；A—声音文件；O—超媒体链结文件；D—数据库文件；P—程序文件等。

电子文件存储载体类型可分为光盘、磁盘和服务器等。其类型代码为：GP—光盘；CP—磁盘;FWQ—服务器。

第二章 电子文件的收集、整理与归档

第八条 电子文件归档范围按照《重庆科技学院卷归档管理办法》确定的内容执行。电子文件立卷主要收集定稿和正式版本（重要问题可收集草稿），收集时需注意成文件要素的完整性。

  第九条 文本文件收集应注明文件存储格式、文字处理工具等，文本文件应以DOC、XML、RTF、TXT为通用格式，立卷审查通过后转换为PDF格式保存。

  图像文件通常以TIFF、JPEG为通用格式，在使用扫描仪等设备获取图像文件的，应尽量采用通用格式。如果采用了非通用格式，而又无法转换的，需将相关软件一并收集。用计算机辅助设计或绘图工具等设备获得的图形文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。

  影像文件或超媒体链接文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体影像文件以MPEG、AVI为通用格式，音频文件以WAV、MP3 MP4为通用格式，收集时应注明其属性标识、参数及非通用格式的相关软件和环境。

 第十条 运用非通用软件产生的文件，与之相应的软件、背景信息和元数据与内容信息要一并归档。运用专用软件产生的文件，原则上要求转换为通用格式，如果不能转换，与之相应的软件一并归档。

 第十一条 电子文件立卷以“件”为单位整理。归档电子文件的整理应按照国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》的相关要求进行。

电子文件归档实体分类参照纸质档案实体分类进行，即按照“年度—问题—保管期限”编号，如：2020年学校教学工作总结，其分类号为：2020—JX11 —永久。

  归档电子文件的元数据著录参照国家档案局《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）第五章相关内容进行著录。 归档电子文件的载体编码规则为：存储载体类型代码—文件格式代码—顺序号；归档电子文件存址号编码规则为：载体编码—流水号，如，用第一块光盘储存的第一份文本文件，其载体编码应为：GP—T—1；其存址号编码应为：GP—T—1—1。

电子文件涉密及密级划分按照国家、重庆市有关涉密纸质文件管理和密级划分的有关规定执行。

   第十二条 电子文件归档可采用“实时捕获”、“远程归档”和“物理归档”三种方式进行。

  “实时捕获”：即依托学校内网，在业务管理系统与档案管理系统无缝链接基础上，部门主办人员实时向档案管理系统推送应归档文件，经过档案馆专员审核鉴定后，直接归入档案库或资料库。

“远程归档”：即依托学校内网，在学校档案管理系统上，由学校档案馆配置给部门兼职档案员权限，兼职档案员将整理好的电子文件案卷提出预移交，由档案馆专员验收合格后，保存入库。

   “物理归档”：即各部门将应归档的电子文件存储于光盘或移动磁盘等介质上，直接向档案馆移交。

  第十三条 电子文件归档要素与纸质文件归档要素相同。物理归档要在存储介质上标注盘内文件内容、类别、存入日期及磁盘编号等，如为保密文件还要标明密级。

  第十四条 电子文书文件归档与纸质文件归档同步进行；数据库文件可视情况按季度或一个周期（自然年或学年）立卷归档。重大活动、重大事件、重大项目的音频视频材料可在活动、事件、项目结束后及时整理归档。各部门在进行电子文件归档时原则上需留有备份，备份文件应将保存1-3年。

  第十五条 归档的电子文件能直接制成纸质文件的，要打印出纸质版同步归档。不能直接制成纸质文件的要有相应内容的纸质文件归档。

 

第三章 电子文件的保管与利用

  第十六条 电子文件的保管期限与相应的纸质文件保管期限相同，其相应的软件、背景信息和元数据保管期限与电子文件本身的保管期限一致。

  第十七条 “实时捕获”、“远程归档”的电子文件保存在档案专用存储服务器上，并由档案馆专员定期复制两套保存（一套供异地保存）。物理归档须制作三套，一套封存保管，一套供查阅利用，一套异地保存。其保管要求按照国家档案局《磁性载体档案管理与保护规范》DA/T15-1995的规定执行。

第十八条 学校档案馆要有计划组织对馆藏实体档案进行数字化处理，推进馆藏档案管理数字化和应用便利化。

第十九条 建立健全数字档案安全管理制度，档案馆和信息化中心要加强协作，适时完善相关制度和技术标准，防止档案管理系统遭到攻击和破坏，防止电子档案失密、泄密、丢失和被篡改。各立卷部门要加强对电子文件在归档过程中的安全监管，防止把涉密文件、涉密档案资料传输到互联网上，防止已签发生效的电子文件在立卷过程中被修改、被篡改。档案馆要定期对电子档案的存储介质进行检验和认证，定期进行翻制，确保长期保存。探索重要电子档案实行异地异质备份保管，确保其绝对安全。

第二十条 建立健全电子档案鉴定、公布和销毁制度。学校档案馆要定期组织对超过保管期限的电子档案进行鉴定，并予以公布；若无保存和使用价值的，应予以销毁，销毁电子档案按相关技术规范和要求执行。

第二十一条 学校档案馆要编制电子档案查询利用工具，为单位和个人用档提供便利。利用电子档案载体时要使用复制件，封存管理的载体不得利用和外借；远程查阅利用应遵守档案安全管理规定；未公开的电子档案不得在互联网上提供利用。

第二十二条 建立电子档案统计制度，学校档案馆应当按年度对归档电子文件的接收、保管、利用、鉴定、销毁情况进行统计。

 

第四章 附则

第二十三条 本办法自发文之日起施行。

第二十四条 本办法由学校档案馆负责解释。

 

附：基本术语解释

1.电子文件：指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

2.远程归档：以档案管理系统为基础，建立归档接口，将电子文件管理和档案管理应用系统链接起来，实现电子文件向电子档案的“自然”转化和远程传输。

3.物理归档：指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。

4.实时捕获：对电子文件进行实时收集和存储的方法与过程。

5.背景信息：指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。

6.电子文件元数据：是指描述电子文件背景、内容、结构及其整个管理过程并可为计算机及其网络系统自动辨析、分解、提取和分析归纳的数据。

7.真实性：指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成的原始状况一致。

8.完整性：指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。

9.有效性：是指电子文件应具备可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性。

10.定稿电子文件：用计算机起草文件时形成的最后一稿电子文件，记录了文件的最后修改结果，有重要凭证、依据价值。

11.正式电子文件：将修改、签发完的定稿电子文件正式制作完毕，能行使其文件的职能，其标识应以正式文件文号注明。

12.文本文件：指用计算机文字处理技术形成的文字文件、表格文件等。

13.图像文件：指用扫描仪、数码相机等外部设备获得的静态图像文件。

14.图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图工具获得的静态图形文件。

15.影像文件：指用数码摄像机、视频采集卡等视频设备获得的动态图像文件。

16.声音文件：指用音频设备获得并经计算机处理的文件。

17.超媒体链接文件：指用计算机超媒体链接技术制作的文件。

18.数据库文件：指用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等。

19.计算机程序：指计算机使用的商用或自主开发的系统软件、应用软件等。

 

重庆科技学院

2021年11月26日