重庆科技学院档案实体分类实施办法（修订）

 

第一章 总则

第一条 为规范学校档案分类，便于档案管理和利用，根据教育部《高等学校档案管理办法》及各上级业务主管部门关于各类别档案管理的技术要求和《重庆科技学院档案管理办法》，结合实际，制定本办法。

第二条 档案实体分类应当遵循以下基本原则

（一）集中统一原则。按照教育部关于高等学校档案管理的基本要求，以学校全部档案为对象，按照档案形成的领域范畴，将形成于同一活动领域的档案作为一个整体归入相同的类别。

（二）稳定性原则。类目设置后保持相对稳定性，既考虑与历史档案卷宗的归类，也考虑档案专业技术发展，做好体系衔接，保持档案库藏管理的有序性。

（三）总分原则。类目排列、档号结构的确定严格按从总到分，从一般到具体的原则划分；各类之间、各类相同级位之间的划分标准一致。下位类目的外延之和，等于上位类目的外延；同位类目之间界限清楚，不互相交叉和包含。

（四）可操作性原则。一份档案材料只归属一个类目，不交叉重复；同一类目涉及不同教育层次、类别，但材料性质相同，视为不同种类材料，单独归类。

第三条 档案类目划分和主表设置原则上采用高校档案实体分类通行做法，同时兼顾与中专、专科阶段历史档案管理的有机衔接。

 

第二章 类目设置

第四条 学校档案划分为三级类目，一级类目是档案实体分类的最高层位，二级类目是对一级类目的细分，三级类目是对二级类目的细分。

第五条 学校档案确定为十二个一级类目（含实物档案），一级类目的标识，采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母组合而成，如党群类标识符号DQ，即“Dang Qun”(党群)的简称。其标识符号、名称和包括材料范围如下：

DQ 党群类 主要包括党群部门在工作中形成的文件材料。

XZ 行政类 主要包括行政职能部门(教务、科研、校产、基建、设备、外事、财务等领域除外)在工作中形成的文件材料。

JX 教学类 主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。

RS 人事类 主要包括教职工、学生在工作、学习中形成的个人身份文件材料。

KY 科学研究类 主要包括科学研究管理和科研实践活动过程中形成的文件材料。

CP 产品生产类 主要包括产品生产、科技开发管理及相应活动过程中形成的文件材料。

JJ 基本建设类 主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。

SB 仪器设备类 主要包括仪器设备管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料。

CB 出版物类 主要包括出版工作管理和出版活动过程中形成的文件材料。

WS 外事类 主要包括外事工作管理（包括留学生教育）和外事活动中形成的各种文件材料。

CK 财会类 主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。

SW 实物类 主要包括学校各项工作中形成的以声音、画面为形式的文件材料及学校各项工作中形成的各种有价值的物品。

第六条 学校档案二级类目、三级类目根据实际工作产生的材料类别来划分（具体设置的标准详见主表）。二级类目的标识，一般采用阿拉伯数字“双位制”。如：“综合”为“11”，其余依次为12、13……99，但带“0”的两位数字不用。三级类目的标识，一般采用阿拉伯数字“双位制”，若为个位数，前面加“0”。如：教学类研究生教育的招生表示为“JX12.02”。

第七条 档号的编制：案卷级档号格式为：年度号 + 分类号 + 案卷号。

示例如下：

××××— JX××— 1～n

  案 卷 号

二（三）级类目

一级类目

 年 度 号

第八条 实体排架，学校档案的实体排架按一级类目—年度纵向排列。若某类档案案卷量大，受保存条件限制，可在不影响整体案卷排列情况作适当调整。

 

第三章 主表

第九条 依据档案分类和管理实践，主表设置如下：

（一）DQ 党群类

11.党务综合档案（党委、总支、直属支部综合材料归入此类）

12.纪检、监察工作档案

13.组织工作档案（干部、党建、党校材料归入此类）

14.宣传教育工作档案（学生思想政治工作材料归入此类）

15.统战工作档案（民主党派材料归入此类）

16.工会工作档案（教代会、职代会、妇女工作材料归入此类）

17.学生工作、团委工作档案（学生社团材料归入此类）

（二）XZ 行政类

11.行政综合档案（学校评估、校史工作、院（系）所、中心等单位综合材料归入此类）

12.人事工作档案

01师资工作档案

02职称、职务评聘及考核工作档案

03劳资工作档案

04福利及社会保险工作档案

05离退休工作档案

13.审计工作档案

14.保卫工作档案

01政保与户政工作档案

02治安与消防安全工作档案

03综合治理与安全教育工作档案

04征兵工作档案

15.总务、后勤、医疗工作档案

01不动产管理档案

02物业与能源管理档案

03绿化与爱国卫生工作档案

04膳食管理档案

05工程管理档案

06卫生管理与计划生育工作档案

07公费医疗工作档案

08其它工作档案

16.档案、图书、文博工作档案

17.信息化工作档案

（三）JX 教学类

11.综合（学生运动会、教学评估、优秀教学奖评奖材料归入此类）档案

12.研究生教育档案

01学位点建设 (学位点申报材料归入此类)档案

02招生档案

03学籍管理 (学生奖惩材料归入此类)档案

04课程教学与研究课题档案

05毕业生工作档案(学位工作、毕业生质量调查材料归入此类)

06质量工程建设档案（导师队伍建设、教材建设材料归入此类）

13.全日制本科教育

01专业建设档案(专业设置材料归入此类)

02招生档案

03学籍管理档案 (学生奖惩材料归入此类)

04课堂教学与实践教学档案

05实验室与实习基地建设档案

06毕业生工作档案(学位工作、毕业生质量调查材料归入此类)

07质量工程建设（教材建设材料归入此类）

14.继续教育

01专业建设档案(校外办学点建设材料归入此类)

02招生档案

03学籍管理档案(学生奖惩材料归入此类)

04课堂教学与教学实践档案

05毕业生工作档案(学位工作、毕业生信息反馈材料归入此类)

06质量工程建设（教材建设材料归入此类）

（四）KY科学研究类

11.综合档案（科研经费管理、学术活动、科协工作材料归入此类）

12.项目管理档案（按项目设置二级类目，依次连续编排）

（五）CP 产品生产类

11.综合档案

12.产品管理档案（按产品种类或项目设置二级类目，依次连续编排）

（六）JJ 基本建设类

11.综合档案

12.项目管理档案（按单项工程设置二级类目，依次连续编排）

（七）SB仪器设备类

11.综合档案

12.教学科研设备管理档案

13.重大教学科研设备技术档案（按重大设备台套设置二级类目，依次连续编排）

（八）CB出版物类

11.综合档案

12.报纸档案

13.刊物档案

14.书稿档案

15.音像档案

（九）WS外事类

11.综合档案（国际会议材料归入此类）

12.与国（境）外相互交流、学习档案

13.留学生工作档案

14.港澳台工作档案

15.国际合作项目档案（国际合作科研项目、国际合作办学材料归入此类）

（十）CK 财会类

11.综合档案

12.会计报表

13.会计账簿

14.会计凭证

（十一）SX声像类

12.照片（数码照片归入此类）

13.录音带

14.录像带（幻灯片、影视胶片、微缩胶片归入此类）

15.磁盘（光盘）

（十二）SW 实物类

12.字画

13.题词及书法作品

14.纪念品

15.奖品（锦旗、奖状、证书归入此类）

16.印章（校徽归入此类）

17.其他

第四章 附则

第十条 本办法由档案馆负责解释。

第十一条 本办法自公布之日起实行，原《重庆科技学院档案实体分类办法》同时废止。

重庆科技学院

2021年11月26日