重庆科技学院学生档案管理办法（修订）

 

第一章 总 则

第一条 为加强学生档案的规范化、制度化管理，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》及国家人事档案管理制度相关规定，结合我校实际，特制定本办法。

第二条 本办法中的学生档案是指能够证明其身份、学习情况、综合素质、学业水平等个人信息的文件材料。包括馆藏学生学籍档案和随学生关系转移的个人档案两部分。

第三条 学生档案管理坚持“留存历史,服务学生”的基本原则，坚持维护真实性和完整性，实行统一管理、集中保管。

第四条 学校档案馆负责学生档案的业务指导、统筹和日常管理与转递；学院及相关职能部门是学生档案的形成部门，负责提供学生档案材料；学院具体负责新生建档、会同档案馆进行学生个人档案的日常管理及毕业生档案转寄工作。相关职能部门负责学生学籍档案材料的收集、整理、归档工作。

第五条 本办法适用于全日制普通本科生和研究生。

第二章 归档范围

第六条 馆藏学生学籍档案材料

（一）学生身份信息材料：包括新生入学登记表（或学籍卡）、身份证复印件、登记照。

（二）学生在校学习期间的材料：

1.学习成绩材料：包括主修、选修（包括到国外高校选修的课程）、辅修的各门课程的成绩综合表。

2.毕业材料：包括学生毕业、授位的决定材料，毕业生派遣方案及《普通高等学校毕业生就业报到通知书》（或《全国毕业研究生就业通知书》）存根等。

3.奖励与处分材料：学生获得校级及以上各类表彰奖励（包括参加市级、国家级各类学科竞赛、艺体比赛、创新创业活动等获奖）的决定材料；学生违犯国家法律法规、校纪校规受到处罚（处分）的决定材料。

4.组织关系材料：学生加入中国共产党、共青团或民主党派的组织审批材料。

5.学籍变动材料：学生转专业、休学、复学、退学、转学、参军或死亡等学籍变动的审批材料。

6.出国（出境）材料：学生出国（出境）学习交流审批材料。

7.其他具有保存价值、应予归档的材料。

第七条 学生个人档案材料：

（一）新生入学应归档的材料

1.升学档案：入学前学习（或工作）经历相关档案材料；参加党团组织档案材料；若为定向委培生还包括委培协议（合同）；若申请了助学贷款还包括助学贷款审批资料。

2.新生入学信息登记表。

3.其它须归档的材料。

（二）学生在校学习应归档的材料：

1.学习成绩材料：包括主修、选修（包括到国外高校选修的课程）、辅修的各门课程的成绩综合表。

2.毕业材料：包括《高等学校毕业生登记表》、《普通高等学校毕业生就业报到通知书》（或《全国毕业研究生就业通知书》）、《重庆科技学院学位授予审批表》、政审材料等。

3.奖励与处分材料：个人获得校级及以上各类表彰奖励（包括参加校级、市级、国家级各类学科竞赛、艺体比赛、创新创业活动等获奖）的决定材料（或证书原件）；个人违犯国家法律法规或校纪校规受到处罚（处分）的相关材料。

4.组织关系材料：加入中国共产党、共青团或民主党派的组织发展材料，包括申请书、志愿书、入党（团）积极分子考察表、政审材料、思想汇报、预备党（团）员转正申请书及组织形成的其它材料。

5.学籍变动材料：包括转专业、休学、复学、退学、转学、参军或死亡等学籍变动的证明材料。

6.出国（出境）材料： 出国（出境）学习交流的证明材料。

7.其它应装入个人档案的材料。

上述各类材料的形成部门是各相关职能部门，若具体任务已下放至学院，则由学院提供材料，职能部门予以认定。

第三章 馆藏学籍档案的立卷归档

第八条 学生身份信息材料由各培养学院负责收集、立卷归档；学生在校期间的归档材料由相应职能部门负责收集、立卷归档（主要归入教学类）。

第九条 学生档案按“件”组卷，所立卷纳入相应实体类目，具体按《重庆科技学院文件材料立卷归档管理办法》执行。

第四章 学生个人档案的建档、归档及转递

第十条  升学档案的接收：新生升学档案由单位转寄到学校的由档案馆负责接收，然后转给各学院建档；学生自带的由培养学院负责接收。

第十一条 建档：

新生入学一个月内,由培养学院负责为其建档，建档内容包括整理入学时转入的个人档案、新生入学信息登记表及其它需入档的材料。各类材料（党组织关系材料除外）装入学校统一印发的档案袋中，并完善档案袋封面的相关信息。党员组织关系材料交由所属党总支保管。

建档后，以学院为单位移交到学校档案馆统一保管。移交时须填写移交清册，档案馆、学院各保存一份。

第十二条 归档：

个人档案材料生成后，相关部门应及时将材料送达档案馆，培养学院协助档案馆及时做好档案的调整工作。每学年毕业生工作启动后，档案馆组织各培养学院对毕业生个人档案资料进行集中核查和整理，确保档案资料的完整性。

归档材料须是手续完毕、要素齐全的最终材料，材料要完整、真实。部门提供的材料须加盖公章，个人提供的材料（获奖证书原件除外）须由本人签字。手写材料须用碳素墨水或蓝墨水书写，文字要清晰，若有涂改印记须加盖涂改人手印。

材料归档后一般不得更换，不得涂改、圈划、批注、抽取、撤换档案材料。

第十三条 转递：

（一）录取未报到或未取得学籍退学的新生，其个人档案由培养学院转交档案馆按原址寄回。

（二）学生转专业、休学、留级等学籍变动，档案馆凭学校关于学籍处理文件进行调整。

（三）学生中途退学、转学或被开除，其个人档案由本人持有效证件和档案托管单位（就业单位）调档函办理转递手续；死亡学生档案，经学校与学生家长协商后，可由家长带回。

（四）毕业生档案转递：每年毕业生派遣方案确定后，学工部（研工部）将学生个人档案的邮寄地址信息提供给档案馆，档案馆在七月初统一进行转递；延迟毕业学生的档案视具体情况安排转递。学校档案馆原则上不保留毕业生个人档案。

毕业生若遇特殊情况档案需暂时保存在学校，或转寄有特殊要求的，由本人提出申请，经所在学院分管学生工作的院领导和档案馆领导批准后办理，暂存时间不超过两年。若两年后不来取，将转递至生源地的人才交流中心。

因学生提供转寄地址有误导致档案不能寄达或档案丢失的，由学生本人负责。

（五）毕业生档案通过档案专递机构转递，原则上不以普通函件邮寄或交由本人自带。

（六）学校档案馆及各培养学院须将学生档案转递去向信息告知学生本人，以便学生查询。

 

第五章 保密、查阅及利用

第十四条 学生个人档案实行保密管理，任何单位和个人非工作需要不得查阅、使用学生个人档案。任何单位和个人不得泄露或擅自公布学生个人档案内容。

第十五条 查阅和使用学生个人档案实行须严格审批。校内部门或工作人员查阅学生档案，须由培养学院的学生工作负责人签字批准；校外人员查询学生个人档案须持单位函件和本人有效证件经档案馆负责人批准。

第十六条 查阅学生个人档案须在档案专员指导下在查阅室里进行。学生档案材料一般不得复制、拍照、摘记，确因工作需要需复制、摘记，其内容应在档案馆备案，并应妥善保管复制、摘记内容，不得泄露。

第十七条 档案一般不外借，如确实因特殊需要须借出，由使用人提出申请，经档案馆负责人批准后办理。借档人须保证档案的安全和按期归还。

第十八条 学校相关部门为学生出具相关历史佐证材料，需到档案馆进行核实，保证佐证事项的真实性和严肃性。

第六章 附则

第十九条 学历教育留学生、继续教育学历学生档案管理可参照本办法执行。

第二十条 本办法自发布之日起实行。

第二十一条 本办法由学校档案馆负责解释。

 

重庆科技学院

 2021年11月26日