日期：
当前位置： 首页>>法制法规>>本校制度>>正文

重庆科技学院档案工作制度汇编

发布时间：21-03-25 15:34:30  浏览次数：

 

前 言

 

高等学校档案是指高校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。档案工作是高等学校重要的基础性工作，是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志。

 学校档案室担负着为全校师生和社会提供档案信息服务的重要职责，自成立以来，为学校教学、科研及其它各项工作提供了大量翔实可靠的档案资料；目前，档案室集中统一管理党群、行政、教学、科学研究、产品生产与科技开发、基本建设、设备、出版、外事、财会、声像及实物等十二大类档案。

学校的快速发展对档案工作提出了新的更高要求，“依规建档、依法治档”是全面提升我校档案工作水平的重要保障。规范管理，制度先行，为此，我们推出了这本档案管理制度汇编，希望能帮助各级档案工作分管领导、专兼职档案员以及关心、支持档案工作的人们较为系统地了解档案工作规章制度，共同推动我校档案工作沿着规范化和科学化的轨道健康发展。

采编过程中存在的纰漏和错误之处，敬请大家批评指正。

 

 

 

  编 者  

二〇一三年十二月

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

目  录

国家有关法规及上级文件

中华人民共和国档案法………………………………………………………………1

中华人民共和国档案法实施办法……………………………………………………4

高等学校档案工作规范………………………………………………………………9

高等学校档案管理办法………………………………………………………………18

档案行政处罚程序暂行规定…………………………………………………………24

重庆市实施《中华人民共和国档案法》办法………………………………………27

重庆市教育委员会重庆市档案局关于贯彻《高等学校档案管理办法》的实施

意见……………………………………………………………………………………32

 

学校档案管理规章制度

重庆科技学院档案管理制度…………………………………………………………35

重庆科技学院档案借阅制度…………………………………………………………38

重庆科技学院档案鉴定、销毁制度…………………………………………………39

重庆科技学院档案库房管理制度……………………………………………………40

重庆科技学院档案立卷归档制度……………………………………………………41

重庆科技学院档案安全保密制度……………………………………………………45

重庆科技学院档案室消防安全制度…………………………………………………46

重庆科技学院研究生教育工作档案管理办法（试行）……………………………47

重庆科技学院档案实体分类办法……………………………………………………53

重庆科技学院党群、行政类档案管理细则（试行）………………………………58

重庆科技学院教学类档案管理细则（试行）………………………………………72

重庆科技学院科学研究类档案管理细则（试行）…………………………………79

重庆科技学院 产品生产与科技开发类档案管理细则（试行）……………………85

重庆科技学院基本建设类档案管理细则（试行）…………………………………91

重庆科技学院仪器设备类档案管理细则（试行）…………………………………99

重庆科技学院出版类档案管理细则（试行）………………………………………103

重庆科技学院外事类档案管理细则（试行） ………………………………………107

重庆科技学院财会类档案管理细则（试行）………………………………………112

重庆科技学院声像档案管理细则（试行）…………………………………………118

重庆科技学院实物类档案管理细则（试行）………………………………………124

 

档案工作岗位职责

学校档案室主任工作职责…………………………………………………………127

各单位档案工作分管领导职责……………………………………………………127

专职档案员岗位职责………………………………………………………………128

兼职档案员岗位职责………………………………………………………………128

 

 

中华人民共和国档案法

 

(1987年9月5日第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议通过，根据1996年7月5日第八届全国人民代表大会常务委员会第二十次会议《关于修改<中华人民共和国档案法>的决定》修正。

 

第一章 总则

第一条 为了加强对档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，为社会主义现代化建设服务，制定本法。

第二条 本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条 一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务。

第四条 各级人民政府应当加强对档案工作的领导，把档案事业的建设列入国民经济和社会发展计划。

第五条 档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。

 

第二章 档案机构及其职责

第六条 国家档案行政管理部门主管全国档案事业，对全国的档案事业实行统筹规划，组织协调，统一制度，监督和指导。

县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业，并对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导。

乡、民族乡、镇人民政府应当指定人员负责保管本机关的档案，并对所属单位的档案工作实行监督和指导。

第七条 机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构或者档案工作人员，负责保管本单位的档案，并对所属机构的档案工作实行监督和指导。

第八条 中央和县级以上地方各级各类档案馆，是集中管理档案的文化事业机构，负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范围内的档案。

第九条 档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。

在档案的收集、整理、保护和提供利用等方面成绩显著的单位或者个人，由各级人民政府给予奖励。

 

第三章 档案的管理

第十条 对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何人不得据为已有。

国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。

第十一条 机关、团体、企业事业单位和其他组织必须按照国家规定，定期向档案馆移交档案。

第十二条 博物馆、图书馆、纪念馆等单位保存的文物、图书资料同时是档案的，可以按照法律和行政法规的规定，由上述单位自行管理。

档案馆与上述单位应当在档案的利用方面互相协作。

第十三条 各级各类档案馆，机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构，应当建立科学的管理制度，便于对档案的利用；配置必要的设施，确保档案的安全；采用先进技术，实现档案管理的现代化。

第十四条 保密档案的管理和利用，密级的变更和解密，必须按照国家有关保密的法律和行政法规的规定办理。

第十五条 鉴定档案保存价值的原则、保管期限的标准以及销毁档案的程序和办法，由国家档案行政管理部门制定。禁止擅自销毁档案。

第十六条 集体所有的和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案，档案所有者应当妥善保管。对于保管条件恶劣或者其他原因被认为可能导致档案严重损毁和不安全的，国家档案行政管理部门有权采取代为保管等确保档案完整和安全的措施；必要时，可以收购或者征购。

前款所列档案中，档案所有者可以向国家档案馆寄存或者出卖；向国家档案馆以外的任何单位或者个人出卖的，应当按照有关规定由县级以上人民政府档案行政管理部门批准、严禁倒卖牟利，严禁卖给或者赠送给外国人。

向国家捐赠档案的，档案馆应当予以奖励。

第十七条 禁止出卖属于国家所有的档案。

国有企业事业单位资产转让时，转让有关档案的具体办法由国家档案行政管理部门制定。

档案复制的交换、转让和出卖，按照国家规定办理。

第十八条 属于国家所有的档案和本法第十六条规定的档案以及这些档案的复制件，禁止私自携运出境。

 

第四章 档案的利用和公布

第十九条 国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满三十年向社会开放。经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限，可以少于三十年，涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限，可以多于三十年，具体期限由国家档案行政管理部门制订，报国务院批准施行。

档案馆应当定期公布开放档案的目录，并为档案的利用创造条件，简化手续，提供方便，中华人民共和国公民和组织持有合法证明，可以利用已经开放的档案。

第二十条 机关、团体、企业事业单位和其他组织以及公民根据经济建设、国防建设、教学科研和其他各项工作的需要，可以按照有关规定，利用档案馆未开放的档案以及有关机关、团体、企业事业单位和其他组织保存的档案。

利用未开放档案的办法，由国家档案行政管理部门和有关主管部门规定。

第二十一条 向档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人，对其档案享有优先利用权，并可对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见，档案馆应当维护他们的合法权益。

第二十二条 属于国家所有的档案，由国家授权的档案馆或者有关机关公布；未经档案馆或者有关机关同意，任何组织和个人无权公布。

集体所有的和个人所有的档案，档案的所有者有权公布，但必须遵守国家有关规定，不得损害国家安全和利益，不得侵犯他人的合法权益。

第二十三条 各级各类档案馆应当配备研究人员，加强对档案的研究整理，有计划地组织编辑出版档案材料，在不同范围内发行。

第五章 法律责任

第二十四条 有下列行为之一的，由县级以上人民政府档案行政管理部门、有关主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：

(一)损毁、丢失属于国家所有的档案的；

(二)擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的；

(三)涂改、伪造档案的；

(四)违反本法第十六条、第十七条规定，擅自出卖或者转让档案的；

(五)倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的；

(六)违反本法第十条、第十一条规定，不按规定归档或者不按期移交档案的；

(七)明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；

(八)档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的。

在利用档案馆的档案中，有前款第一项、第二项、第三项违法行为的，由县级以上人民政府档案行政管理部门给予警告，可以并处罚款；造成损失的，责令赔偿损失。

企业事业组织或者个人有第一款第四项、第五项违法行为的，由县级以上人民政府档案行政管理部门给予警告，可以并处罚款：有违法所得的，没收违法所得；并可以依照本法第十六条的规定征购所出卖或者赠送的档案。

第二十五条 携运禁止出境的档案或者其复制件出境的，由海关予以没收，可以并处罚款；并将没收的档案或者其复制件移交档案行政管理部门；构成犯罪的，依法追究刑事责任。

 

第六章 附则

第二十六条 本法实施办法，由国家档案行政管理部门制定，报国务院批准后施行。

第二十七条 本法自1988年1月1日起施行。

中华人民共和国档案法实施办法

 

国家档案局令 第5号

 

修改后的《中华人民共和国档案法实施办法》，已于1999年5月5日经国务院批准，现予发布施行。

局长 王刚

一九九九年六月七日

第一章  总则

第一条  根据《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)的规定，制定本办法。

第二条  《档案法》第二条所称对国家和社会有保存价值的档案，属于国家所有的，由国家档案局会同国家有关部门确定具体范围；属于集体所有、个人所有以及其他不属于国家所有的，由省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门征得国家档案局同意后确定具体范围。

第三条  各级国家档案馆馆藏的永久保管档案分一、二、三级管理，分级的具体标准和管理办法由国家档案局制定。

第四条  国务院各部门经国家档案局同意，省、自治区、直辖市人民政府各部门经本级人民政府档案行政管理部门同意，可以制定本系统专业档案的具体管理制度和办法。

第五条  县级以上各级人民政府应当加强对档案工作的领导，把档案事业建设列入本级国民经济和社会发展计划，建立、健全档案机构，确定必要的人员编制，统筹安排发展档案事业所需经费。机关、团体、企业事业单位和其他组织应当加强对本单位档案工作的领导，保障档案工作依法开展。

第六条  有下列事迹之一的，由人民政府、档案行政管理部门或者本单位给予奖励：

(一)对档案的收集、整理、提供利用做出显著成绩的；

(二)对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的；

(三)对档案学研究做出重要贡献的；

(四)将重要的或者珍贵的档案捐赠给国家的；

(五)同违反档案法律、法规的行为作斗争，表现突出的。

 

第二章  档案机构及其职责

第七条  国家档案局依照《档案法》第六条第一款的规定，履行下列职责：

(一)根据有关法律、行政法规和国家有关方针政策，研究、制定档案工作规章制度和具体方针政策；

(二)组织协调全国档案事业的发展，制定发展档案事业的综合规划和专项计划，并组织实施；

(三)对有关法律、法规和国家有关方针政策的实施情况进行监督检查，依法查处档案违法行为；

(四)对中央和国家机关各部门、国务院直属企业事业单位以及依照国家有关规定不属于登记范围的全国性社会团体的档案工作，中央级国家档案馆的工作，以及省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门的工作，实施监督、指导；

(五)组织、指导档案理论与科学技术研究、档案宣传与档案教育、档案工作人员培训；

(六)组织、开展档案工作的国际交流活动。

第八条  县级以上地方各级人民政府档案行政管理部门依照《档案法》第六条第二款的规定，履行下列职责：

(一)贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策；

(二)制定本行政区域内的档案事业发展计划和档案工作规章制度，并组织实施；

(三)监督、指导本行政区域内的档案工作，依法查处档案违法行为；

(四)组织、指导本行政区域内档案理论与科学技术研究、档案宣传与档案教育、档案工作人员培训。

第九条  机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构依照《档案法》第七条的规定，履行下列职责：

(一)贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策，建立、健全本单位的档案工作规章制度；

(二)指导本单位文件、资料的形成、积累和归档工作；

(三)统一管理本单位的档案，并按照规定向有关档案馆移交档案；

(四)监督、指导所属机构的档案工作。

第十条  中央和地方各级国家档案馆，是集中保存、管理档案的文化事业机构，依照《档案法》第八条的规定，承担下列工作任务：

(一)收集和接收本馆保管范围内对国家和社会有保存价值的档案；

(二)对所保存的档案严格按照规定整理和保管；

(三)采取各种形式开发档案资源，为社会利用档案资源提供服务。 按照国家有关规定，经批准成立的其他各类档案馆，根据需要，可以承担前款规定的工作任务。

第十一条  全国档案馆的设置原则和布局方案，由国家档案局制定，报国务院批准后实施。

第三章  档案的管理

第十二条  按照国家档案局关于文件材料归档的规定，应当立卷归档的材料由单位的文书或者业务机构收集齐全，并进行整理、立卷，定期交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理；任何人都不得据为己有或者拒绝归档。

第十三条  机关、团体、企业事业单位和其他组织，应当按照国家档案局关于档案移交的规定，定期向有关的国家档案馆移交档案。 属于中央级和省级、设区的市级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满20年即向有关的国家档案馆移交；属于县级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满10年即向有关的县级国家档案馆移交。

经同级档案行政管理部门检查和同意，专业性较强或者需要保密的档案，可以延长向有关档案馆移交的期限；已撤销单位的档案或者由于保管条件恶劣可能导致不安全或者严重损毁的档案，可以提前向有关档案馆移交。

第十四条  既是文物、图书资料又是档案的，档案馆可以与博物馆、图书馆、纪念馆等单位相互交换重复件、复制件或者目录，联合举办展览，共同编辑出版有关史料或者进行史料研究。

第十五条  各级国家档案馆应当对所保管的档案采取下列管理措施：

(一)建立科学的管理制度，逐步实现保管的规范化、标准化；

(二)配置适宜安全保存档案的专门库房，配备防盗、防火、防渍、防有害生物的必要设施；

(三)根据档案的不同等级，采取有效措施，加以保护和管理；

(四)根据需要和可能，配备适应档案现代化管理需要的技术设备。

机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案保管，根据需要，参照前款规定办理。

第十六条  《档案法》第十四条所称保密档案密级的变更和解密，依照《中华人民共和国保守国家秘密法》及其实施办法的规定办理。

第十七条  属于集体所有、个人所有以及其他不属于国家所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案，档案所有者可以向各级国家档案馆寄存、捐赠或者出卖。向各级国家档案馆以外的任何单位或者个人出卖、转让或者赠送的，必须报经县级以上人民政府档案行政管理部门批准；严禁向外国人和外国组织出卖或者赠送。

第十八条  属于国家所有的档案，任何组织和个人都不得出卖。 国有企业事业单位因资产转让需要转让有关档案的，按照国家有关规定办理。各级各类档案馆以及机关、团体、企业事业单位和其他组织为了收集、交换中国散失在国外的档案、进行国际文化交流，以及适应经济建设、科学研究和科技成果推广等的需要，经国家档案局或者省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门依据职权审查批准，可以向国内外的单位或者个人赠送、交换、出卖档案的复制件。

第十九条  各级国家档案馆馆藏的一级档案严禁出境。 各级国家档案馆馆藏的二级档案需要出境的，必须经国家档案局审查批准。各级国家档案馆馆藏的三级档案、各级国家档案馆馆藏的一、二、三级档案以外的属于国家所有的档案和属于集体所有、个人所有以及其他不属于国家所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案及其复制件，各级国家档案馆以及机关、团体、企业事业单位、其他组织和个人需要携带、运输或者邮寄出境的，必须经省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门审查批准，海关凭批准文件查验放行。

第四章  档案的利用和公布

第二十条  各级国家档案馆保管的档案应当按照《档案法》的有关规定，分期分批地向社会开放，并同时公布开放档案的目录。档案开放的起始时间：

(一)中华人民共和国成立以前的档案(包括清代和清代以前的档案；民国时期的档案和革命历史档案)，自本办法实施之日起向社会开放；

(二)中华人民共和国成立以来形成的档案，自形成之日起满30年向社会开放；

(三)经济、科学、技术、文化等类档案，可以随时向社会开放。 前款所列档案中涉及国防、外交、公安、国家安全等国家重大利益的档案，以及其他虽自形成之日起已满30年但档案馆认为到期仍不宜开放的档案，经上一级档案行政管理部门批准，可以延期向社会开放。

第二十一条  各级各类档案馆提供社会利用的档案，应当逐步实现以缩微品代替原件。档案缩微品和其他复制形式的档案载有档案收藏单位法定代表人的签名或者印章标记的，具有与档案原件同等的效力。

第二十二条  《档案法》所称档案的利用，是指对档案的阅览、复制和摘录。

中华人民共和国公民和组织，持有介绍信或者工作证、身份证等合法证明，可以利用已开放的档案。

外国人或者外国组织利用中国已开放的档案，须经中国有关主管部门介绍以及保存该档案的档案馆同意。

机关、团体、企业事业单位和其他组织以及中国公民利用档案馆保存的未开放的档案，须经保存该档案的档案馆同意，必要时还须经有关的档案行政管理部门审查同意。

机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构保存的尚未向档案馆移交的档案，其他机关、团体、企业事业单位和组织以及中国公民需要利用的，须经档案保存单位同意。

各级各类档案馆应当为社会利用档案创造便利条件。提供社会利用的档案，可以按照规定收取费用。收费标准由国家档案局会同国务院价格管理部门制定。

第二十三条  《档案法》第二十二条所称档案的公布，是指通过下列形式首次向社会公开档案的全部或者部分原文，或者档案记载的特定内容：

(一)通过报纸、刊物、图书、声像、电子等出版物发表；

(二)通过电台、电视台播放；

(三)通过公众计算机信息网络传播；

(四)在公开场合宣读、播放；

(五)出版发行档案史料、资料的全文或者摘录汇编；

(六)公开出售、散发或者张贴档案复制件；

(七)展览、公开陈列档案或者其复制件。

第二十四条  公布属于国家所有的档案，按照下列规定办理：

(一)保存在档案馆的，由档案馆公布；必要时，应当征得档案形成单位同意或者报经档案形成单位的上级主管机关同意后公布；

(二)保存在各单位档案机构的，由各该单位公布；必要时，应当报经其上级主管机关同意后公布；

(三)利用属于国家所有的档案的单位和个人，未经档案馆、档案保存单位同意或者前两项所列主管机关的授权或者批准，均无权公布档案。

属于集体所有、个人所有以及其他不属于国家所有的对国家和社会具有保存价值的档案，其所有者向社会公布时，应当遵守国家有关保密的规定，不得损害国家的、社会的、集体的和其他公民的利益。

第二十五条  各级国家档案馆对寄存档案的公布和利用，应当征得档案所有者同意。

第二十六条  利用、公布档案，不得违反国家有关知识产权保护的法律规定。

第五章  罚则

第二十七条  有下列行为之一的，由县级以上人民政府档案行政管理部门责令限期改正；情节严重的，对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分：

(一)将公务活动中形成的应当归档的文件、资料据为己有，拒绝交档案机构、档案工作人员归档的；

(二)拒不按照国家规定向国家档案馆移交档案的；

(三)违反国家规定擅自扩大或者缩小档案接收范围的；

(四)不按照国家规定开放档案的；

(五)明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；

(六)档案工作人员、对档案工作负有领导责任的人员玩忽职守，造成档案损失的。

第二十八条  《档案法》第二十四条第二款、第三款规定的罚款数额，根据有关档案的价值和数量，对单位为1万元以上10万元以下，对个人为500元以上5000元以下。

第二十九条  违反《档案法》和本办法，造成档案损失的，由县级以上人民政府档案行政管理部门、有关主管部门根据损失档案的价值，责令赔偿损失。

第六章 附则

第三十条  中国人民解放军的档案工作，根据《档案法》和本办法确定的原则管理。

第三十一条  本办法自发布之日起施行。


高等学校档案工作规范

第一章 编制说明

一、为了适应高等学校档案工作的发展和管理现代化的需要，实现高校档案业务建设各个环节的标准化和规范化，提高档案干部的政治、业务素质，加强对高校档案工作的监督、指导，更好地开发利用档案信息资源，有效地为高校和社会主义建设服务，特编制本规范。

二、本规范以辩证唯物主义和档案学基本理论为指导，以档案工作的法律、法规、规章为依据，引入系统论的观点和现代化管理的方法，把高校档案工作的历史、现状和发展前景结合起来，充分吸取我国高校档案工作数十年发展的经验教训，源于实践，高于实践，既尊重历史，又有所创新；既突出共性，又照顾个性；既统一标准，又灵活运用。

三、本规范是一个较重大的系统工程，涉及面广，熔法律、法规、规章、技术标准、实施细则于一炉，把档案基础标准、业务工作组织标准、管理工作程序标准和现代化设施技术标准结合用到规范中，使之符合高等学校档案工作的现实需要和长远发展。

四、本规范是《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《普通高等学校档案管理办法》的某些重要原则的具体化。上述法规属宏观、原则、概括的导向，偏重于“做什么”；规范则是根据高等学校档案工作的规律和特点，进行微观、具体、量化的落实，偏重于“怎样做”。

五、本规范与《高等学校档案实体分类法》配套使用，互为补充。引入、采用“高等学校档案”这一综合概念，编制了偏重于业务工作组织标准的总体规范《高等学校档案部门业务建设规范》；同时。根据档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质，按党群、行政管理、教学、科学研究、产品生产与科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会十个一级类目设10个具体工作规范。声像载体档案由于其载体和幅面尺寸不同，有特殊的形成规律、内容特点和特殊的管理要求，我们为它单独列出工作规范。

六、本规范的体例。除总体的业务建设规范外，每个门类的工作规范均包括九个大项、四个附件。

九个大项是：

1.引言

2.主题内容

3.引用标准

4.档案工作的基本原则

5.归档范围的确定

6.文件材料的部门立卷和归档流程

7.档案的管理

8.档案开发利用的主要内容和方法

9.档案工作的各级岗位责任制

四个附件是:

1.归档范围和保管期限表

2.二级类目代号简表

3.案卷(装具)规格

4.常用表格、卡片

本规范依据的是已发布的国家标准，同时又考虑高校的实际，九大项中，归档范围、文件材料的部门立卷和归档流程两大项最能体现高校该门类档案的特色，其余有的部分如“档案的管理”等属于共性的，或《高等学校档案部门业务建设规范》已有明确规定的，则从简、标明见该规范的某条某款。

七、本规范编写中，我们对一些重大的技术问题是这样处理的：

1.关于交叉问题的处理：

我们的原则是，各门类档案关系密切的管理文件，除涉及全校，全局的外，一般归入相应门类档案保存；各门类档案中，除密不可分配套的声像材料外，其余均归入声像档案单独保存，在编号上用参见号的方式相互呼应，以方便查找利用。这样一来，行政管理类档案中，除综合性的外，教学(包括教务、研究生、成人教育)、科研、产品生产与科技开发、基建、设备、出版、外事、财会等方面管理工作的文件材料就归入了相应各类，保持各类的相对的完整、准确、系统，显得更加科学，更便于管理和查找利用。对不设分室而对部分门类档案实行二级管理问题，尚需实践，宜慎重处理。

2.分类编号问题的处理：

分类编号一是检索分类号，一是实体分类号，前者主要供分类标引，后者主要供组织馆藏。从理论上讲，二者应该有联系，也有区别。检索(信息)分类号，国家教委组织编制的《中国档案分类法——教育档案分类表》，已作了规定。实体(排架)分类号，按国家教委组织编制的：高等学校档案实体分类法》处理。充分考虑高校档案工作的历史、现状和未来，考虑这些年来档案学理论和实践的发展，考虑到国家标准的新要求，既科学又实在，既简明又概括。归纳起来，主要是这么几层意思：

A.根据各类档案的领域范畴、形成规律和内容特点，溶类目体系和归档范围为一体，分别编制用于档号的二级类目代号简表；

B.分类号由一级类目代号和二级类目代号组成；

C.从一个学校档案部门最好用统一的档号模式的认识出发，在比较了国内通行的“文书档案”和“科技档案”的档号内涵之后，确定档号；年度号+分类号+案卷号。这只是一般而言，如一个档案部门有多个全宗的，原则上还应在前后加上“全宗号”。

3.关于排架问题的处理：

在编定档号之后，一律按档号排架，而不是通常的按保管期限排架。《规范》在考虑了高等学校档案的归宿，它的成套性特点，它们彼此之间的有机联系之后．大胆在一个卷内把文件材料划定不同的保管期限，在不影响自然形成规律的情况下按永久、长期、短期顺序排列。将来鉴定时，只需把该销毁的部分清出来即可，这样既方便插卷调整，又不缺号、不空档。

4.关于常用表格、卡片和案卷(装具)规格问题的处理：

我们的原则是少而精，各类档案的案卷(装具)、表格、卡片，从通用、节约、方便、易懂考虑，其规格尺寸都应既符合国家标准，又能体现高校特点。能通用者尽量通用，有特殊要求者从严控制。本规范所列的这些案卷(装具)、表格、卡片，由高校档案部门自行决定采用。

 

第二章 高等学校档案部门业务建设规范

1.引言

1.1为了加强高等学校档案部门的业务建设，做到门类齐全，结构合理，管理科学，有效服务，必须实行目标管理，使档案工作各个环节规范化，提高管理水平，更有效地保护及利用档案，为学校和社会服务。根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和国家教委《普通高等学校档案管理办法》等法律、法规和规章制订本规范。

1.2本规范为评估学校档案工作的重要依据之一。

1.3本规范适用于高等学校档案部门。中等职业技术学校可参照执行。

2.高等学校档案工作的基本原则

2.1高等学校在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料，均属高等学校档案。

2.2高等学校档案工作是办好学校的重要基础工作之一，也是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志，档案工作应是学校评估的重要内容之一。

2.3高等学校档案必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。

2.4高等学校应严格实行部门立卷归档制度，逐步做到“三纳入”、“四同步”：纳入学校计划和规划，纳入管理制度．纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。

2.5高等学校应有一位校领导分管档案工作，各立卷部门要有一位负责人分管本单位的档案工作，并确定适当的专(兼)职档案干部具体承办。

2.6高等学校要把档案工作列入学校计划，在人员、经费、库房、设备各方面给予保证。

2.7高等学校档案工作要努力从经验管理转向科学管理，逐步采用先进技术，大力开发档案信息资源，满足学校和社会的需要。

3.高等学校档案部门的任务

3.1贯彻执行国家关于档案工作的政策法规，规划全校档案工作。

3.2制订本校档案工作规章制度，监督、指导、检查执行情况。

3.3负责收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、统计全校各类档案及有关资料。

3.4开展档案的开放和利用工作。

3.5参加信息工作的整体化建设，负责编辑档案参考资料，编制检索工具，积极开发档案信息资源。

3.6参加档案工作协作、学术研究和交流活动。

3.7培训全校专(兼)职档案工作人员。

3.8开展档案宣传工作和利用者教育活动。

3.9完成学校领导交办的其他任务。

4.高等学校档案部门的制度建设

4.1综合性的规章制度，包括各种综合性的实施办法、细则、规定。

4.2立卷归档制度，包括校内各部门立卷要求，各种门类和载体的档案归档范围、归档时间和归档办法。

4.3档案保管制度，包括档案的安全保护和库房、设备管理措施。

4.4档案的保密、保卫制度，包括档案的保密、保卫措施和对档案人员的相应要求。

4.5档案统计制度，包括统计时间、项目、内容、办法。

4.6开放档案的利用制度，包括确定档案开放与控制使用的具体范围和开放档案的管理办法等。

4.7未开放档案的利用制度，包括利用手续、方式、要求、批准权限和管理办法等。

4.8档案的鉴定制度，包括鉴定范围、组织、办法、程序、手续等。

4.9档案部门及下属科室负责人、全体人员的岗位责任制度，包括目标、职责、权限、任务、考核、奖惩措施等。

5.高等学校档案干部素质要求

5.1高等学校档案部门应配备政治上可靠、具有高中以上(大部分应为大专以上)文化水平和一定专业知识、年龄结构合理、数量足够的档案干部。

5.2高等学校档案干部要努力学习马列主义、毛泽东思想，坚持四项基本原则，执行党和国家方针政策，公正廉洁、严守党和国家机密。

5.3高等学校档案干部要热爱档案专业，忠于职守、埋头苦干，全心全意为人民服务。

5.4高等学校档案干部要认真学习档案专业知识，管理科学知识，还要学习自然科学、社会科学方面的知识，刻苦钻研业务，以保证工作的顺利进行。

5.5各级领导应为档案干部提高政治、业务素质和经济待遇创造条件，关心他们的思想、工作、生活。档案干部应相对稳定，一般不要轻易调离档案部门。

6.档案的收集

6.1收集范围

6.1.1学校在教学、科研、管理各项活动中直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料：

6.1.1.1《高等学校档案实体分类法》规定应归档的党群、行政、教学、科研、产品生产和科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会十大类文件材料；

6.1.1.2反映学校工作和活动的有保存价值的声像载体材料；

6.1.1.3征集国内外与学校有关的各种具有保存价值的其他材料；

6.1.1.4校内个人在其非职务活动中形成的文件材料，可按征集、代管、捐赠的方式处理。

6.1.2建国前学校的各类档案。

6.1.3并入学校的单位的档案。

6.1.4上级决定由本馆(室)保管的撤销单位的档案。

6.2立卷归档分工

6.2.1部门、课题组立卷归档是高校档案工作的基本制度和基础，各部门必须分工明确，协同配合。

6.2.2学校分管某个方面工作的校领导，各部门分管档案工作的负责人，都应把涉及相应的范围的档案工作列入自己的职责范围，督促有关部门、有关人员认真做好工作。

6.2.3全校性、综合性的由党委办公室、校长办公室负责立卷归档。其余按职能部门分工负责相应门类的立卷归档。

6.2.4立卷归档涉及多个部门的大类，由一个或几个主要职能部门归口，其他部门可向它们集中或靠拢。

6.3案卷的质量要求

6.3.1各门类档案的质量要求，总的是：遵循文件材料的形成规律，保持彼此之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

6.3.2卷内文件材料必须准确反映高等学校教学、科研和管理活动的真实内容，手续完备，制作和书写材料利于30年保存。

6.3.3管理内容的档案按问题、时间或重要程度排列，要注意密不可分的材料排列顺序：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；定稿在前，历次重要讨论稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后。

6.3.4专题性、成套性档案(含教学、科研、产品与科技开发、基建、设备、出版档案)按阶段、结构、部件等分别组卷。具体请参阅各工作规范。

6.3.5在充分照顾前述原则和不影响文件的有机联系情况下，同一内容的卷内文件可按永久、长期、短期先后排列。

6.3.5.1确定文件材料的保存价值，要根据学校工作需要和为国家积累历史文化财富的需要，准确进行判断：

凡反映学校主要职能活动和基本历史面貌，对本校、国家建设、历史研究有长远利用价值的，列为永久保管；

凡反映学校一般工作活动，在30年内对学校和社会有查考利用价值的，列为30年保管；

凡在较短时期内对学校工作有查考价值的，列为短期保管。

6.3.5.2对上级发来的文电，除少数直接针对本校，并要执行的重要文件，应永久保管外，其余多数为长期、短期保管。

6.3.6卷内文件要求文字材料在前，图样在后。图样按目录或图号排列，配套的特殊载体的文字材料按有关规定整理。

6.3.7立卷视文件材料数量的多寡进行。当同一问题的文件多时，可采用硬卷皮成卷或单份装订，一般不超过200页；当问题单一、文件较少，又不便一起归类时，可立薄卷。

6.3.8卷内文件材料按顺序排好后，装订的案卷无论单面或双面，只要是书写的文件材料，均应依次在非装订线一侧下角编页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料右上方加盖有单位名称、档号、件号的戳记，并逐项填写。

6.3.9每个案卷必须按规定格式逐件填写卷内目录，对文件材料原有题名不要随意更改和简化，若原有题名无实质内容或无题名的，要重新拟定并在前后加[ ]。没有责任者、年、月、日的文件，要考证清楚，及时补上。会议记录应概括出主要内容。声像材料应按规定内容标出与纸质载体、不同声像载体之间的参见号。

6.3.10卷内文件材料情况说明，应填在备考表内。若无说明，也应将立卷人、检查人姓名、时间写上。检查人应是立卷单位负责人。

6.3.11案卷题名应简明确切，体式一致。一般包括主要责任者、内容、名称(文种)等。部分案卷题名可以是项目的名称代字、代号及其组件、部件、阶段的代号和名称。一般写在卷面，不超过50字。

6.3.12 要去掉卷内文件上的金属物，托裱破损文件，字迹稍模糊的应复制与原件放在一起。装订用三孔一线，不装订的案卷，应按标准用细线逐件装订。

6.3.13除有特殊要求的外，档案的案卷格式和各种表格、卡片的内容、规格、用纸应统一。卷皮一般用250克以上较厚实的牛皮纸制成的全封闭式，规格为300毫米×220毫米，厚度由各校自定，一般为10、15、20、30、40、50、60毫米或自定；表格用纸为260毫米×185毫米，卡片为125毫米×75毫米，用70克以上的白色书写纸。某些特殊规格以国家制定的有关标准为准。

6.4归档时间和手续

6.4.1党政部门和能按年度归档的部门在次年六月底以前归档。

6.4.2教学部门和能按教学年度归档的部门应在次年寒假前归档。

6.4.3科研、基建项目和专题性、成套性档案，在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档。

6.4.4随时接收上级规定应接收的档案。

6.4.5接收档案必须履行手续，填写移交清册，一式二份，写明案卷标题，卷内文件页数，案卷数量，移交时间，交接双方要签名盖章。

7. 档案的整理

7.1划分全宗

7.1.1档案必须按全宗整理，同一个全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混杂。

7.1.2建国前档案有两个以上全宗的，按全宗分别整理。

7.1.3建国后各校形成的包括各门类和载体的档案，全宗名称不因学校名称变动而改变。

7.2档案的分类、编号、排架

7.2.1档案分类编号是在文件收集齐全的基础上，按一定原则和属性逐卷分别归类编号。有检索分类号和实体分类号(档号)。

7.2.2检索分类是按专题、类别，系统揭示档案内容，属大范围组织检索工具的分类，其编号按《中国档案分类法——教育档案分类表》确定。

7.2.3实体分类是以全宗为单位按档案产生的领域范畴，结合记述的内容性质，对库存档案整理、编号，排架组织馆藏。

7.2.4档案实体按档号顺序排架。档号一般是各类档案的最下位类目顺序编码。年度为自然年度或教学年度，按各类规范要求确定。

7.2.5档案分类、编号、排架，一经确定，不可随意变动。

7.3档案检索工具的编制

7.3.1案卷目录应根据不同门类档案的具体情况分年度编制，做到不出现重复的档号。

7.3.2从实际出发逐步编制配套的其他检索和参考工具：档案馆(室)指南、全宗介绍、分类目录、全引目录、专题目录和文件字号索引，有条件的学校，还应按《档案著录规则》要求编制人物卡片、著录卡片及资料目录。

8．档案的计算机管理

8.1档案部门应纳入学校自动化信息管理网络，积极开发和利用国家教委推荐的、与本规范配套的计算机档案管理系统，提高开发利用档案信息资源的能力。

8.2计算机档案管理系统应用软件的配置环境、机种选型要和本单位自动化信息管理网络相一致。最好尽可能选用容量较大、档次较高的计算机，软件编程语言为关系型数据库系统，输出设备为较为先进的打字机。以保证档案科学管理的需要和高校教育管理信息系统联网要求。

9.档案的保管

9.1库房要求

9.1.1新建的库房基本符合国家档案局、建设部发布的《档案馆库房建筑设计规范》，对于原有不合格库房，应按该规范要求逐步改造。

9.1.2库房应有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施。

9.1.3库房标准温度为14～24℃，标准相对湿度为45—60％。

9.2档案部门应纳入学校自动化管理系统，根据工作需要逐步设置计算机、复印机、照像 (翻拍)机、录像机、去湿机、空调机、吸尘器等。

9.3案卷入库时应检查帐、卡、物是否相符。以全宗为单位，按不同门类、载体、依档号顺序排列。

9.4案卷应依档号顺序排放，库房框架应编顺序号，各柜、各库和全馆(室)均应有档案资料存放标志图、示意图。

9.5档案部门应对档案的安全定期组织检查，记录在案。发现问题，及时解决。对破损、褪变档案要及时修补复制。

9.6声像载体档案的保管，按本规范第四章执行。

10.档案的鉴定和统计

10.1档案部门要按规定进行鉴定

10.1.1档案部门应根据本规范并结合国家有关保管期限原则规定，对已满期的档案进行鉴定。

10.1.2在分管校长领导下，档案部门和有关部门组成鉴定小组，采用直接鉴定的方法，以一个年度和一个项目的成套档案材料为基础，按照分工，个人初鉴，集体审查，对到期的档案，提出销毁或延长保管期的意见，登记造册经分管校长批准后，方可存毁。

10.1.3销毁档案时必须有两人监销，并在销毁清册上签字。

10.2档案部门要确定专人负责统计

10.2.1建立健全统计台帐，掌握档案的收进、整理、利用、移出、销毁和馆(室)内各种情况数据，按省、市档案部门和院校主管部门的要求及时报送各种报表。

10.2.2按上级主管部门和学校要求进行定期的综合或专项统计分析。

10.2.3对统计数字进行综合分析，找出存在的问题，提出改进措施、建议，报告学校领导。

11．档案的开放利用  

11.1档案部门人员要熟悉馆藏，主动提供利用，起好领导和有关部门的助手和参谋作用。

11.1.1要充分发扬各校优势，加强内外信息的综合开发利用，发挥档案的信息功能，定题跟踪服务，提高其社会效益和经济效益。

11.1.2馆(室)内应有检索、阅览室和复制设备，为利用者提供方便。

11.2珍贵档案应以复制件或缩微片代替原件提供利用。

11.3已建馆的学校，对馆藏档案，自形成之日起满三十年的，除未解密或需要控制使用部分外，均应按国家规定，报校长批准后，分期分批向社会开放，未建馆的不向社会开放。其他单位或个人需利用时，应持单位介绍信，经室主任或校办主任同意后，方可查阅。科技档案开放利用按国家档案局、国家科委《开发利用科学技术档案信息资源暂行办法》执行。涉及重大问题和机密的，还要报请校领导批准。

11.3.1对开放的档案，应认真审查内容，严格区分开放与控制使用的界限。

11.3.2利用开放档案，对国内利用者与台湾、香港、澳门同胞及外国人应有不同的要求。

11.3.3开放档案，应另编目录和检索工具，供利用者检索。

11.3.4专利成果档案的利用按《中华人民共和国专利法》的规定执行。

11.4利用手续

11.4.1凡利用馆(室)藏档案，均应按本馆(室)规定办理利用手续，填写《档案供阅登记簿》，对校外单位和有关人员还应按照国家规定收费。

11.4.2利用结束后，利用者应如实填写《档案利用效果登记表》，留馆(室)存查。

11.4.3对借出档案，档案部门要定期催还，发现损坏或丢失，应写出书面报告，根据不同情况，报学校按规定严肃处理。

12.档案的编研和学术研究

12.1高校档案部门应加强编研工作，对档案资料进行研究整理，编辑出版。参加学校信息网络整体建设和校内外编史修志，编写或配合有关部门编写重要参考资料。

12.1.1编研的重要参考资料包括：学校沿革表；历任校领导(含副职)职务名称及任免；学校各种基础数据{正编；年鉴、学校大事记(可与党办、校办合编)；重要档案史料汇编；重要专题档案汇编(如学生运动、规章制度、科研成果、重要教材、基建工程、大型设备等)；重要会议简介等等。

12.1.2档案部门对编纂的各种汇编要注意把关，保证质量。必要时应报有关部门或分管校领导审查。

12.2高校档案部门要管好学校(校史)陈列馆(室)，加强与图书馆、博物馆(室)的联系，根据学校和社会需要，经校长批准，在适当时候通过展览和新闻媒介公布一定数量的档案资料。

12.3档案部门应认真组织本单位学术理论研究，参加本系统、本地区的档案协会(学会、研究会)活动，并起重要作用。

高等学校档案管理办法

 

（中华人民共和国教育部令第27号）

 

第一章 总则

第一条 为规范高等学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法，制定本办法。

第二条 本办法所称的高等学校档案(以下简称高校档案)，是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条 高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划。

第四条 国务院教育行政部门主管全国高校档案工作。省、自治区、直辖市人民政府教育行政部门主管本行政区域内高校档案工作。

国家档案行政部门和省、自治区、直辖市人民政府档案行政部门在职责范围内负责对高校档案工作的业务指导、监督和检查。

第五条 高校档案工作由高等学校校长领导，其主要职责是：

(一)贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；

(二)将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；

(三)建立健全与办学规模相适应的高校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；

(四)研究决定高校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。

 

第二章 机构设置与人员配备

第六条 高校档案机构包括档案馆和综合档案室。

具备下列条件之一的高等学校应当设立档案馆：

(一)建校历史在50年以上；

(二)全日制在校生规模在1万人以上；

(三)已集中保管的档案、资料在3万卷(长度300延长米)以上。

未设立档案馆的高等学校应当设立综合档案室。

第七条 高校档案机构是保存和提供利用学校档案的专门机构，应当具备符合要求的档案库房和管理设施。

需要特殊条件保管或者利用频繁且具有一定独立性的档案，可以根据实际需要设立分室单独保管。分室是高校档案机构的分支机构。

第八条　高校档案机构的管理职责是：

(一)贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；

(二)拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；

(三)负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；

(四)编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；

(五)组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

(六)开展档案的开放和利用工作；

(七)开展学校档案工作人员的业务培训；

(八)利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；

(九)开展国内外档案学术研究和交流活动。

有条件的高校档案机构，可以申请创设爱国主义教育基地。

第九条　高校档案馆设馆长一名，根据需要可以设副馆长一至二名。综合档案室设主任一名，根据需要可以设副主任一至二名。

馆长、副馆长和综合档案室主任(馆长和综合档案室主任，以下简称为高校档案机构负责人)，应当具备以下条件：

(一)热心档案事业，具有高级以上专业技术职务任职经历；

(二)有组织管理能力，具有开拓创新意识和精神；

(三)年富力强，身体健康。

第十条  高等学校应当为高校档案机构配备专职档案工作人员。

高校专职档案工作人员列入学校事业编制。其编制人数由学校根据本校档案机构的档案数量和工作任务确定。

第十一条　高校档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

第十二条　高校档案机构中的专职档案工作人员，实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。

第十三条　高等学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并可以按照有关规定予以补助。

 

第三章 档案管理

第十四条　高等学校应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学校档案管理水平。

第十五条　高等学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围是：

(一)党群类：主要包括高等学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

(二)行政类：主要包括高等学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。

(三)学生类：主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

(四)教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》((87)教办字016号)的相关规定执行。

(五)科研类：按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》(国档发〔1987〕6号)执行。

(六)基本建设类：按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发〔1988〕4号)执行。

(七)仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

(八)产品生产类：主要包括高等学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。

(九)出版物类：主要包括高等学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

(十)外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

(十一)财会类：按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》(财会字〔1998〕32号)执行。

高等学校可以根据学校实际情况确定归档范围。归档的档案材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带等各种载体形式。

第十六条　高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。

学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本部门负责档案工作的人员检查合格后向高校档案机构移交。

第十七条　归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB／T 18894-2002)执行。

第十八条　高校档案材料归档时间为：

(一)学校各部门应当在次学年6月底前归档；

(二)各院系等应当在次学年寒假前归档；

(三)科研类档案应当在项目完成后两个月内归档，基建类档案应当在项目完成后三个月内归档。

第十九条　高校档案机构应当对档案进行整理、分类、鉴定和编号。

第二十条　高校档案机构应当按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册报校长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第二十一条　高校档案机构应当采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。

第二十二条　高校档案由高校档案机构保管。在国家需要时，高等学校应当提供所需的档案原件或者复制件。

第二十三条　高等学校与其他单位分工协作完成的项目，高校档案机构应当至少保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应当将复制件送交高校档案机构保存。

第二十四条　高等学校中的个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。

对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，高校档案机构可以通过征集、代管等形式进行管理。

高校档案机构对于与学校有关的各种档案史料的征集，应当制定专门的制度和办法。

第二十五条　高校档案机构应当对所存档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患，遇有特殊情况，应当立即向校长报告，及时处理。

档案库房的技术管理工作，应当建立、健全有关规章制度，由专人负责。

第二十六条　高校档案机构应当认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

 

第四章 档案的利用与公布

第二十七条　高校档案机构应当按照国家有关规定公布档案。未经高等学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。

属下列情况之一者，不对外公布：

(一)涉及国家秘密的；

(二)涉及专利或者技术秘密的；

(三)涉及个人隐私的；

(四)档案形成单位规定限制利用的。

第二十八条　凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。

境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。

第二十九条　查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经档案机构负责人批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意，必要时报请校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学校保密工作部门批准。

第三十条　高校档案机构提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应当经档案机构负责人批准。

加盖高校档案机构公章的档案复制件，与原件具有同等效力。

第三十一条　高校档案开放应当设立专门的阅览室，并编制必要的检索工具(著录标准按《档案著录规则》(DA／T18-1999)执行)，提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等，为社会利用档案创造便利条件。

第三十二条　高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构。

高校档案机构应当为社会利用档案创造便利条件，用于公益目的的，不得收取费用；用于个人或者商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用。

社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，高校档案机构应当无偿和优先提供。

第三十三条　寄存在高校档案机构的档案，归寄存者所有。高校档案机构如果需要向社会提供利用，应当征得寄存者同意。

第三十四条　高校档案机构应当积极开展档案的编研工作。出版档案史料和公布档案，应当经档案形成单位同意，并报请校长批准。

第三十五条　高校档案机构应当采取多种形式(如举办档案展览、陈列、建设档案网站等)，积极开展档案宣传工作。有条件的高校，应当在相关专业的高年级开设有关档案管理的选修课。

 

第五章 条件保障

第三十六条　高等学校应当将高校档案工作所需经费列入学校预算，保证档案工作的需求。

第三十七条　高等学校应当为档案机构提供专用的、符合档案管理要求的档案库房，对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的馆库，按照《档案馆建设标准》(建标103-2008)的要求及时进行改扩建或者新建。

存放涉密档案应当设有专门库房。

存放声像、电子等特殊载体档案，应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。

第三十八条　高等学校应当设立专项经费，为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆(室)建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。

 

第六章 奖励与处罚

第三十九条　高等学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励：

(一)在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；

(二)在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；

(三)在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；

(四)将重要的或者珍贵的档案捐赠给高校档案机构的；

(五)同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

第四十条　有下列行为之一的，高等学校应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

(一)玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

(二)违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

(三)涂改、伪造档案的；

(四)擅自出卖、赠送、交换档案的；

(五)不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

(六)其他违反档案法律法规的行为。

 

第七章 附则

第四十一条　本办法适用于各类普通高等学校、成人高等学校。

第四十二条　高等学校可以根据本办法制订实施细则。

高等学校附属单位(包括附属医院、校办企业等)的档案管理，由学校根据实际情况自主确定。

第四十三条　本办法自2008年9月1日起施行。国家教育委员会1989年10月10日发布的《普通高等学校档案管理办法》(国家教育委员会令第6号)同时废止。

档案行政处罚程序暂行规定

 

(2000年5月10日 国家档案局发布)

第一章 总则

第一条  为了规范档案行政处罚行为，保障和监督档案行政管理部门有效实施行政管理，保护公民、法人或者其他组织的合法权益、根据《中华人民共和国行政处罚法》(以下简称《行政处罚法》)、《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)和《中华人民共和国档案法实施办法》(以下简称《档案法实施办法》)，制定本规定。

第二条  县级以上人民政府档案行政管理部门(以下简称档案行政管理部门)实施档案行政处罚适用本规定。

第三条  实施档案行政处罚应当遵循以下原则：

(一)以《行政处罚法》、《档案法》、《档案法实施办法》等法律、法规为依据；

(二)事实清楚、证据充分、程序合法、处罚适当；

(三)公正、公开、及时；

(四)处罚与教育相结合。

第四条  公民、法人或者其他组织对档案行政管理部门所给予的行政处罚，享有陈述权、申辩权；对档案行政处罚不服的，有权依法申请行政复议或者提起行政诉讼。公民、法人或者其他组织因档案行政管理部门违法给予行政处罚受到损害的，有权依法提出赔偿要求。

第五条  违法行为构成犯罪的，档案行政管理部门必须将案件移送司法机关追究刑事责任，不得以行政处罚代替刑事处罚。

 

第二章 管辖

第六条  国家档案局负责对发生在中央和国家机关各部门、国务院直属企业事业单位以及依照国家有关规定不属于登记范围的全国性社会团体的档案违法行为实施行政处罚。

第七条  档案行政处罚由违法行为发生地的档案行政管理部门依照职权管辖。法律、行政法规另有规定的，从其规定。

第八条  对档案行政处罚管辖发生争议的，应当报请共同的上一级档案行政管理部门指定管辖。

第九条  上级档案行政管理部门在必要时可以办理下级档案行政管理部门管辖的行政处罚案件；也可以把自己管辖的行政处罚案件交下级档案行政管理部门办理。下级档案行政管理部门认为其管辖的行政处罚案件重大、复杂，需要由上级档案行政管理部门办理时，可以报请上一级档案行政管理部门决定。

第十条  档案违法行为在二年内未被发现的，不再给予档案行政处罚。

 

第三章  种类和决定

第十一条  档案行政处罚的种类包括：(一)警告；(二)罚款；(三) 没收违法所得。

第十二条  实施档案行政处罚，应当具备下列条件：
 (一)有明确的违法行为人；(二)有具体的违法事实和证据；(三)有法律、法规或者规章的依据；(四)属于查处的机关管辖。

第十三条  档案行政执法人员在调查处理档案行政处罚案件时，不得少于二人，并应向当事人或者有关人员出示执法证件。

第十四条  档案行政执法人员与当事人或者案件有直接利害关系的，应当回避。回避由档案行政管理部门负责人或者上级档案行政管理部门决定。回避未被决定之前，不得停止对案件的调查处理。

第十五条  档案行政执法人员在调查处理档案行政处罚案件时，应当依法收集证据。证据包括物证、书证、证人证言、视听资料、当事人陈述、调查笔录、勘验笔录和鉴定结论及其他依法可作为证据的。证据必须经过查证属实，才能作为认定案件事实的根据。

第十六条  档案行政执法人员在调查处理档案行政处罚案件时，应当询问当事人或者其他知情人，并制作档案行政处罚询问笔录。询问笔录应当由被询问人签名或者盖章。当事人或者有关人员应当如实回答询问，并协助调查或检查，不得阻挠。
 第十七条  档案行政管理部门在作出行政处罚决定之前，应当告知当事人作出处罚的事实、理由和依据以及当事人依法享有的权利。
 第十八条  档案行政处罚案件的当事人有权进行陈述和申辩。档案行政管理部门必须充分听取当事人的意见，对当事人提出的事实、理由和证据，应当进行复核，经复核成立的，应当采纳。档案行政管理部门不得因当事人申辩而加重处罚。

第十九条  档案行政管理部门对调查终结的档案违法行为根据不同情况可以分别作出如下决定：
 (一)确有应受档案行政处罚的违法行为的，根据情节轻重及具体情况，作出行政处罚决定；(二)违法行为轻微，依法可以不予档案行政处罚的，不予行政处罚；(三)违法事实不能成立的，不得给予档案行政处罚；(四)违法行为已构成犯罪的，移送司法机关；(五)认为应当给予当事人或者受处罚单位直接负责的主管人员行政处分的，向其所在单位或有关主管部门提出建议。对于案情复杂或者重大违法行为给予较重的档案行政处罚的，档案行政管理部门的负责人应当集体讨论决定。

第二十条  档案行政管理部门给予行政处罚的，应当制作档案行政处罚决定书。档案行政处罚决定书应当载明下列事项：
 (一)当事人的姓名或者名称、地址；(二)违反法律、法规或者规章的事实和证据；(三)档案行政处罚的种类和依据；(四)档案行政处罚的履行方式和期限；(五)不服档案行政处罚决定，申请行政复议或者提起诉讼的途径和期限；(六)作出档案行政处罚决定的档案行政管理部门的名称、印章和作出决定的日期。

第二十一条  档案行政处罚决定书应当在宣告后当场交付当事人；当事人不在场的，档案行政管理部门应当在七日内依照民事诉讼法有关送达的规定，将档案行政处罚决定书送达当事人。

第二十二条  档案行政管理部门在作出档案行政处罚之前，不依照规定向当事人告知给予行政处罚的事实、理由和依据，或者拒绝听取当事人陈述、申辩，行政处罚不能成立；当事人放弃陈述或者申辩权利的除外。

第二十三条  档案行政管理部门作出对单位处以伍万元以上罚款，对个人处以三千元以上罚款决定之前，应当告知当事人有要求举行听证的权利；当事人要求听证的，应当在被告知后三日内提出，档案行政管理部门应当组织听证。当事人不承担听证的费用。

第二十四条  听证依照《行政处罚法》第四十二条规定的程序进行。 听证结束后，档案行政管理部门依照本规定第十九条作出决定。

 

第四章 执行

第二十五条  档案行政处罚决定依法作出后，当事人应当按照档案行政处罚决定书规定的内容、方式和期限，予以履行。

第二十六条  当事人对档案行政处罚决定不服申请行政复议或者提起诉讼的，行政处罚不停止执行，法律另有规定的除外。

第二十七条  罚款、没收违法所得的款项，必须按照国家规定处理。作出罚款决定的档案行政管理部门应当与收缴罚款的机构分离，当事人应当自收到档案行政处罚决定书之日起十五日内，到档案行政管理部门指定的银行缴纳罚款。

第二十八条  对当事人在十五日内不缴纳罚款的，档案行政管理部门可以每日按罚款数额百分之三加处罚款。当事人确有经济困难，需要延期或者分期缴纳罚款的，经当事人申请和档案行政管理部门批准，可以暂缓或者分期缴纳。

第二十九条  当事人逾期不履行档案行政处罚决定的，作出行政处罚的档案行政管理部门可以申请人民法院强制执行。

第三十条  档案行政管理部门应当建立健全行政处罚的监督制度和案件备案制度。档案行政管理部门的法制工作机构或承担法制工作的机构负责对本机关作出的行政处罚行为实施监督。上级档案行政管理部门对下级档案行政管理部门作出的行政处罚行为实施监督。下级档案行政管理部门应每年向上一级档案行政管理部门报告一次本地区档案行政处罚案件的发生和处理情况，对重大档案行政处罚案件应当及时报告上级档案行政管理部门。

第三十一条  公民、法人或者其他组织对档案行政管理部门作出的行政处罚有权申诉或者检举；档案行政管理部门应当认真审查，发现确有错误的，应当主动改正。

第三十二条  档案行政处罚案件结束后，承办人应将所处理案件的全部材料归档。

 

第五章  附则

第三十三条  本规定由国家档案局负责解释。

第三十四条  本规定自发布之日起施行。

重庆市实施《中华人民共和国档案法》办法

 

（1998年3月28日重庆市第一届人民代表大会常务委员会第八次会议通过；根据2010年7月23日重庆市第三届人民代表大会常务委员会第十八次会议《关于修改部分地方性法规的决定》第五次修正）

 

第一章 总则

第一条 为了加强档案工作，有效地保护和利用档案，充分发挥档案在国民经济和社会发展中的作用，根据《中华人民共和国档案法》以及有关法律、法规，结合本市实际，制定本办法。

第二条 本市行政区域内的档案工作适用本办法。

本办法所称档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。具体范围由县级以上人民政府的档案行政管理部门依照国家规定确定。

本办法所称档案工作，是指档案行政管理，档案收集、整理、保管、提供利用以及档案教育、科研、宣传、外事活动等工作。

第三条 机关、团体、企业事业单位和其他组织以及公民，都应当遵守档案法律、法规，履行保护档案的义务。

第四条 各级人民政府应当加强对档案工作的领导，将档案事业的建设列入国民经济和社会发展计划，根据档案事业发展的需要，落实人员编制，统筹安排各级国家档案馆保管、保护、抢救档案所需的经费，并逐步增加对档案事业的投入。

第五条 档案工作应当严格保守国家秘密，实行统一领导、分级管理，维护档案完整与安全，便于社会利用的原则。

第六条 各级人民政府、各级档案行政管理部门以及有关单位应当重视档案法制宣传，对向国家捐赠重要、珍贵档案或者在档案工作中成绩突出的单位和个人，给予表彰奖励。

第二章 档案机构及其职责

第七条 市档案行政管理部门主管全市档案工作，负责本办法的实施，对全市的档案事业依法实行统筹规划，组织协调、监督和指导。

区县（自治县）档案行政管理部门主管本行政区域的档案工作。

乡（镇）人民政府、街道办事处应当指定人员负责保管本机关的档案，并对所属单位的档案工作实行监督、指导。

第八条 机关、团体、企业事业单位和其他组织应当加强对档案工作的领导和管理，保证档案工作的正常开展，所设立的档案机构或者配备的专兼职档案工作人员负责保管本单位的档案，并对所属单位的档案工作实行监督和指导。

第九条 各级各类档案馆依照国家有关规定，负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范围内的档案。

档案馆的设置和布局方案，依照国家档案行政管理部门的规定执行，具体办法由市档案行政管理部门制定。

第十条 档案工作人员应当具备档案和相关专业知识。

档案工作人员应当遵守档案法律、法规和规章，忠于职守，保守秘密，热情服务。

档案工作人员的合法权益受法律保护。

 

第三章 档案管理

第十一条 机关、团体、企业事业单位和其他组织及其工作人员在公务活动中形成的材料，按照国家规定应当归档的，由文秘或者其他业务部门整理立卷，按时向本单位档案机构移交，集中管理，不得拒绝归档。

国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。

第十二条 城市规划区内的建设项目和科学技术研究项目在验收、鉴定前，应当先由建设行政主管部门或者科学技术行政主管部门会同项目主管部门对项目档案进行验收。县级以上重点建设项目和重大科学技术研究项目在验收、鉴定前，应当先由档案行政管理部门会同建设行政主管部门或者科学技术行政主管部门和项目主管部门对项目档案进行验收。

第十三条 机关、团体、企业事业单位和其他组织必须按照国家规定，定期向档案馆移交档案。有特殊情况不能按期移交的，经同级档案行政管理部门同意后可以延期移交。

撤销、合并后的机关、团体、企业事业单位的档案，依照国家有关规定清理、移交。

国有破产企业的档案向有关档案馆移交。

第十四条 禁止出卖或者赠送、转让、交换属于国家所有的档案。

国有企业事业单位资产转让时，转让有关档案的具体程序与办法，依照国家档案行政管理部门的规定办理。

第十五条 集体所有的和个人所有的对国家和社会具有保存价值或者应当保密的档案，档案所有者应当妥善保管。对因保管条件恶劣或者其他原因可能导致档案损毁或者不安全的，各级国家档案馆有权代为保管或者采取其他措施，确保档案的完整和安全；必要时可以收购或者征购。

第十六条 严禁倒卖档案牟利。

严禁将档案卖给或者赠送给境外组织和个人。

第十七条 属于国家所有的档案和本办法第十五条规定的档案以及这些档案的复制件，禁止私自携带、运输、邮寄出境。需要出境的，应当经市级主管部门同意，并报市档案行政管理部门批准；海关凭批准文件查验放行。

第十八条 机关、国有企业事业单位以及主要由国家拨给经费的团体或者组织的档案，归国家所有。其他社会组织的档案属于该组织所有。

中外合资企业、中外合作企业的档案，属于投资者共同所有，法律另有规定的除外。

个人在非公务活动中形成的档案或者因继承、受赠获得的档案属于个人所有。

第十九条 博物馆、图书馆、文化馆、纪念馆等单位保管的文物、图书资料同时是档案的，可以按照法律和行政法规的规定，由上述单位自行管理。

档案馆和上述单位在档案的利用方面应当相互协作，可以交换档案的复制件、重复件及其目录。

第二十条 档案馆和拥有档案的单位，应当根据国家档案行政管理部门的规定定期对档案进行鉴定，确定档案的保存价值和保管期限，销毁不需要保存的档案。

销毁档案应当严格审批手续，禁止擅自销毁档案。

第二十一条 保密档案的管理和利用，档案密级的确定、变更和解密，必须按照国家有关保密的法律和法规办理。

第二十二条 机关、团体、企业事业单位和其他组织应当建立档案登记统计制度，按照规定向档案行政管理部门报送统计资料。

第二十三条 档案馆建筑应当符合国家规定的档案馆建筑设计规范。档案馆周边环境应当根据国家和市人民政府的规定予以保护。

档案馆和各单位档案机构的库房应当具备防火、防盗、防尘、防潮、防蛀、防高温和防御有害生物、有害气体的条件和设施，确保档案的安全。

第二十四条 档案馆和各单位对霉烂、虫蛀、破损、字迹褪变的档案，应当及时采取有效措施进行抢救。

第二十五条 各级各类档案馆，机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构，应当建立科学的管理制度，便于对档案的利用；配备必要的设施.确保档案的安全；采用先进技术，实现档案管理的现代化。

第二十六条 县级以上人民政府的档案行政管理部门，可以对各单位档案工作进行评审，确定其档案管理的等级。

 

第四章 档案的利用和公布

第二十七条 各级国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满三十年向社会开放。经济、科学、技术、文化等类档案，可以随时向社会开放；涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案，向社会开放的期限可以多于三十年，具体期限按国家规定执行。

档案馆应当在向社会开放档案时，同时公布开放档案的目录，并为档案的利用创造便利条件，简化手续，提供方便。

第二十八条 单位和个人凭有效证明可以到地方的国家档案馆利用已开放的档案。

第二十九条 机关、团体、企业事业单位和其他组织以及公民，根据经济建设、教学、科研和其他各项工作的需要，可以按照国家档案行政管理部门的规定申请利用各级国家档案馆未开放的档案和各单位保存的档案。对符合条件的档案利用者，档案保存单位应当及时提供使用。

中外合资企业、中外合作企业利用合资、合作中方单位原有档案的，按照双方协议、合同的规定办理。

第三十条 属于国家所有的档案，档案馆或者档案行政管理部门可以通过下列形式向社会公布：

（一）编辑出版、陈列展览档案；

（二）依照规定出售和散发、张贴档案复制件；

（三）通过报刊、广播、电视播放、展示档案；

（四）在公众计算机信息网络上传播档案的全部或者部分原文。

未经档案馆或者档案行政管理部门同意，任何组织和个人无权公布属于国家所有的档案。

第三十一条 向档案馆移交、寄存、捐赠档案的单位和个人，对其档案有优先使用的权利，并可以对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制使用的意见，档案馆应当维护其合法权益。

对寄存在档案馆的档案，未经档案所有者的同意，档案馆不得提供给他人利用和公布。

第三十二条 提供利用属于国家所有的重要的或者珍贵的档案，应当是档案原件的复制件。档案复制件经档案保管单位盖章后，具有与档案原件同等的利用价值和引证效力。

第三十三条 各级各类档案馆按照规定实行有偿和无偿相结合的服务方式。收费项目和标准由市档案行政管理部门会同市物价部门制定。

第三十四条 全市要逐步建立以市档案馆为中心，区县（自治县）国家档案馆为主体，各级各类档案馆相联通的档案信息网络。全市档案信息网络的管理办法由市档案行政管理部门会同有关部门规定。

 

第五章 法律责任

第三十五条 有下列行为之一的，由县级以上人民政府的档案行政管理部门责令限期改正；有关主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分；造成损失的，承担赔偿责任：

（一）将职务活动中形成的应当归档的文件、资料据为已有，拒绝向档案机构、档案工作人员归档的；

（二）拒不按照规定向国家档案馆移交档案的；

（三）明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；

（四）擅自扩大档案馆接收范围的；

（五）不按照规定开放档案的；

（六）各级各类档案馆以及其他机关、团体、企业事业单位和组织的工作人员玩忽职守，造成档案损失的。

第三十六条 有下列行为之一的，由县级以上人民政府的档案行政管理部门给予警告，对单位可处以三千元以上一万元以下的罚款；对直接责任人员可处以五千元以下的罚款；有违法所得的，没收违法所得，并可以依法征购所出卖或者赠送、转让的档案：

（一）损毁、丢失属于国家所有的档案的；

（二）擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）企业事业组织或个人擅自出卖或者转让国家所有的档案或属集体或个人所有但对国家和社会具有保存价值或应保密的档案的；

（五）倒卖档案或者将档案卖给、赠送给外国人的。

第三十七条 携带、运输、邮寄禁止出境的档案或者其复制件出境的，由海关予以没收，对责任人可处以五千元以下的罚款，对责任单位可处以三千元以上一万元以下的罚款；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。海关没收的档案或者档案复制件，应当移交给档案行政管理部门。

第三十八条 抢夺、窃取国家所有的档案的，以及违反档案法的规定，擅自出卖、转让国家所有的档案，构成犯罪的，依法追究刑事责任。

第三十九条 档案行政执法人员在进行执法检查、实施行政处罚时，应当出示统一印制的执法证件和出具统一印制的罚没收据、处罚决定书或者责令赔偿损失通知书。

第四十条 档案行政管理人员徇私舞弊、索贿受贿、玩忽职守、失密泄密的，由所在档案行政管理部门或者行政监察机关给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。

第四十一条 当事人对有关行政管理部门的行政处罚决定不服的，可以依法申请行政复议或者提起行政诉讼。不申请复议或者不提起诉讼又拒不履行处罚决定的，有关行政管理部门可以依法申请人民法院强制执行。

 

第六章 附则

第四十二条 外资企业的档案工作，依照国家有关规定执行。

第四十三条 本办法自1998年7月1日起施行。

重庆市教育委员会  重庆市档案局
关于贯彻《高等学校档案管理办法》的实施意见

 

渝教办〔2009〕58号

 

各高校：

根据教育部、国家档案局签署的《高等学校档案管理办法》（以下简称“27号令”）精神，结合我市高校工作实际，现提出以下贯彻实施意见：

一、认真学习领会“27号令”精神，切实加强对档案工作的领导

各高校要充分认识“27号令”的实施对推进高校档案工作规范化管理和科学发展的重要意义，积极组织学习宣传，深刻领会其实质和内涵，把贯彻执行“27号令”列入学校工作的议事日程，并作为档案普法的重要内容之一。建立健全档案工作由校长领导、分管校领导协助负责的工作机制，把高校档案工作纳入学校整体发展规划，明确学校各部门工作职责，确保档案工作与其他各项工作同步、协调、健康发展。

二、进一步完善档案管理体制和各项工作制度，加强档案工作队伍建设

各高校要按照“27号令”的要求，进一步完善档案管理体制，建立健全与学校办学规模相适应的档案工作机构。符合建馆要求的高校应设立档案馆，其他高校应设立综合档案室。各高校应配备具备条件的档案机构负责人和适应工作需要的专职档案人员，落实专职档案工作人员的编制。专职档案工作人员实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，应当按照有关规定予以补助。高校档案工作机构要认真履行管理职责，修订完善档案管理制度，加强对专兼职档案工作人员的思想教育和业务培训，不断提高档案工作人员的业务素质和工作水平，保持高校档案队伍的相对稳定，确保高校档案事业不断向前推进。

三、严格执行档案工作的各项要求，不断提高高校档案管理水平

高校档案工作机构要加强对学校各部门及下属单位档案工作的指导和监督力度，严格规范档案管理工作，坚持不懈地加强档案基础业务建设。各高校要以档案信息资源建设为核心，树立以人为本和重视民生档案的理念；要加强市重点建设项目、市重大科研项目、重要会议、重大活动的建档指导工作，丰富档案门类，优化馆（室）藏结构；要不断推进高校档案信息化建设，对纸质档案材料和电子档案材料同步归档，开展传统载体档案数字化、基础档案数据库建设，实行文档一体化管理；民办高校尤其要加强对财会类档案的规范化管理。

四、丰富档案利用工作的内容和手段，提升档案工作公共服务能力

高校档案工作要围绕学校大局，在为学校教学、科研及各项管理提供档案利用服务的同时，根据国家有关规定，为社会和人民群众利用档案创造便利条件。要制定相关的利用办法，简化利用手续，配备利用设施。对可开放的档案，应专门编制利用指南和开放目录。积极开展档案编研工作，形成有特色的档案编研成果，并通过档案陈列、展览、媒体、网站等多种途径，开展档案宣传。有条件的高校，可在相关专业的高年级开设有关档案管理的选修课。高校档案机构要进一步丰富服务民生的手段，创新服务机制，拓展高校档案馆（室）的教育、文化和公共服务功能。

五、确保档案工作所需经费和物质条件，加快档案现代化管理进程

各高校应不断适应学校教育事业改革和发展的需要，加大对档案工作的经费投入，将档案工作所需经费列入学校预算。根据《档案馆建设标准》（建标103—2008），档案馆应为独立建筑，库房、档案整理、数字加工、数据库机房、电子阅览室、档案熏蒸室等功能用房实行一体化流程管理，对不适应档案事业发展的档案馆库及时进行改扩建或新建，落实档案库房、所需设备和经费，改善档案保管和利用条件，确保档案实体的安全维护和便捷服务。要设立专项经费，加快数字档案馆（室）建设，保障档案信息化建设与数字化校园建设同步建设和发展。

各高校应对照“27号令”的要求，对学校档案工作情况进行一次全面检查，针对发现问题及时整改，并根据本校档案工作实际制定具体贯彻实施意见，并将贯彻实施情况于2009年年底前报市教委和市档案局备案。市教委和市档案局将适时对各高校贯彻实施情况进行专项检查。

 

 

二○○九年七月九日  

重庆市教育委员会 重庆市档案局

 

重庆科技学院档案管理制度

 

(经2009年7月10日校长办公会审议通过)

 

一、总则

第一条 为了加强对学校档案的科学管理，更好地为学校各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、教育部和国家档案局第27号令《高等学校档案管理办法》及有关文件精神，特制定本制度。

第二条  我校档案是指学校从事党群、行政、教学、科研、产品、基建、仪器设备、出版、外事、财会、声像等11类的档案管理以及其他各项活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条  学校档案真实地记录和反映了我校的历史，是评估教学质量、科研水平、考核师生员工、衡量学校管理水平、维护学校权益以及编写校史等的重要依据，是党和国家的宝贵财富，应由学校档案室集中统一保管。

第四条  档案工作是我校各项管理工作的组成部分，是反映和维护学校真实历史面貌的一项重要工作，是办好学校的重要基础工作之一。

 

二、体制和任务

第五条  学校档案室是学校档案工作的业务管理部门，挂靠学校党政办公室，是永久保存和提供利用本校档案的科学文化事业机构。其业务工作接受上级档案行政管理部门的指导、监督和检查。

第六条  学校档案室的基本任务

(一)贯彻执行党和国家关于档案工作的法令、政策和规定,制定本校关于档案工作的规划和规章制度，并组织实施。

(二)指导、监督、检查校内各单位立卷归档工作，业务上领导校内各档案分室。

(三)负责对全校各类归档材料及重要资料的收集（接收）、整理、鉴定、编目、统计工作。

(四)编制各类档案的检索工具，编写有关档案的参考资料、汇编,积极开发信息资源，为学校各项工作和社会服务。

(五)保守档案机密，确保档案的完整和安全，做好档案保护工作,延长档案使用寿命。

(六)建立、健全学校档案工作网络，负责对全校专、兼职档案员进行业务培训。

(七)积极开展档案学术研究和交流活动，不断提高科学管理水平。

(八)广泛进行档案工作宣传，举办各种形式的档案展览,提高全校师生员工的档案意识。

第七条  学校各二级单位均有履行档案管理制度做好档案管理工作的责任与义务，必须有一名负责人分工主管本部门的档案工作，并配备1名专（兼）职人员，负责本部门档案的收集、整理、立卷和移交工作。

第八条  对某些情况特殊的单位视工作需要可设立档案分室,配备必要的专(兼)职档案人员，负责本部门文件材料的收集、整理、立卷、保管等工作。

第九条  档案工作人员必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的方针政策、热爱档案事业、忠于职守、遵守纪律，具备档案专业知识和一定的科学文化知识。

档案工作人员属档案专业技术人员，按《档案专业人员职务试行条例》，实行专业技术职务聘任制。

第十条  建立档案工作检查、考核制度，明确岗位职责，对成绩突出的给予表扬或奖励，对工作失职，造成档案损失，则要按照《中华人民共和国档案法实施办法》，追究责任。

 

三、文件材料的形成和归档

第十一条  建立、健全文件材料的立卷归档制度。各类文件材料由形成部门按学校档案室制定的立卷归档办法进行整理，并定期向校档案室移交。各单位不得以任何借口不交，或将档案资料据为己有。

对本校知名人士在非职务活动中形成的各种载体的文件材料，由档案室通过征集（收集）、复制、整理、组成名人全宗档案集中统一管理（或代管）。

第十二条  各单位应把文件材料的形成、积累、整理和归档工作纳入本部门工作计划，在布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作，实现统一管理；并列入有关人员的职责范围和个人岗位职责之中， 作为考核、评审和奖励的依据之一。

第十三条  文书处理人员应把办理完毕的文件材料及时整理、立卷，并于次年六月底之前向档案室移交。归档材料应做到完整、准确、系统，归档时除立卷人签字外，还须部门领导审签。

第十四条  各业务处、系、室（所），对每一项教学、科研、基建、设备、产品、外事及专利等技术项目，均应有完整、准确、系统的科技文件材料归档保存。

在每项任务开始时，要指定专人负责有关项目科技文件材料的形成、积累、归档工作。归档时单位负责人要审查签字，没有完整、准确、系统的科技文件材料，不予验收，不予上报成果。

 

四、档案的管理和利用

第十五条  档案室的全部档案都要进行科学的分类、编号、排列上架，编制适合现代化管理需要的检索工具，逐步实现微机管理，以提高科学管理水平和服务质量。

第十六条  档案部门应注意档案的安全，做好档案保护工作。档案库房应具有防潮湿、防高温、防盗、防火、防霉变、防虫、防鼠、防强光等措施，并不断改进档案保护技术，及时修补、修复、延长档案的寿命。

第十七条  档案室应建立档案统计制度，定期对档案案卷质量、档案进出及保管利用情况进行检查和统计。

第十八条  档案室要定期做好鉴定工作，并组织熟悉有关专业的人员和档案人员参加鉴定。凡需销毁的档案应征得有关部门的同意，并造具清册，报主管校长审批。销毁档案时要指定专人监销。

第十九条  档案室应会同有关部门，进行档案密级审查。根据上级规定，及时调整密级，以利档案的利用和交流。

第二十条  档案室应积极主动地开展档案利用工作，制定档案借阅制度和复制制度，设立阅览室，为利用者提供方便。

第二十一条  档案室按照《中华人民共和国档案法》的规定，向全校以至社会开放属于开放范围的档案。

第二十二条  档案室所需的业务建设费用，列入学校事业费预算，并单独立项，由学校档案室室统一掌握使用。各业务职能部门应对保存本部门归档文件所需的档案装具等设备，在其经费中给予必要的支持。

 

五、附则

第二十三条  本办法由学校档案室会同有关部门，制定档案工作的各项具体规章制度，并组织实施。

第二十四条  本办法由学校档案室负责解释。

第二十五条  本办法自审议通过之日起施行。

重庆科技学院档案借阅制度

 

（2009年7月11日印发）

 

为加强对档案借阅的规范管理，特制定本制度。

一、凡持有合法证明的单位和个人，在说明利用档案目的和范围后，均可查阅利用属于开放范围的档案，并可以摘录和复制。

二、校属各单位借阅档案，一律在阅览室查阅，借阅人不得擅自将案卷带出本馆。如确因工作需要须借出馆外时，必须由借阅部门负责人亲自出具证明并经档案室领导同意。借阅时间不得超过一周。若须延长借阅时间，必须到档案室办理续借手续，借阅单位必须保证档案案卷完整无损。

三、利用者要求复制档案，由我校档案室负责办理，并按规定合理收费。

四、借阅他人的科研成果（论文）档案时，须事先征得科研处同意并出具证明，必要时要报请校领导审查批准。已获专利权项目的科研档案材料，在专利权有限期内档案不向外借；专利权失效后方可借阅。

五、港澳和台湾同胞、海外华侨要求利用档案，须经有关主管部门同意。

六、外国机关或个人要求利用档案，应按国家有关规定办理。

七、损坏、涂改档案者，按国家和学校的有关规定给予处罚。

八、本制度自印发之日起施行。

重庆科技学院档案鉴定、销毁制度

 

(经2009年7月10日校长办公会审议通过)

 

档案的鉴定、销毁是档案管理的一项重要工作，为加强对档案鉴定、销毁的规范管理，特制定本制度。

一、在分管校领导的领导下，档案室及有关部门负责人与负责该门类档案的档案员组成鉴定小组，按照分工，先个人初鉴、再集体审查的程序，对需要变更密级、销毁、延长保管、向社会开放的档案进行鉴定，具体工作由档案室组织。

二、鉴定小组由档案人员和档案立卷单位的有关业务人员以及有关分管领导3－5人组成。

三、对正在整理归档的材料，要用全面的、历史的、发展的观点鉴定材料的价值，准确把握归档范围和保管期限，有异议的由鉴定小组裁定。根据国家档案局第8号令规定，机关文书档案的保管期限限定为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。

四、对保密期限已满的档案。由鉴定小组提出是否变更密级或解密的意见，报分管校领导批准，做出是否变更密级或解密的决定。

五、对超过保存期限的档案，由鉴定小组提出销毁或延长保管期限的意见，报分管校领导批准，做出是否销毁或延长保管的决定。

六、对已到开放期限的档案，由鉴定小组提出是否向社会开放的意见，报分管校领导批准，做出是否向社会开放的决定。

七、销毁档案须填写清单、注明鉴定时间和参加鉴定的人员，并送上级部门指定的销毁地点销毁。销毁时由3人执行，销毁后在清单上签字，并注明销毁日期。

八、本制度由学校档案室负责解释。

九、本制度自审议通过之日起施行。

重庆科技学院档案库房管理制度

 

（2009年7月11日印发）

 

为加强档案室库房管理，特制定本制度。

一、高校档案室是党和国家永久保管档案信息资源的基地之一，是高校教学、科研和各方面利用档案信息资源的中心。档案库房是机要重地，非本档案室工作人员不得擅自进入库房。

二、档案入库前必须认真检查案卷质量，清点档案数目、登记档案内容。

三、各类档案应按类分别保管，珍贵档案要专柜专人保管。

四、严防火警。严禁吸烟、严禁存放易燃易爆物品、严禁明火装置。定期检查消防设备、电路和电器设备，及时排除隐患。

五、每天检查、登记库房的温湿度，适时启闭调温、去湿设备，保持档案保管的良好条件。

六、严防虫患。定期检查，发现虫情要及时处理。

七、经常打扫除尘，搞好清洁卫生。

八、注意拉好窗帘，避免阳光直射。

九、每天下班前要关闭库房门窗，锁好柜门，切断电源。

十、每学期结束前对案卷进行一次总清点。

十一、本制度由学校档案室负责解释。

十二、本制度自印发之日起施行。

 

重庆科技学院档案立卷归档制度

 

（2009年7月15日印发）

 

为加强学校档案业务建设，做到门类齐全、分类规范、立卷合理、管理科学，使档案工作的各个环节规范化，更有效地保护和利用档案，为学校和社会服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和教育部、国家档案局第27号令《高等学校档案管理办法》等有关法律和法规，特制定本制度。  

一、立卷归档原则

（一）学校档案工作，由档案室集中统一管理全校11类档案，并对校属各立卷归档部门的档案立卷归档工作实行监督和指导，使学校档案工作有序地开展。

（二）学校档案工作实行校属各立卷归档部门的领导目标责任制。实行谁主管谁负责，由部门领导督促、检查本部门的兼职档案员做好本部门档案材料的收集、立卷、整理、归档的工作制度。严格执行文件、材料的形成单位及课题组立卷归档制度，坚持做到“三纳入”、“四同步”：即将立卷归档工作，纳入学校及各部门、课题组的工作计划和规划，纳入管理制度，纳入有关人员的工作职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。

（三）我校档案实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。任何单位和个人不得保存已办理完毕的文件、材料和擅自销毁文件、材料。销毁文件、材料要登记造册，经批准后专人监销。干部、职工在离开岗位时，要彻底清理文件、材料，办理交接手续。

二、档案的收集范围

（一）我校（单位）在教学、科研、医疗、生产、管理和其他各项活动中直接形成的，对学校和社会有保存价值的各种文字、图、表、声像等不同载体的文件材料。

根据教育部1993年发布的《高等学校档案实体分类法》的规定，我校应归档的档案分为十一大类。即党群（DQ）、行政（XZ）、教学（JX）、科研（KY）、产品生产和科技开发（CP）、基本建设（JJ）、仪器设备（SB）、出版（CB）、外事（WS）、财会（CK）、声像（SX）。

（二）建国前学校的各类档案。

（三）校内个人在其非职务活动中形成的文件材料，可按征集、代管、捐赠的方式处理。

（四）并入学校的单位的档案。

三、立卷归档分工

教育部、国家档案局第27号令发布的《高等学校档案管理办法》规定，高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度，这是搞好我校档案工作的基础，各单位（部门）必须严格执行。

（一）上级党政机关来文，同级党政机关来文，学校自发的全校性、综合性文件材料由学校党政办公室负责立卷归档。属学校机关各部处、业务管理单位职责范围内形成的学校自发文，由学校党政办公室牵头在规定时间内组织机关各部处、业务管理单位的兼职档案人员或文书处理人员立卷归档。

（二）属党群、行政、教学、科学研究、产品生产与科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会工作产生的材料（表册、图纸、照片、录音、录像、影片），原则上由产生上述文件材料的机关各职能部门、业务管理单位、学院（系、部、中心）、附属单位、科研课题组负责立卷归档。全日制本、专科学生、第二学位学生“学生成绩登记表”在教务处指导下，由各学院负责汇总立卷归档。成人教育本、专科学生“学生成绩登记表”等由继续教育学院负责汇总立卷归档。网络教育学院教育产生的学生学籍材料由其学院负责汇总立卷归档。

（三）二个或二个以上部门合办工作产生的文字材料由主办部门立卷归档。

（四）校内临时办事机构产生的文字材料，由临时机构指定专人负责立卷归档。

（五）新校区建设档案的收集、整理、利用、移交等工作参照《新校区建设档案管理工作协调会纪要》的相关意见执行。  

四、立卷工作及案卷质量要求

（一）每年年底至寒假放假前，各部门文书人员和兼职档案工作人员应将本年度的收文、发文与收文登记、发文登记进行核对，然后将全部文件材料按应归档范围进行清理、分类、鉴定（剔除无需归档的文件材料）。在确定文件材料齐全、完整、准确的前提下开始排序、立卷。

（二）案卷质量总的要求是遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的保存价值，便于保管和利用，具体应做到下述几点：

1.归档的每份文件材料的页数均应完整无缺，并剔除重份文件。同一内容的文件材料数量多时可分别组成若干卷，每卷不超过200页。对问题单一，文件材料较少按不同内容组成薄卷。

2.在归档的文件材料中，应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、转发文件与原件和多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开。应归档的电报、插图、照片、表册应合并到文件材料中去，做到合一立卷。

3.不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复放到复文年立卷；跨年度的规划、计划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结、报告放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；按学年处理的文件材料归入专门年度。科研成果、基建工程项目、仪器设备的文件材料按项目立卷，一项一卷或若干卷。

4.卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依形成时间的顺序排列在一起，即批复、批示在前，请示、报告在后；正件在前、附件在后；印件（正本）在前、定稿在后；转发文件在前、被转发文件在后；重要的法规性文件的历次文稿依次倒序排列在定稿之后，其他文件材料依其形成规律或特点按有关规定排列。

科研全过程形成的文件、材料，应按科研准备、研究实验至课题鉴定及成果申报、奖励、推广应用依次排序，进行系统整理，将最能反映课题概况的科研文件材料，如开题文件、论文、专著、鉴定材料、成果申报与获奖材料，科研投资与经费核算材料等材料，排放在研究课题全部案卷之首，其余科研文件材料按科研阶段依上述顺序立卷。视文件材料的厚薄采用三孔一线或缝纫机装订。

基建工程项目按可行性研究、设计基础、设计文件，工程管理文件，施工、竣工验收，基建财务，器材管理，生产技术准备、试生产的工作过程依次顺序立卷。底图采用卷筒或平放两种方式立卷归档。透明底图必须用缝纫机打图边。

5.卷内文件材料应按顺序排列，在有文字或图表的页面上依次编写页号或件号，装订的案卷应统一在文字的每页材料的正面的右下角和背面的左下角填号或打盖页（印）号。

6.永久和定期保存案卷必须按规定格式填写卷内目录，对文件材料题名（文件标题）不要随意更改和简化。没有题名应拟题名；有的虽有题名无实质内容，应重新拟写题名，加“[]”号。没有责任者（文件作者）及年、月、日的文件材料要考证清楚，将作者名称和年、月、日填入有关项内，在表示年、月、日数的右下角加“、”号。会议记录应填写每次会议的时间和主要内容。填写卷内目录字迹要工整，卷内文件目录应放在卷首。

7.声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和经办责任者。各类期刊、简报按期号排列立卷。会议文件按会议名称、届次立卷。会计凭证、报表按月序，帐薄按总帐、日记帐、分类帐、明细帐排序立卷。

8.有关卷内文件、材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上以示负责。备考表应置卷尾。（立卷人、检查人一定要签名且不能为一人，检查人为单位分管档案工作负责人）。

9.案卷封皮，应逐项按规定填写清楚；案卷题名要简明扼要，能确切反映卷内文件、材料内容，一般包括责任者、问题和文种。体式应一致，文字简练，确切揭示卷内文件材料内容，并用毛笔或钢笔（碳素墨水）书写。字迹要工整、清晰，字数不超过50字，责任者不得乱用简称。

10.卷内文件、材料要去掉金属物，对破损、短缺的文件、材料应按要求加边、修补、托裱，字迹模糊的应复制并与原件一并立卷。将案卷内纸张整理平整，罗列整齐（三方齐），采用三孔一线的方法进行装订。要求案卷牢固、整齐、美观。

11.文件、材料档案“卷内目录”、“备考表”、“案卷封面”、“档号”的格式等由档案室统一制定规范。  

 

五、案卷归档时间和归档手续

（一）校属各立卷归档部门，每年6月底以前将上一年立卷归档的档案移交档案室集中统一保管；同时填写好“立卷归档情况报表”并造定清册一式两份，写明案卷标题，卷内文件页数，案卷数量，移交时间，交接双方要签名（盖章），由校档案室逐卷签收。档案不得分散在校属各立卷归档部门的单位或个人手中，以保持档案的完整、齐全和安全。

（二）教学业务档案按学生培养周期（从入学到毕业）结束的当年寒假前一次性归档。归档手续同前。

（三）科研、基建项目、设备、产品和专题性、成套性档案在项目完成通过鉴定验收后（包括中断、停止）两个月内向档案室（科、室）归档。归档手续同前。

六、本制度由学校档案室负责解释。

七、本制度自印发之日起施行。

重庆科技学院档案安全保密制度

 

（2009年7月15日印发）

 

为维护档案的安全，根据国家和学校有关档案安全、保密规定，制定本制度。

一、档案工作人员要严格执行安全保密制度，忠于职守，增强安全保密观念，认真做好档案安全保密工作。

二、档案工作人员必须严格遵守国家和学校有关档案保密范围的规定，不得擅自传播有关保密档案的内容。

三、档案的密级由归档文件整理单位根据有关文件确定，档案室进行复核。密级的变更和解密必须按《保密法》和有关法规办理。

四、查阅、摘抄、复印密级档案时，必须履行审批手续，并妥善保管好摘抄纪录和复制件，使用完毕后，由档案室收回销毁。

五、为确保档案的安全，档案室内禁止吸烟和存放易燃、易爆物品，不得在库房内会客和接待非档案工作人员。

六、认真贯彻执行“八防”方针，建立库房管理责任制，定期检查库房，发现隐患及时向有关领导报告，积极采取应对措施。

七、每天工作完毕后，必须把使用的档案材料及时放回档案柜内，不得放在桌上或随意堆放，下班前要检查门窗，切断电源、水源，保证安全。

八、未经学校授权批准，任何组织或个人无权公布档案；不宜开放的馆藏档案，不得擅自开放。

九、对违反保密规定，故意或过失造成档案泄密的人员，按《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国档案法》的有关规定，给予处罚。

十、本制度自印发之日起施行。

重庆科技学院档案室消防安全制度

 

（2009年7月15日印发）

 

为加强消防安全管理，预防和避免火灾对档案的危害，确保档案的安全，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国消防法》，特制定本制度。

一、档案消防安全贯彻预防为主、防消结合的方针，本着谁主管谁负责的原则，实行严格管理。档案室主任是档案室防火安全责任人，负责档案室消防安全工作，学校党政办公室主任与档案室消防安全责任人签订消防安全责任书，对档案室进行消防安全管理。

二、做好档案消防安全管理，是部门领导、档案人员及有关人员应尽的责任和义务。

三、档案室协助保卫处对档案消防安全工作实施监督管理，监督管理的重点是档案消防安全重点部位。

四、档案室消防安全重点部位，由档案室、学校保卫处确定，并挂牌明示。

五、档案库房消防安全必须达到下列要求：

（一）档案库房严禁设置在存放易燃易爆品或带有火灾隐患的场所内;

（二）档案库房门、窗应采用防火门窗，库房门应向外开启;

（三）严禁使用木制卷柜保存档案;

（四）档案库房内严禁使用明火，除照明用电外，严禁使用与档案保护无关的用电设备;

（五）档案库房用电设备安装或线路铺设应当符合防火要求;

（六）档案库房应设置防火标志（牌）;

（七）档案库房应按规定配备相应数量的、有利于保护档案的灭火器材;

（八）档案库房应配备火灾应急照明器材。

六、档案消防安全重点部位除应达到本办法第七条规定的要求外，应当设火灾（防盗）自动报警装置。

七、制定消防安全制度，落实安全防火责任制，定期开展档案消防安全检查，及时整改火险隐患，档案管理人员及有关工作人员应当掌握防火、灭火基本知识和技能，会报火警，会使用灭火器材。

八、本制度自印发之日起施行。

重庆科技学院研究生教育工作档案管理办法（试行）

 

（2012年10月26日印发）

 

第一章  总则

第一条 为实现研究生教育工作档案管理的规范化、科学化、信息化，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》及学校档案管理有关规定，制定本办法。

第二条 研究生教育工作档案，是指在研究生招生、思想政治教育、培养、学籍、学位管理以及其它各项工作中形成的，由学校和有关单位必须保存的，具有历史凭证和信息参考价值的各种文字、图表、声像等形式的原始记录。

第三条 研究生教育工作档案实行二级归档。研究生处负责事关全校性研究生工作和研究生教育发展档案材料的收集、整理、归档、保存、移交。各培养单位（含培养学院和相关单位）负责本单位研究生教育工作档案材料的收集、整理、归档、保存。

第四条 研究生处、各培养单位要配备专（兼）职档案管理人员，明确档案管理职责，提供相应工作条件（含建立合格的档案管理设施及场所）。

第五条 研究生教育档案管理工作要不断适应新时期的新要求，逐步做到纸质档案与电子（含音像等）档案对应，实现电子化、数字化、信息化管理。

 

第二章 归档范围及分工

第六条 研究生处应归档材料范围及内容

（一）综合工作档案。此类档案均按自然年度立卷，保存期限为长期。

1.上级关于学位与研究生教育工作的综合性文件、函件、批件等材料；

2.学校制订的学位与研究生教育相关制度和文件；

3.研究生工作年度计划、总结；

4.研究生工作专题会议纪要、研究生工作简报；

5.需要保存的其它材料和资料。

（二）招生工作档案。此类档案均按招生年度立卷，保存期限为长期。

1.上级和学校有关研究生招生工作的文件；

2.招生专业目录（招生简章）材料；

3.报考、准考考生相关材料；

4.初试工作材料（包括入学考试初试试题、评分标准及参考答案、入学考试初试成绩单等）；

5.复试工作材料（包括复试方案、复试考生名单、政审记录、专业复试记录、拟录取考生名单等）；

6.录取工作材料（包括重庆市教委批准的录取考生名单、录取考生数据库光盘等）；

7.招生工作计划、总结；

8.学生入学报到材料；

9.需要保存的其他材料。

（三）导师工作档案。此类档案均按批次立卷，保存期限为长期。

1.上级和学校有关研究生导师管理工作的文件材料；

2.导师遴选、上岗、考核工作材料；

3.需要保存的其它工作材料。

（四）培养工作档案。此类档案长期保存。

1.上级颁布和学校制订的有关研究生培养工作文件，按自然年度立卷；

2.专业培养方案（含教学计划、课程教学大纲），按批准实施年度立卷；

3.教学工作材料（包括年级教学计划、学期课程表、课程免修申请材料、公共学位课程考试试题及试卷〈含课程论文〉、课程考核成绩等），分年级立卷；

4.研究生培养工作材料（包括个人培养计划、中期筛选考核工作材料、毕业〈学位〉论文开题工作材料等），分年级、专业立卷；

5.研究生科研成果登记及奖励材料（包括成果登记表、奖励申请表、成果复印件等），分学年度立卷；

6.需要保存的其它材料。

（五）学位工作档案。此类档案长期保存。

1.毕业（学位）论文答辩材料（包括开题报告、答辩申请表、评阅意见书、答辩决议书、答辩表决票等），分年级、专业立卷；

2.毕业（学位）论文印刷件及电子版（光盘或磁盘），分年级、专业立卷；

3.学位授予工作材料（包括硕士学位申请书、授予决定、名单、信息数据库等），分年级、专业立卷；

4.校级优秀硕士学位论文材料（包括推荐表、论文、决定等），按学年度立卷；

5.市级优秀硕士学位论文材料（包括推荐表、论文、批文等），按学年度立卷；

6.校学位评定委员会工作材料（包括会议议程、审议材料、纪要等），按学年度立卷；

7.需要保存的其它材料。

（六）学籍工作档案。此类档案长期保存。

1.研究生学籍登记表，分年级、专业立卷；

2.学籍变更申请表及批文，按学年度立卷；

3.研究生毕业相关材料，硕士学位申请书（含课程学习成绩登记表、论文评阅意见书复印件等），毕业登记表、就业报到通知书等，按学年度立卷；

4.研究生学历证书电子注册信息光盘或软盘，按学年度立卷；

5.个人身份信息更改形成的有关材料；

6.需要保存的其它材料。

（七）研究生思想政治工作档案。此类档案均按学年度立卷，保存期限为长期。

1.研究生评优及奖励工作材料（包括申请表、评选材料、奖励决定等）；

2.研究生担任“三助”（助研、助教和助管）工作材料；

3.研究生纪律处分材料；

4.校研究生会组织及开展各项活动的有关材料；

5.需要保存的其它材料。

（八）学位点申报及建设工作档案。保存期限为长期。

1.学位点申报工作材料（包括申请简况表、批文及有关工作材料等），按申报批次立卷；

2.学位点建设材料（包括建设规划、现状分析和建设方案、检查或评估材料等），按自然年度立卷。

3.需要保存的其它材料。

第七条 研究生培养单位应归档材料范围及内容

1.学校颁发（含转发上级机关）的关于学位与研究生教育工作的文件，按自然年度立卷并长期保存；

2.专业培养方案（包括教学计划、教学大纲等），按批准实施年度立卷并长期保存；

3.研究生课程教学工作材料，包括学期课程表、教学日志、专业课程试卷（含课程论文）等，按学年度立卷，保存期限为5年；

4.研究生培养工作材料，包括个人培养计划表、中期筛选考核材料、毕业（学位）论文开题及中期检查材料、学位论文等，按年级、专业立卷归档，保存期限为五年；

5.研究生党、团工作材料，按年级、专业立卷归档，保存期限为五年；

6.研究生评优和奖惩工作材料，按年级、专业立卷归档，保存期限为五年；

7.需要保存的其它工作材料。

 

第三章 立卷归档程序及要求

第八条 材料的收集

各单位档案员按照本办法归档范围规定对本单位研究生教育工作各类档案材料进行日常收集和筛选，并按类目分别归入标明条款名称和条款编号的文卷夹内。

归档材料禁止使用铅笔、圆珠笔、彩笔、蓝色复写纸等书写，所有字迹不得超过装订线，办公用纸一律使用A4型或16开型，并做到质地优良、书绘公正。

第九条 材料的组卷

（一）同一内容的材料组成一卷或数卷，每卷不超过200页。

（二）会议文件，按届次组合，可以一会一卷、一会数卷或数会一卷；统计、报表、名册等按格式名称组合，根据文件数量，组成一卷或数卷；业务文件，一般按单一问题组合；简报按名称或期号组合。

（三）声像材料根据内容组合，并附上文字说明（包括名称、时间、地点、人物、事由、制作单位和作者等），声像材料的档号要与文字材料档号对应，互记参见号。

（四）卷内材料排列按重要程度和时间排序，其中：

批复、批示在前，请示、报告在后；

正件在前，附件在后；

定稿在前，历次重要讨论稿在后；

印件在前，定稿在后；

转发件在前，被转发件在后；

结论性材料在前，依据性材料在后；

其它文件材料按时间顺序排列。

第十条 材料的修整

装订线以外（文档左侧）有字迹或破损以及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等，要进行加边、修补；对较大的表格，要适当折叠。

第十一条 文件页号、件号的编写

成卷装订的卷内文件无论单面或双面，只要有书写的文字，均应编号，页号位置在材料非装订线一侧的下角。

文件中的图文页面为一页；自身有页码的文件不再编页号，自身无页号的文件要补编页码；页码由几部分组成（正文、附件各自编页）的同一份文件，则应编完整连贯的总页码。

按件装订的文件应编件号，并在文件首页右上角加盖档号章；每份文件单独计算为一件，请示与批复，来文与复文应分别计算件数，正本、定稿、历次修改稿应分别计算件数，正件与附件应按一件计算。

第十二条 案卷装订

将空白卷内目录、备考表分别放置于卷内文件首尾。

案卷装订前要去掉卷内文件上的金属物，用标准细线，采用三孔一线形式装订。

第十三条 填写卷内目录和备考表

卷内目录和备考表采用国内通用16开型或国际标准A4型，必须用黑色碳素墨水填写。

（一）卷内目录由以下要素组成：

顺序号：以卷内文件排列先后顺序填写的序号。

文 号：文件制发机关的发文字号。

责任者：形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者。

题 名：即文件标题，一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“[ ]”号。

日 期：文件的形成时间，例2012.9.30。

页 号：填写卷内每份文件的首页号，最后一份文件填写起止页号。

备 注：对卷内文件变化作必要的说明。

（二）备考表由以下要素构成：

本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。若无说明，也应将立卷人、检查人的姓名、时间写上。

立卷人：由组成本卷的责任者签名。

检查人：由立卷单位负责人对案卷质量进行审核签字。

立卷时间：填写完成立卷日期。

第十四条 拟写案卷题名

案卷题名（案卷标题）由立卷人自拟，不超过50字，采用作者—问题（内容）—名称（文种）的结构，三者之间用关联词连接。作者指卷内文件主要责任者，用全称或通用简称，不得出现“本校”、“上级”等字样；名称（文种）应按重要程度标注，除会议外，不能用“XX文件材料”；除一般函件外，不能用“XX来往文书”，如题名中必须标明时间，则把时间写在问题之前。专题档案要用专题名称填写。

第十五条 填写案卷封面

（一）档号：按档案分类标识符号和案卷排列编号，分别填写年度号、分类号、案卷号。

（二）案卷题名：案卷题名书写或打印时，应注意居中、对称。

（三）编制单位：各单位全称。

（四）编制日期：卷内文件形成的最早至最晚日期。

（五）保管期限：依据保管期限表，确定案卷的保管期限。

（六）密级：按卷内文件材料最高密级填写。

 

第四章 档案的移交与转接

第十六条 学生个人档案的转接

（一）毕业研究生档案主要包括：

1.攻读研究生以前的档案材料；

2.党员或团员的组织材料；

3.研究生报考材料；

4.研究生学籍表；

5.研究生毕业登记表；

6.学位申请书；

7.毕业体检表；

8.就业通知书；

9.其他需要归入的材料。

（二）毕业前一个月，各培养单位应将研究生档案材料分院、分学科专业交到研究生处。研究生毕业后两周内，研究生处将档案材料整理并登记。

（三）毕业生离校，研究生处按就业协议书或调档函所列地址以机要通信方式寄出。暂缓就业研究生的档案转移，按照重庆科技学院毕业研究生就业工作的相关规定处理。

第十七条 其他种类档案的移交

立卷部门向学校档案室移交时，双方必须对移交的案卷进行严格检查验收，具体要求参照《重庆科技学院档案立卷归档制度》。不符合质量标准和规范的档案材料经修正后方能归档。

档案移交时间详见《重庆科技学院档案立卷归档制度》。

 

第五章 档案的查阅

第十八条 查阅档案，应办理登记手续。外单位查阅者须持单位介绍信及本人身份证、工作证等有效证件；受委托代他人查阅者须有委托书、委托人有效身份证件及本人有效身份证件。

第十九条 在校研究生，不得随意查阅其他人的档案。确有需要者，应提交书面申请，征得研究生处同意后方可，由档案管理人员代为查阅。

第二十条 查阅者对须保密的档案内容要严格保密，查阅时不得在案卷内涂抹、勾画及乱加批注，不得拆散、增删卷内材料。

第二十一条 查阅者需摘录档案内容，须先征得同意。由档案管理人员核准，并注明材料出处及日期，加盖公章。

第二十二条 查阅者需复印档案，征得同意后方可。

第二十三条 档案使用完毕，由使用者和管理人员共同清点并进行归还登记。

第二十四条 移交至各培养单位的档案不得中途调出，确需中途调出的必须经过研究生处批准，对中途无故办理调出档案的管理人员要追究责任。

 

第六章 附则

第二十五条 本办法由学校授权档案室解释。

第二十六条 本办法自公布之日起试行。

 

 

 

 

 

 

 

重庆科技学院档案实体分类办法

 

(经2013年11月19日校长办公会审议通过)

 

为适应档案管理规范化、标准化、信息化发展的需要，学校将统一档案实体分类、编号、排架、检索的标准和规范，现根据教育部《高等学校档案实体分类法》，结合我校实际情况，制定本办法。

一、分类原则

（一）档案分类以学校全部档案为对象，按照档案形成的领域范畴，将形成于同一活动领域的档案作为一个整体归入相同的类别。

（二）在充分反映档案的形成规律和内容、特点的前提下，确定统一的实体分类体系，把同一门类档案的管理性和业务性材料集中在一起。

（三）类目设置必须有相对稳定性，不受偶然因素、短期行为的影响，在较长时期内不随意改变。

（四）类目排列、档号结构的确定严格按从总到分，从一般到具体的原则划分；各类之间、各类相同级位之间的划分标准一致。下位类目的外延之和，等于上位类目的外延；同位类目之间界限清楚，不互相交大叉和包容。

二、类目设置

（一）一级类目划分与标识

一级类目是我校档案实体分类的最高层位。一级类目的标识，采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母组合而成，如党群类标识符号DQ，即“Dang Qun”(党群)的简称，根据我校档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质，确定为十二个一级类目，其标识符号、名称和主要内容如下：

1.DQ 党群 主要包括党群部门在工作中形成的文件材料。

2.XZ 行政  主要包括行政职能部门(教务、科研、开发、基建、设备、外事、财务等部门除外)在工作中形成的文件材料。

3.JX 教学  主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。

4.KY 科学研究  主要包括科学研究管理和科研实践活动过程中形成的文件材料。

5.CP 产品生产与科技开发  主要包括产品生产、科技开发管理及相应活动过程中形成的文件材料。

6.JJ 基本建设  主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。

7.SB 仪器设备  主要包括仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料。

8.CB 出版  主要包括出版工作管理和出版活动过程中形成的文件材料。

9.WS 外事  主要包括外事工作管理和外事活动中形成的各种文件材料。

10.CK 财会  主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。

11.SX 声像  主要包括学校各项工作中形成的以声音、画面为形式的文件材料。

12.SW 实物 主要包括学校各项工作中形成的各种有价值的物品。

（二）二级类目、三级类目设置和标识

二级类目是对一级类目的细分，三级类目是对二级类目的细分。我校二级类目、三级类目设置的标准详见主表，各立档单位不得随意变动。

二级类目、三级类目的标识，一般采用“双位制”。如：“综合”为“11”，其余依次为12、13……99，但10、20……等带“0”的数字不用。

（三）档号的编制

案卷级档号格式为：年度号 + 分类号 + 案卷号。示例如下：

×××× — JX ×× — 1～n

 

 

案 卷 号

  二（三）级类目

一级类目

   年 度 号

 

（四）实体排架

档案的实体排架根据案卷数量和保管条件，既可按一级类目——年度纵向排列，也可按年度——一级类目横向排列。

三、主表

（一）DQ 党群

11.党务综合（党委、总支、直属支部综合材料入此）

12.纪检、监察

13.组织（干部、党建、党校材料入此）

14.宣传教育（学生思想政治工作材料入此）

15.统战（民主党派材料入此）

16.工会（教代会、妇女工作材料入此）

17.学生工作、团委（学生社团材料入此）

（二）XZ  行政

11.行政综合

（学校评估、教代会、职代会、校史工作、院（系）所、中心等单位综合材料入此）

12.人事

（师资工作材料、职称、职务评定、聘任工作材料入此类）

（离退休工作材料入此类）

13.审计

14.保卫

（安全稳定、消防、综合治理、征兵、人口、交通工作材料入此类）

15.总务、后勤、医疗

（房产、水电、车辆管理、资产管理、维修、绿化工作入此类）

（膳食、物业管理工作归入此类）

（卫生、计划生育、公费医疗、保健工作归入此类）

16.档案、图书、文博

17.信息化

（三）JX  教学

11.综合

（学生运动会、教学评估、优秀教学评奖材料入此）

12.研究生教育

下设三级类目有：

12.学科与实验室建设

(专业设置材料入此)

13.招生

14.学籍管理

(学生奖惩材料入此)

15.课堂教学与教学实践

16.学位工作

17.毕业生工作

(毕业生信息反馈材料入此)

18.教材建设

13.全日制本、专科生教育

下设三级类目有：

12.学科与实验室建设

(专业设置材料入此)

13.招生

14.学籍管理

(学生奖惩材料入此)

15.课堂教学与教学实践

16.学位工作

17.毕业生工作

(毕业生信息反馈材料入此)

18.教材建设

14.成人及继续教育

下设三级类目有：

12.学科与实验室建设

(专业设置材料入此)

13.招生

14.学籍管理

(学生奖惩材料入此)

15.课堂教学与教学实践

16.学位工作

17.毕业生工作

(毕业生信息反馈材料入此)

18.教材建设

（四）KY  科学研究

11.综合

（科研经费管理、学术活动、科协工作材料入此）

12、13……n  各种项目分类

（五）CP  产品与科技开发

11.综合

12、13……n  按产品种类或项目设置类目

（六）JJ  基本建设

11.综合

12、13……n 按单项工程设置项目

（七）SB  仪器设备

11.综合

12、13……n 按仪器设备种类或型号设置类目

（八）CB  出版

11.综合

12.报纸

13.刊物

14.书稿

15.音像

（九）WS  外事

11.综合

12.出国（境）

（国际合作与会议材料入WS14）

13.来校

（外国留学生工作材料入WS15）

（国际合作与会议材料入WS14）

14.国际合作与会议

15.外国留学生工作

16.港澳台工作

（十）CK  财会

11.综合

12.会计报表

13.会计帐簿

14.会计凭证

15.工资清册

（奖学金、助学金入此类）

（十一）SX  声像

12.照片

13.录音带

14.录像带

15.幻灯片

16.磁盘

17.影视胶片

18.微缩胶片

19.光盘

20.数码照片

（十二）SW 实物

12.字画

13.题词及书法作品

14.纪念品

15.锦旗

16.奖品

17.奖状

18.证书

19.校徽

20.印章

21.其他


重庆科技学院党群、行政类档案管理细则（试行）

 

(经2013年11月19日校长办公会审议通过)

 

一、总则

第一条  为提高学校党群、行政类档案的工作水平，实现学校党群、行政档案管理的标准化、规范化、科学化，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案工作规范》和《归档文件整理规则》等规定，结合我校实际，制定本细则。

第二条  党群、行政档案是指学校在党群、行政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像材料及实物等。

第三条  学校实行文书处理部门负责党群、行政类档案立卷归档的制度，学校档案部门集中统一管理党群、行政类档案，以确保其完整、系统、准确、安全，便于开发和利用。

第四条  各单位应明确档案工作分管领导，指定专（兼）职档案工作人员，完善工作制度，理清工作职责，在经费、库房、设备等方面给予保障，配合学校档案部门完成本部门党群、行政类档案材料的收集、整理、立卷和归档。

 

二、归档范围与保管期限

第五条  确定的原则

（一）归档的党群、行政文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值。

（二）归档的党群、行政文件材料必须反映学校党政部门职能活动的全过程，保证完整、准确、系统。

（三）归档的党群、行政文件材料必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，照顾不同部门的不同特点。

第六条  归档的主要内容和重点

（一）归档的主要内容包括党务、行政(教学、科研、基建、产品、设备、出版、外事、财会管理文件除外)、工会、团委等四个系统。

（二）重点以学校形成的不同载体、形式的文件材料为主．特别是全局性、综合性的文件材料；其次才是上级和其他单位发来的文、电及附件；上级来文中，应以针对学校的指令性、指导性文件为主。

第七条  不需归档的文件材料

上级普发的供参阅、不办的文件；

上级下发供参考的抄件；

未定稿的文件及图纸等（包括上级机关的征求意见稿）；

无查考价值的事务性、临时性文件；

重份文件及图纸等；

未经会议讨论、未经学校领导审阅、签发的未生效的文件，一般性文件的历次修改稿，打印文件的各次校对稿（学校主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）；

从正式文件上摘录的供参考的非证明材料；

无特殊保存价值的信封，一般性表态，询问一般性问题，提出一般性建设性意见的人民来信；

学校内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；

为参考目的从各方面收集的文件材料；

学校负责人兼任外机关职务形成的与学校无关的文件材料；

非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料；

未生效的合同、协议、单据；

未按管理程序列入计划、未经鉴定和不计工作量的个人项目。

以上材料如有必要，可有选择地作部门资料暂存。

第八条  党群、行政类档案具体归档范围和保管期限详见《党群、行政类档案归档范围和保管期限表》（附件）。

 

三、立卷分工

第九条  为避免各部门立卷时发生重复归档或遗漏，党群、行政类文件材料立卷分工如下：

（一）中共中央、国务院、市（省）党委、人民政府、教育部以及国务院部、委下达的文、电材料，综合性的，由学校党政办公室立卷归档，专业性或具体业务性的，由各承办单位立卷归档。

（二）以党委、学校名义的发文，由学校党政办公室负责立卷归档；以部门名义的发文，由各部门立卷归档。

（三）学校召开的代表大会、全委会、常委会、校长办公会、校长专题工作会所形成的材料，由学校党政办公室负责立卷归档；职能部门以党委和行政名义召开的校务委员会、校友会、干部会议材料，由主办单位立卷。

（四）校内各单位向党委、行政的请示、报告正文及相应的批复、批转的原件，由学校党政办公室立卷归档；请示、报告的原稿及批转、批复的复制件，则由报文单位立卷归档。

（五）两个以上单位共同办理的文件，由主办单位立卷归档，非主办单位只保存复制本。

（六）临时机构、撤销机构的材料，应于机构撤销前做好整理工作，移交学校档案部门保存，任何人不得带入其他单位。

（七）重要的来信、来访材料（包括接待记录、办理情况、催办记录、批复、复信等），由承办单位归档。

（八）学校领导（党委书记、校长、副书记、副校长）在校内外的发言稿、重要讲话和参加各种会议的文件材料由学校党政办公室收集归档。

四、归档与移交

第十条  收集

（一）各立卷单位根据本部门文件的形成规律，预计下一年可能产生的新内容，参照附件编制案卷类目，并及时做好文件材料的收集；

（二）检查归档的文件材料是否收集完整，附件是否收齐，剔除重份文件和不需归档的文件；

（三）依照案卷类目纠正案卷之间文件归卷不统一，相互混淆重复或拆散文件联系的现象；

（四）查看各案卷中文件保存价值是否有差异，各部分之间是否大体一致。

第十一条  整理

文件材料按件检查其完整性。其中：文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文作为一件，去文与复文(包括请示与批复、报告与批示、函与复函等)为一件。

第十二条  分类

（一）按年度将文件材料分类

一般文件材料归入形成年度；跨年度的请示与批复归入批复年度；跨年度规划、计划归入文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告归入文件内容针对的最后一个年度；跨年度的会议材料归入会议开幕的年度；跨年度的非诉讼案件材料归入结案的年度；法规性文件归入公布或批准年度；按学年处理的文件归入专门年度。

（二）将归档文件按其内容所反映的问题、事物进行分类。

（三）在同一级类目下依据永久、长期、短期的保存原则对文件材料进行最终归类。

第十三条  组合

文件组合一般应以问题为主，兼顾其他特征，使之联系紧密，一般按下述内容和顺序进行：会议文件按届次组合，根据其数量，可一会一卷、一会数卷或数会一卷；非诉讼案件材料按立卷问题或人头组合，可一案一卷或一案数卷；人民来信材料按信件作者，处理形式或所反映的问题组合；统计、报表、名册等按格式名称组合，可组一卷或数卷；学校管理和业务活动形成的业务文件、调研材料等按单一问题组合；工作计划、总结等文件按责任者或名称组合；简报按名称或期号组合。

（二）案卷内文件数量不超过200页，对同一问题文件数量多的，宜酌情适当分卷；问题单一、文件数量少者可组薄卷。

第十四条 排序

卷内文件材料按重要程度或时间顺序排列。其中：文字材料在前，图样在后；批复、批示在前，请示、报告在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发件在前，被转发件在后。

第十五条  装订

（一）对装订线外有字迹或破损的文件及与文件不可分割的照片、小字条等应进行加边、修补和裱糊；字迹模糊的应复制，并与原件一并立卷；对较大的表格，要适当折叠，拆除文件中的金属物。

（二）以卷整理的文件，无论单面或双面，只要是书写的页面，均应依次在正面的右下角和背面的左下角编写页号。

（三）填写卷内目录和备考表，按照《重庆科技学院档案立卷归档制度》相关要求打印或填写，且字迹要工整、清晰，文面要整洁，不得涂改。

（四）案卷在左侧采用三孔一线方式装订，要求以左、下侧对齐，装订时尽量保持文件原貌，不得随意裁切文件。

（五）拟写案卷标题。要求结构完整，一般应准确概括卷内文件主要责任者、内容、名称(文种)；除会议文件外，不得用“×××文件材料”；除一般函件外，不得用“×××来往文书”；除了诉讼案件材料外，不得用“×××案件”。

第十六条  移交

（一）各单位档案员应在次年六月底前，将上一年的党群、行政类档案集中向学校档案部门移交，并填写移交目录一式二份，双方各执一份备查。

（二）移交档案时交接双方必须当面检查验收，凡不符合要求者，档案部门有权拒绝接收，并要求其限期补正。

（三）其他事项参照《重庆科技学院档案立卷归档制度》 相关要求。

五、管理与利用

第十七条  按照《重庆科技学院档案实体分类办法》档号的编制原则，党群、行政类档案的档号由一、二级类目代号组成，档号格式为：年度号+分类号+案卷号。模式如下：

 

×××× — DQ ×× — 1～n

 

案 卷 号   二级类目

 一级类目

 年 度 号

 

×××× — XZ ×× — 1～n

 

案 卷 号

 二级类目

 一级类目

  年 度 号

 

 

第十八条  保管

学校档案部门应对接收的党群、行政档案及时登记、编目上架、入库，并做好日常管理和统计工作。

第十九条  借阅

凡涉密的档案，必须经学校保密办公室依法审批后方可查阅；其他事项参照《重庆科技学院档案借阅制度》相关规定。

第二十条  利用

党群、行政档案的开发利用按照《高等学校档案部门业务建设规范》有关条款执行。

第二十一条  鉴定、销毁

党群、行政档案的鉴定与销毁参照《重庆科技学院档案鉴定、销毁制度》。

附件1

党群类档案归档范围和保管期限表

DQ11 综合

序号

类目名称

保管期限

1

上级党组织有关党的建设文件材料

永久或短期

2

学校党代会文件材料

(1)大会计划、通知、工作报告、议程、决议、决定、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单；候选人登记表和情况介绍；大会选举办法，选举结果和上级批复等

 永久

(2)提案及办理情况；会议简报、小组会议记录、小组会议记录等

 永久

(3)参考文件：工作人员名单、工作证、代表证、列席证及选票式样

 永久

3

学校党委会、常委会、党委中心组会议记录、纪要、决议及会议讨论的文件

 永久

4

党委领导班子工作述职报告

 永久

5

党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知

 长期

6

以党委名义召开的工作会议材料

 长期

7

校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料

永久

8

党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿

长期

9

党群系统启用印章的文件和印模

永久

10

党群系统重要统计材料

永久

11

关于校级领导的任免

永久

12

党委各部门，各总支报党委的工作计划、总结、报告、请示及批复

长期

13

市委组织部、市教委、学校关于校级领导干部、各二级单位领导班子（包括处级干部个人）年度考核结果

长期

14

重要的群众来信来访及处理材料

长期

15

党委与校外单位联系、协商工作的来往文件

长期

16

基层党总支、直属支部党建工作及有关材料

长期

17

基层党总支、直属支部人员奖励及有关材料

长期

DQ12 纪检、监察

序号

类目名称

保管期限

1

上级关于纪检、监察工作的文件

长期

2

纪检、监察工作规章制度

长期

3

纪检、监察工作计划、报告、总结调查材料及重要统计

永久

4

纪检、监察工作会议记录

长期

5

党员处分、复查材料

长期

6

检举、揭发及案件调查材料

长期

7

申诉材料及复查结论材料

长期

8

群众来信来访及处理意见

长期

9

纪检、监察工作形成的综合性报告、统计年报和重要报表

永久

DQ13 组织

序号

类目名称

保管期限

1

上级关于组织工作的指示、决定、通知、简报

长期

2

学校组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料

永久

3

学校组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知

永久

4

落实政策的有关材料

长期

5

干部任免通知、批复，干部调动和离休报告、决定、批复、通知等(包括上级批准的，要附任免呈报表)

永久

6

副处级以上干部名册

永久

7

基层党总支、直属支部改选报告、审批材料

长期

8

基层党总支、直属支部委员名册

长期

9

党员名册

长期

10

关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料

长期

11

发展新党员、预备党员的转正名册

长期

12

党组织关系转入介绍信、转出介绍信存根

短期

13

学校党员和党组织统计年报

永久

14

先进党总支（直属支部）、党支部、优秀党员和优秀党务工作者奖励文件及名单

永久

15

学校出席市级以上党代会代表名单及登记表

长期

16

党校工作及干部培训的有关材料

长期

DQ14 宣传

序号

类目名称

保管期限

1

上级关于宣传工作的文件

短期

2

学校宣传工作规章制度、计划、决定、报告、通知和总结

永久

3

教职工政治思想工作动态及调查材料

长期

4

理论学习的决定、通知、计划、总结

长期

5

反映学校重大活动的报道及图表

长期

6

学校精神文明建设工作材料

长期

DQ15 统战

序号

类目名称

保管期限

1

上级关于统战工作的文件

短期

2

学校统战工作计划、决定、报告、通知和总结

永久

3

统战工作情况调查、典型材料、统计年报

永久

4

学校各级人大代表、政协委员名单(册)及审批材料

长期

5

港、澳、台和侨务、少数民族工作材料

短期

6

各民主党派情况登记表、名册及有关材料

长期

7

统战工作重要会议记录

长期

8

民主党派入党（盟）、入会及开展重要活动材料

长期

DQ16 工会

序号

类目名称

保管期限

1

上级有关工会工作的文件

短期

2

工会工作规章制度

长期

3

工会工作计划、报告、决定、重要通知、总结、统计

永久

 

4

 

教职工、工会会员代表大会的有关文件(通知、名单、报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言、重要提案及处理情况等文件)

 

长期

 

5

工会表彰先进集体、个人的材料、名单

长期

6

工会财务管理、经费收支、年度预算

长期

7

工会委员会会议记录、纪要

长期

8

工会干部、会员名册及组织机构情况

长期

9

学校出席全国、（省）市、高校系统工代会、教代会代表名单、登记表材料

长期

10

妇女工作材料

长期

11

家属工作材料

长期

12

学校计划生育工作文件

长期

DQ17 学工

序号

类目名称

保管期限

1

上级有关学生管理工作的文件

永久或长期

2

本校学生管理工作计划、总结、报告、决定、请示、批复以及统计报表、汇报材料

永久

3

学生管理工作规章制度，管理办法

永久

4

学生管理工作队伍建设材料及学生管理工作人员名单

长期

5

学生表彰、奖励和处分，先进学生集体材料

永久或长期

6

学生管理工作重要活动、重要会议文件材料，会议纪要

长期

7

学生奖学金、助学金、助学贷款、困难资助等获得者名册及材料

永久或长期

8

学生社团建设的主要材料

短期

9

自办的学生工作刊物、工作简报、重要汇报材料

短期

10

上级有关学生思想政治工作的文件

短期

11

学校学生思想政治工作的决定、通知、条例

长期

12

学生思想政治工作计划、报告、总结

长期

13

学生思想政治工作典型调查材料和统计

长期

14

学生思想政治工作队伍的选拔、管理文件

长期

15

各院部学生思想政治工作人员名单

长期

DQ18 团委

序号

类目名称

保管期限

1

上级关于团的工作文件

长期

2

学校团代会文件(通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件)

永久

3

学校学代会文件(通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件)

长期

4

团委工作计划、报告、总结及规章制度

永久

5

团委工作典型调查材料

长期

6

表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料

长期

7

处分团员的材料及复查材料

长期

8

批准入团、离团材料及名单

长期

9

团干部名单、团员名册

长期

10

团委会议记录

永久

11

学生会文件、材料

长期

12

学生组织参与的各种学会、社团的有关材料

长期

13

各分团委的有关材料

长期

14

研究生会的有关材料

长期

15

团委牵头进行的重大活动的有关材料

长期

16

社团活动、勤工助学、社会实践有关材料

长期

 

附件2

行政档案归档范围和保管期限表

XZ11 综合

序号

类目名称

  保管期限

1

上级有关高校行政管理的综合性文件

  长期

2

全校性的规章制度

  永久

3

学校年度、学期工作计划、报告、总结

 永久

4

校长办公会原始记录和会议纪要

 永久

5

校务委员会、校学术委员会委员名单、会议记录、纪要

 永久

6

全校性的工作会议、座谈会文件

 长期

7

校领导在重要会议上的讲话和参加校外会议发言稿

 长期

8

学校教育事业规划、计划及上级批复

永久

9

学校评估材料

永久

10

学校向上级的请示、报告及其批复

永久

11

学校各单位的请示及学校的批复

 长期

12

有关全校性工作的调查材料和经验总结

永久

13

学年报表及综合统计

永久

14

刻制、启用印章的文件及印模

永久

15

学校历史沿革、情况介绍

永久

16

学校大事记、简报、信息、动态等

永久

17

校史、年鉴工作材料

永久

18

校友工作材料（校友工作文件、重要会议记录、校友通讯录等）

 长期

19

校庆工作材料（领导讲话、总结、纪念册、重要活动等）

长期

20

群众来信来访文件材料

长期

21

普选工作材料、人口普查材料

短期

22

学校各种委员会及领导小组名单

长期

23

学校与有关单位签订的合作协议、协定及合同

永久

24

法律文书、诉讼材料

长期

25

学校荣获全国、市级先进表彰材料

长期

26

学校设置的各类临时性机构文件材料

 永久

27

承办国际性会议、大型展览会、博览会的文件材料、请示批复、申办和筹办组委会主要讲话安排、议程、名单、报告、上级领导贺辞、题词、讲话、会徽设计、讨论记录、代表登记、接待安排

 短期

XZ12 人事

序号

类目名称

 保管期限

1

上级机关有关人事工作的文件

 长期

2

学校人事工作的规章制度、规定、办法等文件

长期

3

人事工作计划、报告总结、调查材料、会议记录

永久

4

关于机构、编制规划、计划报告及上级批复

永久

5

关于校内机构设置、变化的文件材料

永久

6

表彰和奖励先进集体、个人的材料（含国家、市、学校奖励及政府特殊津贴等）

永久

7

处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料

长期

8

师资培养、管理工作计划、规定、总结

长期

9

学校与有关单位聘请兼职教师函件、登记表及复函

长期

10

教师进修计划、安排、总结（包括名师工程）

长期

11

教师工作量的规定及执行情况

长期

12

教职工考核材料

长期

13

人事统计报表

永久

14

教职工名册(分单位的总册、分类名册)登记表

永久

15

教职工评定、聘任专业技术职称及一般行政职务的材料及上级批复(附审批表)

 长期

16

教职工工资调整材料、名册

 长期

17

教职工转正定级材料（含劳动合同工人）

 长期

18

教职工校内调动材料

 长期

19

教职工调入、调出材料

 长期

20

教职工录用、聘用材料

 长期

21

教职工离休、退休及有关荣誉证书授予工作材料

 长期

22

教职工援外和支援边远地区材料

 长期

23

教职工退职、离职和辞退、除名的有关材料

 长期

24

教职工离休、退休及有关荣誉证书授予工作材料

 长期

25

教职工退休后重新工作的名单

 长期

26

教职工福利工作（评残、工伤、死亡、抚恤、福利等）

 长期

27

使用临时工有关材料

 长期

XZ13 审计

序号

类目名称

保管期限

1

上级有关审计工作的文件

长期

2

学校审计工作方面的规章制度

长期

3

审计工作计划、总结、调查报告

长期

4

审计工作统计年报及重要报表

长期

5

专项审计报告、调查材料

长期

6

重要会议记录

长期

XZ14 保卫

序号

类目名称

保管期限

1

上级有关安保、征兵、消防、综合治理工作文件

长期

2

学校公安安保、征兵、消防、综合治理工作规章制度

长期

3

学校安保、征兵、消防、综合治理工作计划、总结、报告、调查材料、统计报表

长期

4

学校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书

永久

5

学校师生员工案件的平反、复查处理结果及上级批复

长期

6

要害部门的公安保卫、消防工作

长期

7

保卫处工作简报

长期

8

表彰先进集体、个人的材料

长期

9

重要会议记录

长期

XZ15 总务、后勤

序号

类目名称

保管期限

1

上级有关总务保障、后勤管理工作的文件

长期

2

学校总务保障、后勤管理工作的规章制度

长期

3

学校总务保障、后勤工作计划、报告、调查材料

长期

4

房屋管理、调配使用、转移等的规定、总结

长期

5

学校房屋、土地等国有资产产权材料

长期

6

防震、防汛、三废治理工作的文件材料

永久

7

爱国卫生、公费医疗、保健工作计划、总结、规定、通知等文件

长期

8

师生员工健康状况调查材料及统计表

长期

9

车辆工作的有关文件材料

长期

10

伙食工作的有关材料

长期

11

校园绿化工作的有关材料

长期

12

房产、土地所有权和使用权的文件材料

永久

13

职工住房分配、出售规定、方案、细则、住房情况统计、调查表

长期

14

总务、后勤工作与有关单位签订的合同、协议书

长期

XZ16 档案、图书、文博

序号

类目名称

保管期限

1

上级有关档案、图书、文博管理工作的文件

 长期

2

学校档案、图书、文博管理工作规章制度

长期

3

档案、图书、文博工作计划、报告、总结

长期

4

档案、图书、文博管理工作概况、长期发展规划、藏品目录、统计及统计年报

长期

5

档案、图书、文博管理部门与校外交流的有关材料

长期

6

档案、图书、文博工作检查评估材料

长期


重庆科技学院教学类档案管理细则（试行）

 

(经2013年11月19日校长办公会审议通过)

 

一、总则

第一条 为提高学校教学类档案的工作水平，实现教学档案管理的标准化、规范化、科学化，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案工作规范》和《归档文件整理规则》等规定，结合我校实际，制定本细则。

第二条 教学档案是指在教学管理和教学实践等教学活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子载体等文件材料。

第三条 教学管理职能处室和教学单位是教学档案的形成部门，也是立卷归档的责任部门；学校档案部门是教学档案工作的业务指导部门，承担督查督导的工作职责。

第四条  教学档案管理工作由学校统一领导，职能处室、院部（系）和实验室（中心）分工负责，实行二级管理：具有长期参考和重要凭证价值的教学档案，由学校档案部门统一保管和开发利用；教学管理职能处室和教学单位负责保管和利用交由学校档案部门保管以外的在一定时期内具有保存和利用价值的教学档案。

第五条 教学档案实行“三纳入”、“四同步”，即纳入教学计划、规划；纳入教学管理制度；纳入各级管理人员岗位责任，作为考核教学质量和管理水平的标准之一；下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步；检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步；评审、鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查，验收档案同步；毕业分配、上报评审材料、教师考核晋升与档案部门出具归档证明同步。

第六条 各单位应明确档案工作主管领导，指定专（兼）职档案工作人员，完善工作制度，理清工作职责，在经费、库房、设备等方面给予保障，配合学校档案部门完成本单位教学档案的收集、整理、立卷和归档。

 

二、归档范围与保管期限

第七条 确定的原则

（一）归档的教学管理和实践活动中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

（二）归档的教学文件材料，必须反映教学管理，教学实践活动的全过程，保证完整、准确、系统。

（三）归档的教学文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，符合教学管理和教学实践活动的成套性特点。

第八条 归档的主要内容和重点

（一）归档的主要内容包括综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、学位、毕业生工作、教材、质量监控、教学改革与建设等方面产生的文件材料。

（二）重点是教学工作、教学实践各个环节活动中形成的不同体裁的文件材料。

第九条 不需归档的文件材料

上级有关教学的普发性(非专指高校)，不需要办理的文件；

上级有关教学的未定稿文件；

重份文件；

无查考利用价值的事务性．临时性文件；

非隶属单位抄送的不需办理，也无参考价值的文件；

校内其他单位发来的文件；

与校外单位交换来的材料。

以上材料如有必要，可有选择地作部门资料暂存。

第十条 教学类档案具体归档范围和保管期限详见《教学类档案归档范围和保管期限表》（附件）。

 

三、部门立卷与归档流程

第十一条 形成积累

（一）教学管理部门、二级院部和实验室（中心）在组织教学过程中要注重形成积累教学文件。

（二）各岗位人员积累的教学文件，应定期整理并交由本单位档案管理员整理，任何单位和个人不得将应归档的教学文件据为己有或拒绝归档。

（三）教学文件的归档数量：一般性材料正件二份，底（原）稿一份；重要的教学文件、专著、优秀教材等除原稿外, 可酌加副本；特别重要的文件还须保存历次修改稿原件。

（四）归档的研究生成绩单须加盖研究生处公章；本（专）科毕业生成绩单须主管教学的副院长、教学秘书签字并加盖学院公章和学校教务处公章；成人教育毕业生成绩单加盖学校继续教育学院公章。

（五）学校与其他单位分工协作完成的项目，学校档案部门应至少保存一整套档案，校内参与单位除保存与自己承担任务有关的档案正本外，应当将复制件送交学校档案部门保存。

（六）教学档案实行纸质版和电子版并存归档制度。

第十二条 分类立卷

（一）按年度将材料分类

教学综合性管理文件材料按照党群、行政类文件分类方法立卷；毕业生论文及评阅材料放在批准授予学位年度立卷；成绩表放在毕业年度立卷；考试试卷按学年立卷。

（二）按内容所反映的问题、事项将同一时间段的文件材料再一次分类。

（三）依据永久、长期、短期的保存原则对文件进行最终归类。

第十三条 整理组卷

（一）教学材料组卷应根据形成规律，保持有机联系，内容相同的材料组成一卷，文件数量较多时可分别组成若干卷，每卷不超过200页；也可根据材料的内在联系，对问题单一、文件较少者按不同内容分别组卷，不可混合立卷。

（二）同一内容（问题、主题、项目）的文件按照形成时间先后顺序排列。

（三）同一事项的文件排列顺序为：正件在前、附件在后；印件在前、定稿在后；批复在前、请示在后；结论性材料在前、依据性材料在后。

（四）文中密不可分的插图、照片等应贴入文字材料内；附图册、表册、照片应贴标签，填写件号及档号，并附在文字材料之后，共同组成保管单位，其他载体材料，需要填写与文字材料案卷一致的档号。

（五）拆除文件中的金属物，装订线外有字迹或破损的文件，及与文件不可分割的照片、小字条等应进行加边、修补和裱糊；字迹模糊的应复制，并与原件一并立卷；各类表格的粘贴禁止使用透明胶；对较大的表格，要适当折叠。

（六）以卷整理的文件，无论单面或双面，只要是书写的页面，均应依次在正面的右下角和背面的左下角编写页号。

（七）案卷在左侧采用三孔一线方式装订，要求以左、下侧对齐，装订时尽量保持文件原貌，不得随意裁切文件。

（八）逐项填写卷内备考表和卷内目录，按照《重庆科技学院档案立卷归档制度》相关要求打印或填写，且字迹要工整、清晰，文面要整洁，不得涂改。

第十四条 归档验收

（一）教学综合管理文件于次年6月底前移交，其他各类材料完成一个培养周期（即一届学生从入学到毕业）后，于当年12月底前一次性移交。

（二）移交档案时交接双方必须当面检查验收，立档单位填写移交目录一式二份，双方各执一份备查，凡不符合要求者，档案部门有权拒绝接收，并要求其限期补正。

（三）其他事项参照《重庆科技学院档案立卷归档制度》 相关要求。

 

四、管理与利用

第十五条 按《重庆科技学院档案实体分类办法》档号的编制原则，教学类档案的档号由三级类目代号组成，档号格式为：年度号+分类号+案卷号。模式如下：

 

×××× — JX ××· ××— 1～n

 

案 卷 号

 三级类目

  二级类目

一级类目

 年 度 号

 

第十六条 保管

学校档案部门应对接收的教学类档案及时登记、编目上架、入库，并做好日常管理和统计工作。

第十七条 借阅

（一）教学档案原则上只在阅档室查阅，确需借出，须经教务处、院部主管领导同意，并履行手续，档案借出期限不超过一周；逾期借阅，须办理续借手续。

（二）查阅者严禁在档案上涂改、勾画、批注；不得污损、折叠、抽取、调换、剪裁、毁坏档案。

（三）其他事项参照《重庆科技学院档案借阅制度》相关规定。

第十八条 单位撤销、合并和人员调动时，必须办理档案和文件材料的交接手续，不得私自带走和销毁。

第十九条 利用

教学类档案的开发利用按照《高等学校档案部门业务建设规范》有关条款执行。

第二十条 鉴定、销毁

教学类档案的鉴定与销毁参照《重庆科技学院档案鉴定、销毁制度》。

附件

教学类档案归档范围和保管期限表

JX11 综合

序号

类目名称

保管期限

1

上级下达的有关教学工作的文件材料

长期

2

教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法

永久

3

学校规划、实施计划、有关教学的规章制度、会议记录、调研报告、简报、总结

永久

4

各类教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料

长期

5

申报函授教学辅导站的报告、上级批复及合作协议

长期

6

非学历教育的培训班、进修班材料

长期

7

学历教育、非学历教育统计报表

永久

8

学生运动会材料

长期

9

教学信息化工作材料

长期

10

教学工作大事记

长期

11

教学工作大会材料

永久

JX12 专业与实验室建设

序号

类目名称

保管期限

1

上级有关本校专业设置、实验室、实训基地建设的文件材料

长期

2

专业、实验室、实训基地论证、评估、申报、审批材料

永久

3

专业、实验室、实训基地建设材料

长期

4

专业、实验室、实训基地建设统计报表

永久

JX13 招生

序号

类目名称

保管期限

1

上级有关本校招生工作的文件材料

长期

2

招生计划、规定、生源计划

长期

3

新生录取材料及新生名单

长期

4

招生宣传（招生简章）、招生工作总结

短期

JX14 学籍管理

1

学生情况登记表（新生入学登记表）

永久

2

学生学籍卡片

永久

3

学生注册名单（按专业、班级）

永久

4

学生成绩总册（本专科生包括辅修二专业、专升本材料）

永久

5

全国四、六级考试及计算机等级考试通过名单、成绩汇总材料

永久

6

学生学籍变更材料(升级、留级、休学、转学、退学等)

长期

7

学生奖励材料(奖学金、优秀学生)

长期

8

学生处分材料

长期

JX15 课堂教学与教学实践

序号

类目名称

保管期限

1

各专业教学计划、教学大纲

永久

2

课程建设要求及安排、校历表、课表

长期

3

教育教学改革、课程建设、专业建设、教学研究材料

长期

4

典型教案、重要备课记录

长期

JX16 学位

序号

类目名称

保管期限

1

上级有关本校学位工作文件精神

长期

2

本校学位评定条例、办法及计划、总结

长期

3

学位委员会会议记录、决定

长期

4

学位委员会授予各层次学历、学位清册及名单

永久

5

毕业论文目录

长期

JX17 毕业生

序号

类目名称

 保管期限

1

上级有关本校毕业生工作的文件材料

长期

2

毕业生工作计划、简报、总结

长期

3

毕业、结业、肄业生名册（学历教育分学院、专业、班级；非学历教育按办班名称和批次分）

长期

4

毕业证、学位证及就业通知书领取签收册

永久

5

各种原因补发和换发文凭的名单及有关材料

永久

6

毕业生遗留问题处理相关材料

永久

7

毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料

长期

8

优秀毕业生材料

长期

JX18 教材

序号

类目名称

 保管期限

1

自编、主编教材

 长期

2

各专业使用教材目录

 长期

3

自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集

 长期

4

其他有保存价值的自编参考资料

短期

5

各层次优秀教材评奖材料

长期

附录：存学院教学类档案

序号

类目名称

保管期限

1

学位论文及评审意见

长期

2

课堂教学材料、课程进度表

短期

3

毕业证、学位证、派遣证领取签收记录

长期

4

教师任课安排、一般教案、重要备课记录

长期

5

优秀实习报告

短期

6

专业教学检查、调查材料及总结

短期

7

教师工作量核算、登记材料

短期

8

课程试卷及相关材料

短期

9

各专业课程试题库

长期

10

学生奖惩材料

短期

11

教学实习、生产实习计划、总结及有关材料

短期

12

社会调查、社会实践计划、总结及有关材料

短期

13

教学与科研实践总结及有关材料

短期

14

非学历教育培训班、进修班材料

长期

15

委培、代培、自费生计划、合同及名单

长期


重庆科技学院科学研究类档案管理细则（试行）

 

(经2013年11月19日校长办公会审议通过)

 

一、总则

第一条 为提高我校科学研究类档案(以下简称科研档案)的工作水平，实现科研档案管理的标准化、规范化、科学化，根据《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案工作规范》等规定，结合我校实际，制定本细则。

第二条 科研档案是指学校在科学研究管理和实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像等载体材料。

第三条 科研档案实行文件形成部门和课题组立卷制度，各单位应将科研档案管理纳入工作计划和规划，并及时对其进行检查、总结、验收等。凡学校管理的科研项目所产生的档案材料由学校档案部门集中统一管理，确保完整、系统、准确、安全，便于开发利用。

第四条 科研档案工作坚持“四同步”管理：下达计划任务与提出归档要求同步；检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步；验收、鉴定、科技成果与验收、鉴定科研档案材料同步；上报登记、评审科技成果与档案部门出具科研课题归档情况的证明材料同步。

第五条 科研管理部门及各科研项目组应明确档案工作主管领导，指定专（兼）职档案工作人员，完善工作制度，理清工作职责，在经费、库房、设备等方面给予保障，配合学校档案部门完成本单位基建档案的收集、整理、立卷和归档。

 

二、归档范围与保管期限

第六条 确定的原则

（一）归档的科研管理和科研实践活动过程中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证的作用。

（二）归档的科研文件材料，必须反映科研管理、科研项目(课题)活动的全过程，保证完整、准确、系统。

（三）归档的科研文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，照顾不同学科、专业的科研文件材料的不同特点和成套性。

（四）取得负结果或因故中断的重要课题科研文件材料也应归档。

（五）几个单位协作完成的研究课题，由主持单位归档保存一整套档案．协作单位保存自己所承担任务中形成的科研文件材料，并将有关的复制件送交主持单位；如确系涉及协作单位的合法权益，应在协议、合同或委托书中明确其科研文件材料的归属；同时，协作单位应将承担课题的档案号及案卷目录提供给主持单位。

（六）与国外合作的研究课题，除在协议、合同中明确文件材料归档办法外，一般归入外事类。

第七条 归档的主要内容和重点

（一）科研档案主要包括综合管理、科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等方面的内容。

（二）归档重点是本校承担的科研项目（课题）各个阶段形成的不同载体的文件材料，特别是研究实验阶段形成的作为研究结果依据的原始材料。

（三）科研项目获奖证书归档原则：集体获奖和发明专利交证书原件，个人获奖交证书的电子扫描件或复印件。

第八条 不归档的文件材料

上级有关科研的普发的(非专指高校)、不办的文件；

上级有关科研的未定稿的文件，未生效的合同、协议书；

未按科研管理程序列入计划、未经鉴定和不计工作量的个人项目；

重份文件；

无查考利用价值的事务性、临时性文件；

非隶属单位抄送的不办、也无参考价值的文件；

校内其他单位发来的文件；

与校外单位交换来的材料。

以上材料如有必要，可有选择地作部门资料暂存。

第九条 科研类档案的具体归档范围和保管期限详见《科研类档案归档范围和保管期限表》（附件）。

 

三、立卷与移交

第十条 形成积累

（一）科研管理部门负责科研综合性文件材料的收集积累、归档，各课题组归档材料直接对科研管理部门负责，课题结束后，由课题组负责人主持立卷。

（二）归档的文件材料必须为原件，审查手续须完备，制作精良，格式统一，字迹工整，图校清晰，装订整洁，禁用铅笔、圆珠笔、彩色笔（纯蓝墨水）、复写纸等书写；计算机输出文件必须使用优质色带或激光打印；电子文件载体（磁带或光盘）使用优质产品。

（三）涉密文件、记录等材料原件归档后，副本一律销毁，不允许任何个人或单位私留。

（四）科研管理性文件材料归档一份，科研报告底稿一份，复件两份，归档资料应全部为原始材料。

（五）通过鉴定或结题后一个月内，课题组要将全部档案材料收集整理完成。

第十一条 整理组卷

（一）遵循形成规律，保持有机联系，根据具体情况，将每个研究课题的文件材料进行系统整理，视其材料多少，组成一题一卷或一题数卷；将最能反映课题概况的计划书、合同书、开题报告、论文、专著、鉴定材料、成果申报与获奖材料、科研投资与经费核算材料等整理组成综合卷，排放在研究课题全部案卷之首，其余文件材料按科研阶段依次系统整理组卷。

（二）卷内文件排列顺序一律按照《重庆科技学院档案立卷归档制度》相关要求执行。

（三）底图以张为单位单独存放，图纸按A4规格叠成手风琴式，图名、图签折在外面。

（四）拆除案卷内的金属物，对破损的文件材料进行修补，字迹模糊的应复制，并与原件一并立卷；幅面大于卷(盒、袋)的文件材料要折叠；除与文字材料密不可分者外，其余声像载体的材料、实物，应保持其原状，另行专柜保管，档号与文字材料互为参见。

（五）按卷整理的文件，无论单面或双面，只要是书写的页面，均应依次在正面的右下角和背面的左下角编写页号；单独装盒的文件，亦可采用以件为单位的编号方法。

（六）案卷在左侧采用三孔一线方式装订，要求以左、下侧对齐，装订时尽量保持文件原貌，不得随意裁切文件。  

（七）课题组须依据《科学技术保密条例》提出每个案卷的保管期限和密级划分的具体意见，密级划分为绝密、机密、秘密三种。

（八）逐项填写卷内备考表和卷内目录，按照《重庆科技学院档案立卷归档制度》相关要求打印或填写，且字迹要工整清晰，文面要整洁，不得涂改。

第十二条 归档验收

（一）研究课题在鉴定验收后两个月内归档；暂不申报或中断、停止的研究课题，在课题结束或中断、停止后两个月内归档。

（二）各课题组应指定专人负责归档立卷工作，在档案移交时交接双方必须当面检查验收，凡不符合要求者，档案部门有权拒绝接收，并要求其限期补正。

（三）其他事项参照《重庆科技学院档案立卷归档制度》相关要求。

 

四、管理与利用

第十三条 按《重庆科技学院档案实体分类法》档号的编制原则，科研类档案的档号由一、二级类目代号组成，档号格式为：年度号+分类号+案卷号。模式如下：

 

×××× — KY ×× — 1～n

 

案 卷 号

 二级类目

 一级类目

 年 度 号

 

其中，科研综合档案用自然年度；科研项目类档案用项目完成年度。

第十四条 保管

学校档案部门应对接收的科研类档案及时登记、编目上架、入库，并做好日常管理和统计工作。

第十五条 借阅

（一）科研档案主要供学校利用，外单位、非项目组成员一般不得利用科研项目档案，如遇特殊情况，须经档案部门和科研管理部门负责人批准方可查阅。

（二）凡属涉密项目、重大项目或涉及学校知识产权的科研档案，需请示分管校领导方可提供利用。

（三）其他事项参照《重庆科技学院档案借阅制度》相关规定。

第十六条 利用

科学研究类档案的开发利用必须严格执行国家和科技保密、专利等法规制度，其他按照《高等学校档案部门业务建设规范》有关条款执行。

第十七条 鉴定、销毁

 科研档案在销毁前需要由课题组、科研管理部门和学校档案部门组成的鉴定小组进行鉴定；并按照《重庆科技学院档案鉴定、销毁制度》相关规定销毁。

第十八条 补充与修改

（一）科研管理部门和课题组随时收集在科技成果申报获奖及推广应用阶段形成的科研文件材料，经整理后在档案部门归档，并根据成果获奖情况，及时对有关课题档案的案卷保管期限进行调整。

（二）对已归档的科研文件材料需要修改时，必须填写修改申请单，经所、室主任或有关主管负责人及相应企业批准同意，未经批准，严禁修改已归档的任何科研文件材料。

（三）档案部门对补充归档的科研文件材料应及时整理、编目；归档材料不多的，可归入相关的案卷内，并填写卷内目录；归档材料较多的，可单独组卷、编目。

附件

科学研究类档案归档范围和保管期限表

KY11 综合类

序号

类目名称

保管期限

1

科研行政管理文件材料

长期

2

科研计划管理文件材料

长期

3

科研成果管理文件材料（上报各类奖项及批准材料）

长期

4

科研经费管理文件材料

长期

5

申报科学基金及有关批复

长期

6

科协工作(学术活动)材料

短期

7

我校召开或承办的国内学术会议材料及论文集

长期

8

科研工作重要会议记录、纪要

长期

9

科研工作各类统计报表

永久

KY12 科研项目（课题）类

1.科研准备阶段

序号

类目名称

 保管期限

1

开题报告与课题调研论证材料

 长期

2

任务书、合同、协议书

 永久

3

课题研究计划、设计

 长期

4

计划执行情况、计划调整或撤销报告

 短期

5

项目投资和预决算材料

 短期

2.研究实验阶段

序号

类目名称

保管期限

1

实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录(含关键配方、工艺流程及综合分析材料)

永久

2

数据处理材料，包括计算机处理材料(如程序设计说明、框图、计算结果)

永久

3

设计的文字说明和图纸(底图、蓝图、机械设计图、电子线路图等)

永久

4

研究工作阶段小结、年度报告

长期

5

配套的照片、底片、录音带、录像带、幻灯片、影片拷贝等

永久

6

样品、标本等实物的目录

永久

 

3.总结鉴定阶段

序号

类目名称

保管期限

1

研究报告、研制报告

永久

2

论文、专著

永久

3

工艺技术报告

永久

4

技术决窍报告

永久

5

专家评审意见

永久

6

鉴定（验收）会材料(鉴定代表名单、会议记录、鉴定意见)

长期

7

鉴定（验收）证书

永久

8

推广应用报告

长期

9

项目工作总结

长期

4.申报奖励阶段

序号

类目名称

保管期限

1

科研成果登记表

永久

2

科研成果报告表

永久

3

科研成果奖励申报与审批材料

永久

4

科研成果获奖材料(奖状、奖章、证书)原件或影印件

永久

5

专利申请书或证书原件或影印件

永久

 

5.推广应用阶段

序号

类目名称

保管期限

1

转让合同、协议书

永久

2

生产定型鉴定（验收）材料

永久

3

成果被引用或投产后反馈意见

短期

4

推广应用方案及实施情况

长期

5

推广试生产的设计文件、工艺文件

长期

6

成果宣传报导材料

短期

7

对外学术交流材料

长期

 

重庆科技学院
产品生产与科技开发类档案管理细则（试行）

 

(经2013年11月19日校长办公会审议通过)

 

一、总则

第一条 为提高我校产品生产与科技开发类档案(以下简称产品档案)的工作水平，实现产品档案管理的标准化、规范化、科学化，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案工作规范》等规定，结合我校实际，制定本细则。

第二条 产品档案是指学校设计、试制、生产、经营和销售产品过程中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像载体等材料。

第三条 产品档案实行分级管理。学校各生产产品的公司、中心、所均设产品档案分室，对本实体全部产品档案实行集中统一管理，各档案室是学校档案部门的分支机构；其余各经济实体形成的产品档案应交由校档案部门集中管理，以确保完整、准确、系统和安全，方便开发利用。

第四条 我校的产品档案管理工作必须与生产单位的计划管理、质量管理和岗位责任制工作紧密配合。在布置、检查、验收、总结产品工作时，同时布置、检查、验收、总结产品档案工作。

第五条 学校各经济实体是产品档案的立卷归档责任部门，应明确档案工作主管领导，指定专（兼）职档案工作人员，完善工作制度，理清工作职责，在经费、库房、设备等方面给予保证，配合学校档案部门完成本部门出版类档案材料的收集、整理、立卷和归档。

 

二、归档范围与保管期限

第六条 确定的原则

（一）归档的产品生产与科技开发活动过程中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远发展具有参考价值和凭证作用。

（二）归档材料必须反映产品生产管理、经营、销售管理等各个环节的全过程，保证完整、准确、系统。

（三）归档材料必须遵循自然形成规律，保持其有机联系，必须与实物一致且具有成套性。

第七条 归档的主要内容和重点

（一）归档的主要内容包括综合管理、经营、销售项目的计划准备、设计、试制与鉴定、规模生产等六个方面。

（二）归档的重点是各经济实体的申办报告、审批材料，业务往来合同和产品设计、试制、生产、营销各个阶段形成的文件材料，特别是全套设计、工艺图纸、关键性的材料。

第八条 不需归档的文件材料

未定稿的材料和未定型的草图、蓝图、工时定额；

重份文件和重份图纸；

无查考价值和临时性、事务性文件；

未定稿的计划、制度；

未生效的合同、协议书。

以上材料如有必要，可有选择地作部门资料暂存。

第九条  产品档案的具体归档范围和保管期限详见《产品生产与科技开发类档案归档范围和保管期限表》（附件）。

 

三、立卷与移交

第十条 形成积累

（一）产品生产与科技开发单位接受任务后，应向各级管理和技术人员布置文件材料形成积累的任务，并指定专人负责整个过程(从设计到销售)中文件材料的形成积累工作。

（二）工厂技术管理部门和产品设计组按产品工作不同阶段分别积累和整理文件材料。

（三）归档材料必须字迹工整、图像清晰、纸质优良、图纸幅面大小要按国家统一格式，图纸签字手续完备。

（四）归档材料一般归档一份(原件)，重要和经常使用的可酌加副本；蓝图、底图应各存一份。

第十一条 整理组卷

（一）产品鉴定或定型后，产品设计组负责人把本产品形成的文件材料按其自然形成规律和有机联系，整理、组卷后交技术管理部门，技术管理部门负责检查归档材料的完整、准确、系统情况并与积累的管理性材料整理成卷后，再送交本部门的产品档案分室或学校档案部门。

（二）根据产品生产与科技开发中技术文件材料的自然形成规律本着便于利用查考的原则，将每个产品项目组成一卷或多卷，保持其有机联系，将反映整个产品项目关键部分的材料放在首卷，底图单独存放，严禁折叠。

（三）若一个项目文件材料较少时，应按文字材料在前、蓝图在后的方式进行组卷，底图单独存放。

（四）与产品档案相配套的照片、底片、录音带、录像带、计算机磁盘等特殊载体档案材料应分别组卷，专柜保管，档号应与有关文字材料卷一致。

（五）对蓝图、底图等不装订的文件材料，要按照卷内目录的编排次序和图号顺序进行排列。

（六）底图、蓝图的格式和编号，必须符合国家标准，配套图须附有目录；幅面大于卷盒的文件及图纸，按4号图纸规格折叠成手风琴式；底图一律平放或卷放，严禁折叠；对透明底图应用缝纫机打边。

（七）以卷整理的文件，无论单面或双面，只要是书写的页面，均应依次在正面的右下角和背面的左下角编写页号；以件为单位的文件，须在右上角加盖有单位名称、档号、件号的戳记章，并逐项填写。

（八）案卷在左侧采用三孔一线方式装订，要求左、下侧对齐，装订时尽量保持文件原貌，不得随意裁切文件。  

（九）逐项填写卷内备考表和卷内目录，按照《重庆科技学院档案立卷归档制度》相关要求打印或填写，字迹工整、清晰，文面要整洁，不得涂改。

（十）产品技术负责人在归档前提出划定案卷保管期限和密级的意见，经本部门技术管理部门同意后执行。

第十二条 归档验收

（一）新产品在成型鉴定前，档案分室或档案部门会同技术管理部门对应归档文件材料进行审查。

（二）在产品定型鉴定(或验收)后两个月内，应完成立卷归档任务；在生产销售过程中产生的科技文件材料，由各有关部门按年度向技术管理部门移交。

（三）因某种原因工作中断的产品，应在中断后两个月内完成立卷归档工作。

（四）产品档案分室每年三月底前向校档案部门移交上年度案卷目录及有关统计报表。

（五）移交档案时交接双方必须当面检查验收，凡不符合要求者，档案部门有权拒绝接收，并要求其限期补正。

（六）其他事项参照《重庆科技学院档案立卷归档制度》相关要求。

 

四、管理与利用

第十三条  根据《重庆科技学院档案实体分类法》档号的编制原则，产品档案的档号由一、二级类目代号组成，档号格式为：年度号+分类号+案卷号。模式如下：

 

×××× — CP ×× — 1～n

 

案 卷 号

  二级类目

 一级类目

 年 度 号

 

年度采用产品投入生产和科技开发的自然年度。

第十四条 保管

学校档案部门应对接收的生产和科技开发类档案及时登记、编目上架、入库，并做好日常管理和统计工作。

第十五条 补充与修改

（一）已归档的技术文件材料需要更改时，坚持“谁设计，谁修改”的原则，协作单位应会同主要设计单位进行商议和更改，严格按协议、合同办事；更改时必须填写更改通知单，经产品设计(研制)组负责人或有关主管负责人批准同意后，方可更改有关技术文件材料；未经批准，任何人不得任意更改已归档的技术文件材料。

（二）对修改后的各种底图，应重新绘制蓝图，连同更改通知单一并归档。

（三）对归档后补充的技术文件材料应及时整理编目，补充材料不多时，可归入有关案卷内，材料多时应单独组卷、编目。

第十六条 借阅

（一）借阅涉密或涉及知识产权的产品，需请示产品技术负责人批准。对涉密和专利产品的借阅管理办法严格执行《重庆科技学院档案借阅制度》相关规定。

（二）其他事项参照《重庆科技学院档案借阅制度》相关规定。  

第十七条 利用

生产和科技开发类档案的开发利用按照《高等学校档案部门业务建设规范》有关条款执行。

第十八条 鉴定、销毁

（一）产品档案的鉴定和销毁必须有负责该产品研发、生产、经营的技术、业务部门人员参加。

（二）其他事项按照《重庆科技学院档案鉴定、销毁制度》相关规定执行。


附件

产品生产与科技开发类档案归档范围和保管期限表

CP11 综合

序号

类目名称

保管期限

1

上级关于产品生产与科技开发管理的文件

长期

2

本单位为产品生产与科技开发制定的各种规定、条例、办法、制度及手册、图表

长期

3

产品生产与科技开发的请示、批复、批示

长期

4

产品生产与科技开发、管理与专业协作单位有关技术性方面来往的文件材料

长期

5

产品生产与科技开发年度工作计划、总结、统计报表

永久

CP12  产品

1.销售管理

序号

类目名称

保管期限

 1

产品用户清册

长期

2

产品销售合同、协议书、重要洽谈会议记录

长期

3

用户反馈的产品技术文件材料

长期

4

产品说明书、宣传品、广告样张

短期

5

产品用户交验协议

短期

2.产品计划准备阶段

序号

类目名称

保管期限

 1

任务书、调查材料、方案论证材料、技术协议与委托书、发展建议书、上级指示批文

长期

 

3.产品生产设计（研制）阶段

序号

类目名称

保管期限

1

总体方案设计材料

长期

  2

全套设计定型图纸

长期

  3

技术设计说明书、、计算手稿、实验数据和实验记录及分析报告

长期

 4

通用件、标准件、外购件、外协件明细表、图样目录

长期

 5

阶段性技术总结、产品设计工作总结、设计定型报告及批复

长期

 6

产品说明书、技术条件、标准、产品证明书等

长期

4.产品生产试制与鉴定阶段

序号

类目名称

保管期限

1

试验大纲、试验记录及试验工作总结

长期

2

鉴定大纲、产品鉴定证书、产品证明书、产品合格证

长期

3

试验规程和记录、样机底片、照片等

长期

4

获奖材料、专利材料

长期

5

论文、专著

长期

5.产品生产阶段

序号

类目名称

保管期限

1

生产任务书及上级有关指示文件、生产方案计划

长期

2

全套工艺定型图纸、技术条件说明书

长期

3

工艺说明书、工艺规程、工艺路线、工艺实验记录、分析和鉴定材料等全部工艺文件材料

长期

4

材料定额和代用单、工时定额

短期

5

生产定型报告及批复

长期

6

重大质量事故分析、重要联席会议纪要

长期

7

各种更改单及技术通知单

长期

8

生产工作总结报告、技术工作总结报告

长期


重庆科技学院基本建设类档案管理细则（试行）

 

(经2013年11月19日校长办公会审议通过)

 

一、总则

第一条 为提高学校基本建设类档案的工作水平，实现我校基建档案管理的标准化、规范化、科学化，根据《中华人民共和国档案法》《基本建设项目档案资料管理暂行规定》及《高等学校档案管理办法》等规定，特制订本办法。

第二条 基建档案是指学校在基建管理和基建工程活动过程中直接形成的，有保存价值的文字、图表、图纸及电子声像载体材料等。

第三条 凡涉及基建工程建设和管理的职能部门都是基建档案的形成单位，也是立卷责任单位；学校对基建档案实行集中统一管理的原则，确保档案材料完整、准确、系统、安全和有效利用。

第四条 基建档案工作应纳入本部门的基建规划和计划当中，做到基建工程建设与建档工作同步进行；工程建设过程中，档案工作要与基建材料的积累、整编、审定工作同步进行；工程竣工验收与成套档案验收同步进行。

第五条 各相关单位应明确档案工作主管领导，指定专（兼）职档案工作人员，完善工作制度，理清工作职责，在经费、库房、设备等方面给予保障，配合学校档案部门完成本部门基建档案的收集、整理、立卷和归档。

 

二、归档范围和保管期限

第六条 确定的原则

（一）归档的基建管理和项目建设中形成的文件材料必须对学校和社会当前和长远发展具有参考价值和凭证作用。

（二）归档的基建文件材料必须反映基建管理和项目建设的全过程，保证完整、准确、系统。

（三）归档的基建文件材料必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，与实物完全一致并具有成套性。

第七条 归档的主要内容和重点

（一）归档的主要包括综合管理，可行性研究，设计基础材料，设计文件，工程管理文件，竣工文件，生产技术准备，试生产基建预算、概算、决算、器材管理等八个方面。

（二）重点是项目建设各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料，特别是包括竣工图在内的全套图纸。

第八条 不需归档的文件材料

上级机关有关基建的普发性（非专指高校）、不办的文件;

正式施工前的草图，未定型图纸;

重份文件和重份图纸;

无查考价值的临时性、事务性文件;

与校外单位交换发来的文件。

以上材料如有必要，可有选择地作部门资料暂存。

第九条 基建档案的具体归档范围和保管期限详见《基建类档案归档范围和保管期限表》（附件）。

 

三、立卷和移交

第十条 形成积累

（一）校内基建档案的形成部门负责收集本部门所涉基建项目的档案资料；基建处负责基建档案的汇总、整理、组卷、移交。

（二）基建项目总承包给外单位的，由各分承包单位负责收集、整理分包范围内的基建文件材料，交总承包单位汇总、整理，竣工时由总承包单位向学校基建部门提交完整、准确、系统的基建档案材料。

（三）基建项目由几个单位分别承包的，各承包单位负责收集、整理所承包工程的基建文件材料，交学校基建部门汇总、整理。

（四）基建文件材料在使用过程中不得随意更改，如必须更改，需填写变更通知单，并履行批准手续。

（五）归档的工程文件必须为原件，计算机出图必须清晰，不得使用复印件；凡是重要和经常使用的文件材料要有副本，其它文件材料一般归档一份。

（六）学校基建部门要定期检查、绘制本校的总平面图以及水、电、气、通讯等管网图。

（七）归档的蓝图，规格必须符合国家标准，字、图清晰，用纸优良；归档的基建文件材料采用打印或用钢笔、签字笔正楷填写，字迹要工整、清晰，文面要整洁，不得涂改。

（八）工程承包合同或施工协议要依据国家对编制竣工图的要求，对竣工图的编制、整理、审核、交接、验收做出规定，做好施工记录、交工验收记录和签证等，编制好竣工图。

（九）以上材料如需要报送重庆市城市建设档案部门时，则在形成、收集积累时均要一式两份。

第十一条 整理组卷

（一）基建项目结束（含最终完成、阶段完成）后，基建部门分管基建档案材料工作的负责人，组织开展本项目形成的应归档的基建文件材料的整理、组卷工作。

（二）基建档案的整理应根据形成规律，保持其有机联系，便于利用查考，按工程项目组卷，一项一卷或一项多卷，管理性文件排在整个项目的首卷，其余材料按文件性质分别组卷。

（三）文字材料按照《重庆科技学院立卷归档制度》相关要求排序；图纸按类别排列：地质图、初步设计图、建筑施工图、结构施工图、水工图、电工图、气管图、更改图。

（四）拆除材料中的金属物，防止折角，同时应修补损坏部位；字迹模糊、扩散的材料应复制并与原件一并归档，若装订线处有重要批注者，须进行贴边处理。

（五）蓝图大于档案盒的，以手风琴式折叠成四号图纸大小的规格，底图采用卷筒或平放两种方式保管，蓝图、底图可以不装订，透明底图必须用缝纫机打图边；档案盒内立卷厚度规定如下：文字、照片不大于1.5cm；图纸厚度不大于2cm。

（六）只要是书写的页面，无论单面或双面,均应依次在正面的右下角和背面的左下角编写页号。

（七）逐项填写卷（盒）内备考表和卷（盒）内目录，按照《重庆科技学院档案立卷归档制度》相关要求打印或填写，要求字迹工整、清晰，文面整洁，不得涂改。

第十二条 归档验收

（一）基建项目在验收前，应由档案部门对准备归档的基建文件材料进行预验收，并出具说明，否则不能组织工程竣工验收。

（二）学校档案部门应是工程验收小组成员，会同学校基建部门负责基建文件材料的验收工作。

（三）基建项目在竣工验收后两个月内归档；档案部门要认真审查验收归档的档案资料，并在基建档案资料归档说明书上签署意见。

（四）移交档案时交接双方必须当面检查验收，凡不符合要求者，档案部门有权拒绝接收，并要求其限期补正。

（五）其他事项参照《重庆科技学院档案立卷归档制度》 相关要求。

 

四、管理与利用

第十三条 根据《重庆科技学院档案实体分类法》中关于档号编制原则，基建类档案的档号由一、二级类目代号组成，档号格式为：年度号+分类号+案卷号。模式如下：

 

×××× — JJ ×× — 1～n

 

案 卷 号

 二级类目

 一级类目

 年 度 号

 

案卷号按最下位类目流水，综合管理用自然年度，项目用竣工年度。

第十四条 保管

学校档案部门应对接收的基建类档案及时登记、编目上架、入库，并做好日常管理和统计工作。

第十五条 借阅

（一）外单位或个人需查阅材料时，应经立卷单位领导和档案部门领导批准，并履行相关借阅手续后，方可查阅。

（二）基建档案原则上只在档案部门内查阅，确需借出，须经立卷部门领导和档案部门领导同意，并履行手续。

（三）借阅者需摘录、复制档案内容，应事先征得立卷部门和档案管理人员的同意。

（四）其他事项参照《重庆科技学院档案借阅制度》相关规定。

第十六条 单位撤销、合并和人员调动时，专（兼）职档案人员必须办理档案和文件材料的交接手续，不得私自带走和销毁。

第十七条 与文件材料相配套的特殊载体的基建档案，按《重庆科技学院声像档案管理细则》的有关条款处理。

第十八条 档案的补充与修改

（一）基建文件材料归档后，在改建、维修中所产生的基建文件材料，基建处应随时整理，向档案部门补充归档。

（二）对已归档的基建文件材料需要更改时，必须填写更改审查清单，经基建处分管负责人同意后方可更改；未经批准，严禁更改已归档的任何基建档案材料。

（三）档案部门对已补充归档的基建文件材料应及时整理编目；归档材料不多的，可归入相关案卷内并填写卷内目录，归档材料较多的，可单独组卷、编目。

第十九条 基建档案的保管与利用、鉴定与销毁及统计的管理办法参照学校相关制度执行。

附件

基本建设类档案归档范围和保管期限表

JJ11 综合

序号

类目名称

保管期限

1

上级有关基建工作的文件

长期

2

基建工作规章制度

长期

3

基建工作计划、总结、简报

长期

4

基建工作总体规划

永久

5

基建工作年度(季度)总结、统计报表

永久

6

基建工作财务预、决算

长期

7

全校性总体规划、设计总平面图

永久

8

水、电、气管道分布图

永久

9

地质勘探、地形测量材料

永久

JJ12 项目

1.可行性研究

序号

类目名称

保管期限

1

项目建议书及上级批复

永久

2

可行性研究报告

永久

3

项目评估

永久

4

环境预测、调查报告

永久

5

设计任务书及计划任务书

永久

2.设计基础

序号

类目名称

保管期限

1

工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验试验报告、重要土、岩样及说明

永久

2

地形、地貌控制点、建筑物、构筑物及重要设备及安装测量定位、观测记录

永久

3

水文、气象、地震等其他设计基础材料

永久

 

3.设计文件

序号

类目名称

保管期限

1

方案设计

永久

2

初步设计

永久

3

技术设计

永久

4

施工图设计

短期

5

技术秘密材料、专利文件

永久

6

设计计算书

长期

7

关键技术实验

永久

8

总体规划设计

永久

9

设计评价、鉴定及审批

长期

4.工程管理

序号

类目名称

保管期限

1

征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书

永久

2

承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件

永久

3

施工执照

永久

4

环保、消防、卫生等条件，水、电、气、暖供应协议书

永久

5

产权证书

永久

5.施工

序号

类目名称

保管期限

1

土建施工文件：

⑴开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要

短期

⑵施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺

长期

⑶原材料及构件出厂证明、质量鉴定

长期

⑷建筑材料实验报告

长期

⑸设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批

永久

⑹土建施工定位测量地质勘察

永久

⑺土、岩试验报告，基础处理，基础工程施工图

永久

⑻隐蔽工程验收记录

永久

⑼工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录，事故处理报告

永久

⑽分项、分单位工程抽量检查、评定

长期

⑾交工验收记录证明

长期

⑿竣工报告、竣工验收报告

永久

2

设备及管线安装施工文件：

⑴开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要

短期

⑵设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批

长期

⑶焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录

长期

⑷隐蔽工程检查验收记录

长期

⑸强度、密闭性试验报告

长期

⑹设备调试记录

短期

⑺施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告

长期

⑻系统调试、实验记录

长期

⑼管线清洗、通水、消毒记录

短期

⑽管线标高位置、坡度测量记录

长期

⑾中间交工验收记录证明，工程质量评定

长期

⑿竣工报告、竣工验收报告

长期

3

电气、仪表安装施工文件：

⑴开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审

短期

⑵设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批

长期

⑶调试、鉴定记录

长期

⑷性能测试和校核

长期

⑸施工安装记录，质量检查评定，事故处理报告

长期

⑹操作、联动试验

短期

⑺电气装置交接记录

短期

⑻中间交工验收记录、工程质量评定

长期

⑼竣工报告，竣工验收报告

长期

 

6.竣工验收

序号

类目名称

保管期限

1

竣工验收报告  

永久

2

全部竣工图纸

永久

3

质量评审材料

永久

4

工程现场声像材料

永久

5

竣工验收会议决议文件

永久

7.基建财务、器材管理

序号

类目名称

保管期限

1

财务计划

短期

2

工程概算、预算、决算

永久

3

主要材料消耗、器材管理

短期

4

交付使用的固定资产

永久

8.生产技术准备、试生产

序号

类目名称

保管期限

1

技术准备计划、年度计划

短期

2

试生产管理、技术责任制

长期

3

试车方案、产品技术参数、性能、图纸

短期

4

设备试车、验收、运转、维护记录

长期

5

安全操作规章、事故分析报告

长期

6

技术培训材料

短期

7

工业卫生、劳动保护材料

长期


重庆科技学院仪器设备类档案管理细则（试行）

 

(经2013年11月19日校长办公会审议通过)

 

一、总则

第一条 为提高我校仪器设备类档案的工作水平，实现学校仪器设备档案管理的标准化、规范化、科学化，根据《中华人民共和国档案法》及《高等学校档案工作规范》等规定，结合我校实际，制定本细则。

第二条 仪器设备档案是指作为学校固定资产的仪器、设备，在其购置、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等全部活动过程中直接形成的具有保存利用价值的文字、图表、声像及随机材料。

第三条 学校设备招标、管理、使用等部门是仪器设备文件材料的形成部门，也是仪器设备档案立卷归档的责任部门；学校档案部门集中统一管理仪器设备类档案，以确保其完整、系统、准确、安全，便于开发和利用。

第四条 仪器设备档案工作必须纳入学校设备管理工作之中，与设备计划管理、设备采购供应和设备使用等工作紧密结合。

第五条 学校的设备招标、管理、使用等部门应明确档案工作主管领导，指定专（兼）职档案工作人员，完善工作制度，理清工作职责，在经费、库房、设备等方面给予保障，配合学校档案部门完成本部门仪器设备档案的收集、整理、立卷和归档。

 

二、归档范围和保管期限

第六条 归档的仪器设备材料必须对学校和社会当前与长远发展具有参考价值和凭证作用。

第七条 归档的材料必须反映设备管理和仪器设备项目从申购到改造的全过程，遵循其自然规律、保持其有机联系，必须与实物一致并有成套性。

第八条 作为学校固定资产的各种国产、进口的高、精、尖、新、稀的仪器设备，均须归档；本校自制的、作为学校固定资产符合建档条件的仪器设备，除研制文件材料需作为科研成果归入科研类档案外，其余均归入此类。

第九条 归档材料的主要内容和重点

归档的主要内容包括综合管理、仪器设备项目依据性材料、开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样等方面的材料。

归档的重点是仪器设备项目申购的（特别是价值10万元以上的）各个环节形成的不同载体的文件材料，包括全套随机图样。

第十条 不需归档的文件材料

上级普发（非专指高校）、不办的文件；

未定稿的管理性文件材料；

未生效的合同、协议书；

重份文件、校内单位发来的文件；

无查考价值的一般性函件；

仪器设备广告、宣传材料、定货会、展销会宣传品。

以上材料如有必要，可有选择地作部门资料暂存。

第十一条 仪器设备类档案的具体归档范围和保管期限详见《仪器设备类档案归档范围和保管期限表》（附件）。

 

三、立卷与归档

第十二条 形成积累

（一）从仪器设备申购到验收完毕(进口设备到索赔期满)过程中产生的管理性文件和技术性文件，由学校招标、资产管理部门负责收集、汇总、立卷并移交学校档案部门。

仪器设备使用（保管）部门负责设备随机文件材料及设备开箱、调试验收、使用、记录等文件材料的收集、整理及归档，设备维修及改造形成的文件材料由学校设备管理部门收集、整理及归档。

（二）重大设备开箱验收时，资产管理部门或设备使用部门应通知学校档案部门人员参加，以便监督、检查、指导设备文字材料和技术文件的清点、验收工作，并在验收记录上签字、盖章。对文字材料和技术文件不全的设备，学校档案管理部门有权拒绝签字并通知财务部门暂缓结算，待设备定购部门让厂家补齐后，方可办理相应手续。

（三）仪器设备文件材料一般归档一份，重要和经常使用的应酌加副本。

（四）仪器设备文件材料，必须用钢笔书写，严禁用圆珠笔、水彩笔、铅笔等。要求字迹工整，图样清晰。

第十三条 整理组卷

（一）仪器设备档案以一台（件）设备的文件材料为一个整理单元。根据其形成规律，坚持有机联系和便于利用查找的原则，将每项设备的文件材料进行整合，组成一卷或若干卷。

（二）将最能反映设备购置概况的文件材料，如申购报告、批复文件、论证文件、投资文件、订购合同、验收报告、索赔文件等整理组成案卷，排放在各卷之首，其余设备技术文件材料按设备的工作程序及重要程度，依次系统排列。

（三）卷内文件排列遵循文字材料在前，图表在后；正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后的原则。

（四）拆除卷内文件材料的全部金属物，对破损的文件材料进行修补，对引进设备中专用文件夹，可保存原状。

（五）仪器设备档案采用盒装的保管方式，如若用上述装具保管有困难的，可按其自然状态保管；图件叠成手风琴式。

（六）全部设备文件无论单面或双面，只要是书写的页面，均应依次在正面的右下角和背面的左下角编写页号。页号位置在非装订线一侧的下角，对不装订卷，在每件文件加盖上有单位名称、档号、件号的戳记章并依次编写件号。

（七）逐项填写卷内备考表和卷内目录，按照《重庆科技学院档案立卷归档制度》相关要求打印或填写，且字迹要工整、清晰，文面要整洁，不得涂改。

（八）设备档案的密级，除自制设备的科研部分随科研成果档案定密级外，设备档案文件原则上无密级。

第十四条 归档验收

（一）设备档案的归档时间为设备验收完毕投入使用后两个月，引进设备为索赔期满后两个月。

（二）移交档案时交接双方必须当面检查验收，凡不符合要求者，档案部门有权拒绝接收，并要求其限期补正。

 

四、管理与利用

第十五条 同一种类相同型号的仪器设备，建档时，只需一套完整资料即可，同时在备考表内注明使用相同设备的用户。

第十六条 根据《重庆科技学院档案实体分类法》档号的编制原则，仪器设备类档案的档号由一、二级类目代号组成，档号格式为：年度号+分类号+案卷号。模式如下：

 

×××× — SB ×× — 1～n

 

案 卷 号

 二级类目

 一级类目

 年 度 号

 

第十七条 借阅

仪器设备类档案的借阅管理参照《重庆科技学院档案借阅制度》相关规定。

第十八条 利用

仪器设备类档案的开发利用按照《高等学校档案部门业务建设规范》有关条款执行。

第十九条 鉴定、销毁

仪器设备档案的鉴定与销毁参照《重庆科技学院档案鉴定、销毁制度》。

附件

仪器设备类档案归档范围和保管期限表

SB11 综合

序号

类目名称

保管期限

1

上级有关仪器、设备的政策、业务管理工作文件

长期

2

学校仪器、设备管理的规章制度

长期

3

设备工作计划、报告、总结、调查材料

长期

4

学校仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案

长期

5

学校仪器、设备移交清册及设备仪器报废、调拨报告和批复

长期

6

学校有关仪器、设备业务工作的综合性统计材料

长期

SB12 仪器设备项目

序号

类目名称

保管期限

1

申购报告、计划、论证报告(论证会文件、记录等)

长期

2

上级或主管领导批复和准购批示

长期

3

定购合同(复印件)和会谈纪要、记录等

长期

4

进口设备过程中有关的技术商务文件

长期

5

开箱记录及装箱单

长期

6

安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单

长期

7

验收报告及文件材料

长期

8

索赔来往函件及结果文件

长期

9

设备说明书及全套随机文件材料

与设备共存

10

使用、检修、故障事故记录(设备履历书)

与设备共存

11

重大事故调查分析及处理意见

与设备共存

12

技术改造和开发过程中形成的技术文件材料

与设备共存


重庆科技学院出版类档案管理细则（试行）

 

(经2013年11月19日校长办公会审议通过)

 

一、总 则

第一条 为提高我校出版类档案的工作水平，实现我校出版类档案管理的标准化、规范化、科学化，根据《出版社书稿档案工作规定》和《高等学校档案工作规范》的规定，结合我校实际，制定本细则。

第二条 出版类档案是指学校在编辑出版报纸、刊物、图书、音像等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像等载体材料。

第三条 学报编辑部及其他出版单位是出版类档案的形成部门，也是立卷归档的责任部门，应将出版类档案的管理纳入工作计划和规划，并及时对出版类档案进行检查、总结、验收等；学校档案部门集中统一管理，以确保其完整、系统、准确和安全，便于开发利用。

第四条 学报编辑部及出版单位应明确档案工作主管领导，指定专（兼）职档案工作人员，完善工作制度，理清工作职责，在经费、库房、设备等方面给予保障，配合学校档案部门完成本单位出版类档案材料的收集、整理、立卷和归档。

 

二、归档范围和保管期限

第五条  确定的原则

（一）归档的出版文件材料必须对学校和社会当前与长远发展具有参考价值和凭证作用。

（二）归档的出版文件材料必须反映编辑出版的管理职能和出版活动的全过程，保证完整、准确、系统。

（三）归档的出版文件材料必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，特别注意出版材料的成套性特点。

第六条 归档的主要内容和重点

（一）归档的主要内容包括综合管理、出版物的编审、出版等方面的内容；

（二）重点是出版活动各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料，尤其是出版物本身。

第七条 不需归档的文件材料

上级机关有关出版的普发（非专指高校）、不办的文件；

未生效的合同、协议书；

不退、不用的稿件，非定稿的稿件；

重份文件及校内单位发来的文件；

校外单位交换来的材料。

以上材料如有必要，可有选择地作部门资料暂存。

第八条 出版类档案的具体归档范围和保管期限见《出版类档案归档范围和保管期限表》（附件）。

三、立卷和移交

第九条  形成积累

（一）出版物出版前，责任编辑应将全部材料收集整理放入材料积累袋内，并随时检查归档材料是否完整、系统、准确，如有问题应及时进行补救。

（二）出版物出版后，责任编辑必须将归档材料加以整理，按彼此间的自然联系进行系统排列，放入案卷内，拟出标题，经院（部）、处（室）领导审查和专（兼）职档案员检查后，编好卷内目录，连同原稿、清样、样书（均须写入目录内），按顺序放入袋内。

第十条 整理组卷

（一）其他类文件材料以出版物名称立卷，一书一刊组成一卷或数卷，期刊视情况可若干期组一卷，注意分清年度，不可混年立卷；跨年的出版档案，放在出版物的出版年度立卷。

（二）出版档案内的原稿、清样，均须除去金属物，修补破损处，字迹模糊的应复制并与原件一并立卷，采用三孔一线的方式装订。

（三）装订的案卷和卷内材料按顺序排好后，左下方对齐，在左侧装订。无论单面或双面，只要是书写的页面，均应依次在正面的右下角和背面的左下角编写页号，装订线外有重要批注者，须进行贴边处理。

（四）照片和不便装订的手迹，应放入特制的小纸袋内。

（五）不装订的案卷，应在卷内每份文件材料右上方加盖单位名称、档号、件号戳记，并逐项填写，样书只编件号。

（六）逐项填写卷内备考表和卷内目录，填写要求按照《重庆科技学院档案立卷归档制度》相关规定执行。

（七）出版档案案卷标题以书籍著（译）者、书名为标题，刊物以刊名加刊期为标题。

第十一条  归档验收

（一）各单位档案员应在次年六月底前，将上一年的出版档案集中向学校档案部门移交，并填写移交目录一式二份，双方各执一份备查。

（二）移交档案时交接双方必须当面检查验收，凡不符合要求者，档案部门有权拒绝接收，并要求其限期补正。

（三）其他事项参照《重庆科技学院档案立卷归档制度》 相关要求。

第十二条 出版物版权转移到校外出版刊物时，档案一般随同转移，或者将有关材料退还给作者。

 

四、管理与利用

第十三条 根据《重庆科技学院档案实体分类法》档号的编制原则，出版类档案的档号由一、二级类目代码组成，档号格式为：年度号+分类号+案卷号。模式如下：

 

 

×××× — CB ×× — 1～n

 

案 卷 号

  二级类目

 一级类目

 年 度 号

 

第十四条 保管

学校档案部门应对接收的出版类档案及时登记、编目上架、入库，并做好日常管理和统计工作。

第十五条 借阅

出版类档案中，在一定时期内须保密或控制使用的部分，特别是专家审稿意见，应严格划清界限、规定不同要求，利用时须经学校档案部门领导和出版、编辑部门负责人批准。其他参照《重庆科技学院档案借阅制度》相关规定。

第十六条 利用

出版类档案的开发利用按照《高等学校档案部门业务建设规范》有关条款执行。

第十七条 鉴定、销毁

出版类档案的鉴定与销毁参照《重庆科技学院档案鉴定、销毁制度》。
附件

出版类档案归档范围和保管期限表

CB11 综合管理

序号

类目名称

保管期限

1

上级有关编辑出版工作的文件

长期

2

上级召开的编辑出版工作会议文件

短期

3

学校编辑出版工作规划、计划、报告、总结、简报和重要会议记录

永久

4

学校编辑出版工作规章制度、统计报表

永久

5

编辑出版部门管理形成的文件材料

短期

CB12 出版物项目

序号

类目名称

保管期限

1

编辑出版合同、协议书

长期

2

出版请示和批复

长期

3

原稿(含照片、手迹原件)或复制件(退还作者后应有原稿签收单)

长期

4

各级审稿单或历次审稿意见、编辑出版部门同作者的来往信件

长期

5

封面设计图样

短期

6

出版通知单、书刊、音像出版物样品

永久

7

出版发行记录，发稿后的变动情况，稿酬、版税通知单

短期

8

获奖或受查处情况的文件材料

长期

9

有参考价值的读者来信、重要评论

短期

10

再版修改意见

短期


重庆科技学院外事类档案管理细则(试行)

 

(经2013年11月19日校长办公会审议通过)

 

一、总则

第一条 为提高学校外事类档案的工作水平，实现学校外事档案管理的标准化、规范化、信息化，根据《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案工作规范》等规定，结合我校实际，制定本细则。

第二条 外事档案是指我校与外国团体或个人在学术研究、科技合作、人才交流、友好往来等外事管理和外事活动中形成的具有保存价值的各种载体的文字、图表及声像材料。

第三条 外事档案材料的形成部门是立卷归档责任部门，外事档案由学校档案部门集中统一管理，以确保其完整、准确和安全，便于开发利用。

第四条 外事档案管理工作必须纳入学校外事管理工作计划、管理制度之中，落实到学校外事处及其他有关部门外事人员，做到与布置、检查、总结外事工作同步进行。

第五条 外事处和外事活动较多的单位应明确档案工作主管领导，指定专（兼）职档案工作人员，完善工作制度，理清工作职责，在经费、库房、设备等方面给予保障，配合学校档案部门完成本单位外事档案的收集、整理、立卷和归档。

 

二、归档范围和保管期限

第六条  确定的原则

（一）归档的外事管理和外事活动中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远发展具有参考价值和凭证作用。

（二）归档的外事文件材料必须反映外事管理、外事活动的全过程，保证其完整、准确、系统。

（三）归档的外事文件材料必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，体现涉外工作的职能和特点。

第七条  归档的主要内容和重点

（一）归档的主要内容包括综合管理、出国(境)、来校任教、讲学、进修、访问、考察、参加国际会议、国际合作、留学生工作等方面；

（二）重点是重大涉外和国际合作项目、留学生工作活动中形成的不同载体的文件材料；

（三）本校人员在国外获得的证书、奖状、奖章、奖品，可采取不同方式归档，或存复印、影印件；外国赠送学校的纪念品、礼品，有保存意义的应归档，不宜30年保存的可存影印文件和清单。

第八条 不需归档的文件材料

上级关于外事工作普发(不专指高校)、不办的文件；

未定稿的各种文件；

未生效的合同、协议书；

无查考利用价值的一般性、临时性函件；

重份文件、校内各单位发来的文件；

与校外单位交换来的材料。

以上材料如有必要，可有选择地作部门资料暂存。

第九条  外事类档案的具体归档范围和保管期限详见《外事类档案归档范围和保管期限表》（附件）。

 

三、立卷和移交

第十条 立卷分工

（一）外事处负责学校组织或参加的外事活动所形成的文件材料及外事管理、对外合作等综合性文件材料的收集、汇总、整理、组卷；

（二）个人因公参加外事活动所形成的文件材料属学校所有，不得据为已有，不得无故拒绝归档，应在归国后将材料交外事处验收；

（三）校内单位组织的外事活动所形成的文件、声像材料等应由主办单位负责收集、汇总、整理、组卷后移交外事处，由外事处统一向学校档案部门归档。

第十一条  形成积累

（一）学校各单位或个人应在每项外事活动结束后一个月内将所形成的文件材料立卷整理后送有关职能部门；

（二）归档材料必须做到审查手续完备，制作材料优良，字迹工整，图像清晰，装订整齐，禁用字迹不牢固的书写工具（如铅笔、圆珠笔等）书写；

（三）外事文件材料归档一份且必须是原件（稿），重要和经常使用的应酌加副本，特别重要的还须保存历次修改稿原件。

第十二条  整理组卷

（一）在来校、出国和国际合作、国际会议的文件材料中，上级文件、请示、报告、批复与国外来往信函等准备阶段材料按年度组卷；国内和国外活动期间的材料、派出回国后的综合材料按活动性质分类组卷；装帧精致的协议书、合同或备忘录等文件材料，可单独装盒组卷。

（二）卷内文件排列顺序除按照《重庆科技学院档案立卷归档制度》相关要求执行外，不同文字文本的排列要遵循中文文本在前，外文文本在后；原文在前，译文在后的原则。

（三）拆除卷内文件中的金属物，对破损的文件材料进行修补；字迹模糊的应复制，并与原件一并立卷；幅面大于卷(盒、袋)的文件材料要折叠；除与文字材料密不可分者外，其余声像载体的材料、礼品实物，应保持其原状，另行专柜保管，档号与文字材料互为参见。

（四）按卷整理的文件，无论单面或双面，只要是书写的页面，均应依次在正面的右下角和背面的左下角编写页号；单独装盒的外事文件，亦可采用以件为单位的编号方法。

（五）案卷在左侧采用三孔一线方式装订，要求以左、下侧对齐，装订时尽量保持文件原貌，不得随意裁切文件。

（六）逐项填写卷内备考表和卷内目录，按照《重庆科技学院档案立卷归档制度》相关要求打印或填写，且字迹要工整、清晰，文面要整洁，不得涂改。

（七）外事处要对归档前的文件材料进行鉴定，按规定提出每个案卷内部文件的开放情况和密级意见，经单位主管领导同学校档案部门协商后确定。

第十三条  归档验收

（一）各单位档案员应在次年6月底前，将上一年的外事类档案集中向学校档案部门移交，并填写移交目录一式二份，双方各执一份备查。

（二）移交档案时交接双方必须当面检查验收，凡不符合要求者，档案部门有权拒绝接收，并要求其限期补正。

（三）其他事项参照《重庆科技学院档案立卷归档制度》 相关要求。

 

四、管理与利用

第十四条  根据《重庆科技学院档案实体分类办法》档号的编制原则，外事类档案的档号由一、二级类目代号组成，档号格式为：年度号+分类号+案卷号。模式如下：

 

×××× — WS ×× — 1～n

 

案 卷 号

 二级类目

  一级类目

  年 度 号

 

案卷号按二级类目流水，年度按自然年度，留学生按入学的年度/级。

第十五条  保管

学校档案部门应对接收的外事档案及时登记、编目上架、入库，并做好日常管理和统计工作。

第十六条  借阅

借阅涉密的外事档案，必须经相关校领导授权，学校档案部门领导或外事部门负责人批准；其他事项参照《重庆科技学院档案借阅制度》相关规定。

第十七条  利用

外事类档案的开发利用按照《高等学校档案部门业务建设规范》有关条款执行。

第十八条  鉴定、销毁

外事类档案的鉴定与销毁参照《重庆科技学院档案鉴定、销毁制度》。

附件

外事类档案归档范围和保管期限表

WS11 综合

序号

类目名称

保管期限

1

上级关于外事工作的文件材料

长期

2

学校外事工作规章制度、计划、总结、简报等

长期

3

外事工作统计报表等

永久

4

外事工作会议材料

长期

WS12 出国（境）

序号

类目名称

保管期限

1

上级对出国(境)人员的有关文件材料

长期

2

国际学术会议论文

长期

3

投寄国外的学术论文

长期

4

出国(境)人员考察、访问材料

长期

5

出国(境)讲学、研究人员有关材料

长期

6

出国(境)进修、留学取得学位及研究成果论文和各类证书(影印件)

永久

7

国际比赛、竞赛

长期

WS13 来校

序号

类目名称

保管期限

1

上级邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往函件

长期

2

外国党政官员、各界人士来校参观访问的文件材料

长期

3

外籍教师、专家、学者及友好人士来校讲学的讲稿、教材等材料

永久

4

来校进修、短期培训研究的外籍人士有关材料

长期

WS14 国际合作与会议

序号

类目名称

保管期限

1

中外合作校际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录

永久

2

本校完成的国际合作项目、成果等材料

永久

3

合作项目中国外单位完成项目、成果等材料

长期

4

授予外籍人员名誉称号的材料

永久

5

双方互赠的礼品、纪念品

长期

6

国际会议的有关材料

长期

WS15 外国留学生工作

序号

类目名称

保管期限

1

录取审批材料

永久

2

学籍登记表、学籍卡片

永久

3

教学计划、大纲、安排

长期

4

学习情况、成绩及评语

永久

5

学位论文及学位证书复印件

长期

6

学生名册

永久

7

学生去向及有关材料

长期

 

重庆科技学院财会类档案管理细则（试行）

 

(经2013年11月19日校长办公会审议通过)

 

一、总则

第一条 为提高学校财会类档案的管理水平，实现学校财会档案管理的标准化、规范化、科学化，根据《会计档案管理办法》、《会计档案案卷格式》和《高等学校档案工作规范》等规定，结合我校实际，制定本细则。

第二条 财会档案是指学校在财务管理和会计活动中直接形成的具有保存利用价值的文字材料、凭证、账薄、报表等会计核算材料。

第三条 学校各财会部门（计划财务处及独立核算单位）是财会档案的立卷责任部门；会计档案实行分类管理：学校档案部门负责移交后的会计档案保管工作，财会部门负责移交前档案的保管工作。

第四条 各财会部门应明确档案工作主管领导，指定专（兼）职档案管理人员（出纳人员不得兼管会计档案），完善工作制度，理清工作职责，在经费、库房、设备等方面给予保障，配合学校档案部门完成本单位财会档案材料的收集、整理、立卷和归档。

 

二、归档范围和保管期限

第五条  确定的原则

（一）归档的财务工作管理和会计活动中形成的文件材料，必须对学校、社会在当前和长远发展方面具有参考价值和凭证作用。

（二）归档的财会文件材料，必须反映财务管理、会计活动的全过程，保持完整、准确、系统。

（三）归档的财会文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，充分考虑财会档案的类型特点。

第六条 归档的主要内容和重点

（一）归档的主要内容包括综合管理、会计凭证、会计帐薄、会计报表、工资清册等方面；

（二）重点是会计活动中各个阶段形成的不同类型的具有长期保存价值的文件材料。

第七条  不归档的文件材料

上级有关财务的普发性（非专指高校）、不办的文件；

未定稿的文件；

重份文件及校内其他单位发来的文件；

未生效的合同、协议、单据；

无查考利用价值的一般性、临时性文件；

与校外单位交换来的材料。

以上材料如有必要，可有选择地作部门资料暂存。

第八条  财会类档案归档范围和保管期限详见《财会类档案归档范围和保管期限表》（附件）。

 

三、立卷和移交

第九条  形成积累

（一）学校财会部门及附属独立核算单位的档案人员应督促会计承办人，做好材料的平时收集、积累，并负责本单位档案材料的汇总。

（二）校内撤销或合并单位的财会档案应随同单位的全部档案一并移交指定的单位或校档案部门。

（三）财务文件材料必须为原件，保持原貌（状），任何人不得私自破坏、篡改。收集的材料应保持完整、系统、准确。

（四）收集好的文件材料必须存放于专门的房间，必须放置于安全性和保密性好的专柜，不得留存于个人手中。

第十条  整理组卷

财会档案应根据文件材料的性质类别，按会计年度分别整理组卷，不同年度的会计核算材料不能放在一起立卷。

（一）会计凭证按月组卷，各种记帐凭证按时间和原始凭证号顺序组卷，每本为一卷，厚度以2cm为宜。

（二）会计账簿按年度组卷，按照帐簿的种类分别立卷，一本帐簿为一卷，厚度以2cm为宜；订本帐簿应保持原来面目；活页帐簿应撤出空白帐页，装订成册；每本帐簿要加贴封面。

（三）会计报表是按年度立卷。在区分不同保管期限的前提下，年度报表、季度报表、月份报表分别组卷，分析和说明报表的文字应当与会计报表一起组卷；工资清册类材料参照会计报表整理办法。

（四）各种财会档案装订时，均需去掉金属物，防止折角，修补损坏部位；字迹模糊、扩散的应复制并与原件一并归档，若装订线处有重要批注者，须进行贴边处理。

（五）只要是书写的页面，无论单面或双面,均应依次在正面的右下角和背面的左下角编写页号；没有封面的财会档案应加牛皮纸封面。

（六）案卷在左侧采用三孔一线方式装订，要求以左、下侧对齐，装订时尽量保持文件原貌，不得随意裁切文件。

（七）逐项填写卷（盒）内备考表和卷（盒）内目录，按照《重庆科技学院档案立卷归档制度》相关要求打印或填写，且字迹要工整、清晰，文面要整洁，不得涂改。

第十一条 保管期满但未了结的债权、债务及涉外的原始凭证、资料，不得销毁，应单独抽出立卷，由档案部门保管到结清债权、债务时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

第十二条  归档验收

（一）当年产生的会计档案材料，财会部门应于次年第一季度内整理、组卷。

（二）财会部门移交财会档案时间：管理性文件材料，按自然年度，在次年6月底以前归档，财会档案中的会计凭证、会计帐册和工资清册等档案，由财会部门保管2年后再移交档案部门。

（三）移交档案时交接双方必须当面检查验收，并填写移交目录一式二份，双方各执一份备查。凡不符合要求者，档案部门有权拒绝接收，并要求其限期补正。

（四）其他事项参照《重庆科技学院档案立卷归档制度》 相关要求。

 

四、管理与利用

第十三条  根据《重庆科技学院档案实体分类办法》档号的编制原则，财会类档案的档号由一、二级类目代号组成，档号格式为：年度号+分类号+案卷号。模式如下：

 

×××× — CK ×× — 1～n

 

案 卷 号

 二级类目

 一级类目

 年 度 号

 

第十四条  保管

会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一年算起。

（一）采用电子计算机进行会计核算的，应当保存打印出的纸质会计档案，具备保存条件的，应同时将光盘、磁盘、磁带等作为会计档案保存。

（二）单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的,在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交有关档案部门代管,法律、行政法规另有规定的,从其规定。

（三）单位分立后原单位存续的,其会计档案应当由分立后的存续方统一保管,其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案；单位分立后原单位解散的,其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或移交档案部门代管,各方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。

单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证,应当单独抽出由业务相关方保存,并按规定办理交接手续。

单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案,应当由原单位保管,承接业务单位可查阅,复制与其业务相关的会计档案,对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证,应当单独抽出由业务承接单位保存,并按规定办理交接手续。

第十五条  拆封和抽换

任何人不得私自拆封或抽换已立卷归档的档案；尚未移交给档案部门的档案，确需拆封重新整理的，报学校财会部门批准后，由学校财会部门派人监督办理；已移交给学校档案部门保管的档案，原则上应保持原卷宗的封装，个别需要拆封重新整理的，档案部门应当会同财务处、纪检审和经办人员共同拆封整理。

第十六条  借阅

本校人员查阅会计档案，需经学校财会部门负责人同意；校外单位查阅会计档案，需有正式介绍信，经学校财会部门负责人批准方可查阅，并做好登记。

学校财会部门保存的会计档案原则上不得外借，如有特殊需要，已移交档案部门的，需经学校财会部门和档案部门负责人批准方可借阅，并要限期归还。

其他事项参照《重庆科技学院档案借阅制度》相关规定。

第十七条  利用

财会类档案的开发利用按照《高等学校档案部门业务建设规范》有关条款执行。

第十八条  鉴定、销毁

财务档案保管期满后，应在学校分管档案工作的负责人领导下，经学校档案部门、纪检审办公室和财会部门等有关人员组成的鉴定小组进行鉴定，提出销毁意见和编制销毁清册，分别报请财务和档案主管校长审批后，方可实施销毁。

学校纪检审办公室必须指定两名以上的监督人员参加监销；销毁档案前，监销人应当按照销毁清册所列内容清点核对；销毁后，应在销毁清册上签名盖章，并将监销情况分别报告分管财务和档案工作的校领导。

保管期满但未结清的债权债务原始凭证、记账凭证和涉及到其他未了事项的原始凭证、记账凭证，不得销毁。

附件

财会类档案归档范围和保管期限表

CK11 综合

序号

类目名称

保管期限

1

上级有关财务会计工作的文件材料

永久

2

本校财务管理规定、计划、总结、请示、批复等文件

长期

3

学校基金管理工作文件

短期

4

有关财务管理方面的其他文件材料

短期

5

会计移交清册

长期

6

财会档案移交保管清册

永久

7

财会档案销毁清册

长期

8

有关贷款及还贷工作的材料

长期

9

财务工作大事记

永久

CK12 会计报表

序号

类目名称

保管期限

1

决算报表（含基建综合决算）

永久

2

预算会计报表

15年

3

年度以上规划表、分配计划、测算表

25年

4

年度以上各种统计报表（含工资报表）

25年

5

季度以下各种计划、统计报表

5年

CK13 会计账簿

序号

类目名称

保管期限

1

涉及外事会计账簿

永久

2

总 账

25年

3

各种账簿（除总账外的明细账、分户或登记账、学校专项基金账簿）

15年

4

日记账

其中：现金、银行存款日记账

10年

25年

5

固定资产明细账（卡片）

（固定资产报废清理后保管5年）

CK14 会计凭证

序号

类目名称

保管期限

1

涉及外事的会计凭证

永久

2

各种原始凭证、记账账单（包括学校专项基金凭证、账单）

15年

3

银行存款余额调节表

15年

4

会计拨款凭证及其他会计凭证

15年

5

银行对账单

15年

6

涉及债权、债务及未清理完毕的凭证

25年

CK15 工资清册

序号

类目名称

保管期限

1

工资发放名册、卡片

永久k

2

工资转移、证明、通知存根

25年

3

各种奖金、奖学金、贷学金、助学金名册、卡片等

15年


重庆科技学院声像档案管理细则（试行）

 

(经2013年11月19日校长办公会审议通过)

一 、总则

第一条 为提高学校声像档案的工作水平，实现学校声像档案管理的标准化、规范化、科学化，根据《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案工作规范》等规定，结合我校实际，制定本细则。

第二条 声像档案是指学校在教学活动和历史发展过程中形成的、或校外单位形成的与本校有关的、具有保存价值的各种声像载体(照片、底片、幻灯片、投影反转片、录音带、录像带等)和配套文字材料。　　

第三条 学校各单位是声像档案材料的形成部门，也是立卷归档责任部门，摄录人员在材料完成后应及时向档案部门归档，任何部门和个人不得据为已有。学校档案部门集中统一管理声像档案，确保其完整、准确、系统和安全，便于开放利用；

第四条 各单位应明确档案工作主管领导，指定专（兼）职档案工作人员，完善工作制度，理清工作职责，在经费、库房、设备等方面给予保障，配合学校档案部门完成本单位声像材料的收集、整理、立卷和归档。

 

二、归档范围和保管期限

第五条 确立的原则

(一)归档的学校各项活动形成的，或校外单位形成的与本校有关的声像载体材料，必须对学校和社会当前与长远发展具有参考价值和凭证作用。

(二)归档的声像载体材料必须反映声像制作活动的全过程，保证完整、准确、系统。

(三)归档的声像载体材料必须遵循其自然形成规律，保持声像载体与纸质载体，不同声像载体之间的自然联系，注意其成套性特点。

第六条 归档的主要内容和重点

(一)归档的主要内容包括综合管理，制作工作和声像载体材料三个方面。

(二)重点是本校各项活动中直接形成的声像载体材料，尤其是声像载体材料的原件。

第七条 不归档的文件材料

不能反映本校工作、活动的声像材料；

音响、画面严重失真，内容残缺无使用价值的声像材料；

重份声像材料。

以上材料如有必要，可有选择地作部门资料暂存。

第八条 声像档案的保管应以长期为主，尽量从长；具体归档范围和保管期限详见《声像载体档案归档范围和保管期限表》（附件）。

 

三、立卷与移交

第九条  形成积累

(一)部门（单位）产生的声像载体材料，一般整理一份送学校档案部门，一份自存档。

(二) 影片、录像、录音等磁性载体材料应归档原件，磁盘、光盘等载体材料应归档母带（盘），机械相机照片与底片同时归档，声像档案材料要求图像清晰、声音清楚，照片不能在橱窗展出后再归档。

(三)归档的材料应完整、准确、系统、配套，音响、画面清楚，及时修补局部划伤、断裂者，风干粘结、生霉、发潮的声像材料。

(四)通过数码相机、扫描仪等获得的静态图像应转换为JPEG、TIFF格式，还应洗印相应的实体照片归档；用数码摄像机、视频采集卡等获得的动态影像文件应转换为MPEG、AVI格式；用音频设备获得的声音文件应转换为WAV、MP3格式。

(五)用数码相机拍摄的照片应是原始版，不能进行技术修改，应发E-mail或刻录成光盘(可擦洗的)送交档案部门，由档案管理人员进行挑选，确定后，再由摄影部门或摄影者冲洗归档。

第十条  整理组卷

（一）根据声像文件材料的形成规律和多种载体的特点，分类组成保管单位：同一年度内不同载体按二级类目（载体）排列；同一个二级类目（载体）内，按事由（主题内容）结合时间、重要程度等排列；同一内容由多载体合成应注明参见号。

（二）若同一盘录音带、录像带或光盘录制了两个以上问题或跨年度，则应以主要问题或最后一个年度为主排列。

（三）胶片照片应在背面标注照片号，在胶片乳剂面边处标注底片号；以自然张为单位编写文字说明，一组照片编写较详细的总说明，每一张再加以简要说明；说明内容包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等。

（四）数码照片在最低一级类目下按事件建立文件夹，同一事件的数码照片按形成的先后顺序进行编号，格式为：分类号-事件顺序号-照片顺序号；按归档年度刻制光盘，光盘内容包括存放数码照片的文件夹、数码照片档案目录、光盘说明文件，其中，说明文件内容包括：保存内容、照片数量、密级、制作日期、制作者、光盘类型等。

（五）照片须按顺序固定在芯页上，每册不超过30个芯页，大幅照片可按顺序放入专用档案袋（盒）中，竖放应先将照片固定在专用纸板上，横放堆叠高度不超过5cm。

（六）录像（音）带、光盘、磁盘、电影胶片等放入档案袋或档案盒保管，原则上一卷（盒）为一个保管单位；磁盘文字说明内容需同光盘反映内容一致，其他载体文字说明包括事由、主要人物、背景、摄录地点、摄录时间、规格、长度(时间)、密级、摄录者等；须在保管实体上标明盒（盘）号，并将说明标签粘贴于外盒。

（七）声像材料与相关文字材料的档号对应，互记参见号。

第十一条  归档验收

（一）声像档案应在次年6月份前向学校档案部门移交；科研课题、基本建设、大型工程等活动中产生的声像材料，应随项目归档时间一同归档；移交时，须填写移交目录一式二份，双方各执一份备查。

（二）移交档案时交接双方必须当面检查验收，凡不符合要求者，档案部门有权拒绝接收，并要求其限期补正。

（三）其他事项参照《重庆科技学院档案立卷归档制度》 相关要求。

 

四、管理与利用

第十二条 根据《重庆科技学院档案实体分类办法》档号的编制原则，声像档案的档号由一、二级类目代号组成，档号格式为：年度号+分类号+案卷号。模式如下：

 

×××× — SX ×× — 1～n

 

案 卷 号

 二级类目

 一级类目

 年 度 号

 

第十三条  保管

（一）声像档案须专库或专柜存放，磁带应竖立存放在远离磁场的专用柜架内。

（二）定期检查声像档案保管情况，对长期保存且不常用的档案，一般每隔半年检查一次；对使用比较频繁和已受损的录音带、录像、光盘（音频和视频电子文件），要及时进行技术处理和复制。

（三）已归档保存的声像档案，任何人不得私自抽出、清洗、消磁和涂改。

第十四条 借阅

（一）本校各单位、教职工因工作需要借阅声像档案，应持本单位的证明和个人证件，借阅本人的声像档案只需出本人证件。

（二）照片、底片、录音一律不得借出档案部门，特殊情况必须经档案部门领导同意，由档案部门负责翻印、翻录；母带(盘)一般不借出。

（三）其他事项参照《重庆科技学院档案借阅制度》相关规定。

第十五条  利用

声像档案的开发利用按照《高等学校档案部门业务建设规范》有关条款执行。

第十六条  鉴定、销毁

声像档案在销毁前需要由课题组、科研管理部门和学校档案部门组成的鉴定小组进行鉴定；并按照《重庆科技学院档案鉴定、销毁制度》相关规定销毁。

附件

声像载体档案归档范围和保管期限表

一、党政综合类

序号

类目名称

保管期限

1

上级党政领导及社会知名人士来校视察、参观、访问的活动场面

永久

2

学校党政领导任职期间参加重要活动、会议、座谈、探望、记者采访等情况

永久

3

各类重大会议（党代会、教代会、妇代会、团代会、学代会、先进表彰会、校友会及党政重要会议）的资料

永久

4

学校发展变化以及校庆和重大纪念活动形成的各种重要声像材料

长期

6

市级以上代表团、其它院校代表团、慰问团来校活动场面

长期

7

机构成立的活动场面

长期

8

授予国内著名人士、专家学者名誉职称而举行仪式

长期

9

校内民主党派、港澳台同胞、归国华侨及校内少数民族的重要活动

长期

二、教学工作类

序号

类目名称

保管期限

1

历届开学、毕业典礼的活动场面

长期

2

历届学生毕业集体照、个人生活照

永久

3

教授、专家或学术造诣较深的中老年教师授课场面

长期

4

学生参加重要的教学、省部级（及以上）竞赛、考察、实习等活动材料

长期

5

教师获国家级教学成果奖、优秀教材奖、优秀教师奖等材料

长期

6

学校教学评估、专业评估的材料

长期

7

有关重点学科与重点实验室建设的材料

长期

三、科研产品类

序号

类目名称

  保管期限

1

学校组织或参加的国内省部级及以上学术活动和学术年会的活动场面

 长期

2

科研成果、将要投入生产的样机或样品的照片、影像材料

 长期

3

重大科研课题和专利产品成果评审鉴定会、新闻发布会的材料

 长期

4

学校重要科研工作会议的材料

 长期

5

科研项目获奖的奖状及奖品照片

 长期

6

省部级及以上重点实验室评估及验收的材料

 长期

7

在校生及国外留学生在科研和学术活动中取得的突出成绩的资料

 长期

8

著名专家、学者来校做学术报告的照片

 长期

四、外事活动类

序号

类目名称

保管期限

1

外国领导人、外籍、港澳学者来校参观、访问、交流和国外授予我校人员名誉职称等场面

长期

2

学校组织召开或参加的国际性学术会议、国际性展示活动的场面

长期

3

学校与国外建立校际关系、签订合作协议的场面

长期

4

国外艺术团、代表团及外籍学生在校学习活动场面

长期

5

外籍人士赠送的礼品照片及其他声像记录材料

长期

6

学校派出国外进行友好访问、考察、进修、留学所获得的材料

长期

7

外籍教师、留学生、外籍专家在校学习、工作、生活的声像资料

长期

五、产品、仪器设备类

序号

类目名称

保管期限

1

本校研制、试制、生产的产品样照

长期

2

产品使用情况的场面声像材料

长期

3

价值5万元以上的重大仪器设备的样照和安装调试运行照

长期

4

学校产品获奖的奖状、照片

长期

六、校园建设类

序号

类目名称

保管期限

1

反映学校风貌和重要建筑的照片、影像

永久

2

反映学校办学实力的各类教室、实验室、实训基地和实习点的照片、影像资料

长期

3

重大项目开工典礼、奠基、落成和正在建设中的各类设施的声像材料

长期

4

重大破坏性事故、事件的现场资料

长期

七、体育活动类

序号

类目名称

保管期限

1

学校历届运动会开幕、闭幕及比赛的场面

长期

2

教师、学生参加市级以上运动会、破市级以上纪录的运动员照片及获奖情况照片

长期

3

教师、学生破学校纪录精彩场面的影像资料

长期

4

我校参加或组织市级运动会情况的影像资料

长期

八、艺术展出类

序号

类目名称

保管期限

1

校内个人作品展和集体展的材料

长期

2

校内开展的大型文艺比赛活动材料

长期

3

大学生艺术团体剧照、演员合影及演出活动场面的材料

长期

4

学校组织或代表学校参加的校外展览会及展品材料

长期


重庆科技学院实物类档案管理细则(试行)

 

(经2013年11月19日校长办公会审议通过)

 

一、总则

第一条 为加强学校实物类档案（以下简称实物档案）的管理，更有效地保护和利用档案资源，根据《中华人民共和国档案法》和《普通高等学校档案管理办法》等规定，结合我校实际，制定本细则。

第二条 实物档案是指能够真实记载和反映学校教学、管理、外事及各项实践活动的有史料、艺术和科学价值的历史实物；主要有荣誉证书、奖状、奖章、奖杯、礼品、锦旗、印信、名人字画及学校发展中有纪念意义的物品和有收藏价值的教学科研设备、设施。

第三条 凡是能够反映学校特色且具有保存价值的实物档案，办理归档登记手续后，由学校档案部门集中存放保管，方便使用和确保安全。

第四条 实物档案属学校所有的公共财产，各单位必须依法归档，不得擅自变卖或赠送，不得损坏和拆分，不得据为单位或个人所有。

第五条 学校欢迎和鼓励师生员工将属于个人所有，但能够反映学校历史面貌的证件、徽章等实物档案向档案部门捐赠。

 

二、收集、分工及保管期限

第六条  实物档案的收集范围和归档分工按如下规定执行：

（一）学校获得的市（省）级以上奖牌、奖杯（有文字）、奖状、奖章、锦旗等荣誉实物由学校党政办公室负责归档，具体各项工作获得的荣誉实物由各职能部门或获奖单位负责归档；

（二）学校各历史时期使用过的印章及历任校领导个人印章，在印章停止使用后由学校党政办公室统一造册、截角，移交档案部门保存；部门使用过的印章由各单位自行整理后移交档案部门。

（三）学校不同时期的徽章和证件，如校徽、工作证、学生证、毕业证书、学位证书、借书证等样品由相关职能部门负责归档；

（四）学校在各种重大活动中形成的纪念品，由活动主要承办单位负责归档；

（五）省（市）级以上领导及社会知名人士为学校题词、赠言手迹或赠送的字画等物品，由学校党政办公室负责归档；

（六）国际友人、知名校友赠送的有保存价值的礼品，由接待单位负责归档；

（七）在学校各种重大活动中形成的纪念品、礼品、赠品，如属于文物陈列品管理范畴，其账务、实物管理按学校文物陈列品管理办法执行，其他经鉴定需永久保存的礼品向档案部门移交；

（八）反映学校历史面貌的其它具有保存价值的实物。

第七条  实物档案具有较高的珍藏价值，学校档案部门保管的实物档案保管期限为永久。

 

三、归档要求

第八条 归档的实物要求整洁、无破损，奖品等应附有批准单位要求填报的表格、批复等文字材料，此类材料按党政文书材料归档；实物上未标明获奖名称的，应附说明，内容包括获奖单位、获奖时间、获奖名称及颁奖单位。

第九条 字画和礼品归档时应附清单及说明，内容包括物品名称、收受时间、地点、事由、赠送人、接收人。

第十条 个人所获奖状、证书(指国家、省（市）机关对教学、科研、生产、管理等项工作中有重大贡献而授予的)，在征得本人同意后，可将原件保管在校档案部门，由档案部门发给复制件一份。

第十一条 归档实物以件为单位进行整理（成套实物为一件），按《重庆科技学院实体档案分类办法》之规定按物品种类分类。

第十二条 实物档案应该贴有标签，内容包括档号、实物名称、颁（赠）单位时间、内容说明。

第十三条 移交

（一）奖品类实物档案一般于获奖后一个月之内向档案部门移交。印章、字画、礼品可随时向档案部门移交；移交时，须填写移交目录一式二份，双方各执一份备查。

（二）移交档案时交接双方必须当面检查验收，凡不符合要求者，档案部门有权拒绝接收，并要求其限期补正。

（三）其他事项参照《重庆科技学院档案立卷归档制度》 相关要求。

 

四、管理与利用

第十四条 有凭证证明价格达到学校资产管理的限额要求的实物档案，应先纳入学校资产管理，办理资产报增后，再归档移交。

第十五条 根据《重庆科技学院档案实体分类法》档号的编制原则，实物类档案的档号由一、二级类目代号组成，档号格式为：年度号+分类号+案卷号。模式如下：

 

×××× — SW ×× — 1～n

 

件 号

 二级类目

 一级类目

 年 度 号

 

第十六条 按照分类方案和档号顺序编制实物档案目录，实物档案目录包括顺序号、题名、档号、实物来源、移交单位、形成日期、保管期限、互见号、备注等项目。

第十七条  借阅

（一）因举办展览等确实需要使用实物档案原件，须办理借用审批手续，时间不得超过半年。

（二）珍贵的或不易搬动的实物档案，提供实物档案照片使用。

（三）借出的实物档案如有损坏、遗失等情况，按实物价值（包括估价）予以赔偿，情节严重者，同时给予处罚。

（四）其他事项参照《重庆科技学院档案借阅制度》相关规定。

第十八条 保管

（一）实物档案应有专库或专柜陈列保管。

（二）实物档案库房应保持整洁，定期除尘，避免褪色，确保实物档案完好无损。

（三）存放锦旗、证书等易虫蛀的橱柜，要投放防虫剂。

 

 

 

 

 

学校档案室主任工作职责

一、统筹和规划全校档案工作，全面主持学校档案室工作，负责安排档案室日常工作。
　　二、贯彻执行国家有关档案工作的方针和政策法规，协助主管校领导制定和完善本校档案工作制度、规范，并负责组织实施。
　　三、督促、指导校属各单位档案工作，检查学校档案室各项工作完成情况。
　 四、负责专兼职档案工作人员队伍建设和业务培训。
　 五、组织本部门人员的政治学习和业务学习，参加档案工作协作、学术研究和交流活动。
　 六、负责档案信息化建设的步伐，牵头本校档案信息化工作。
　　七、负责档案鉴定、销毁和密级调整工作。
　 八、组织校内档案工作年度考核、考评工作。
　 九、负责本校档案对外联系工作，组织与兄弟单位的业务交流。
 十、完成领导交办的其他工作。

各单位档案工作分管领导职责

 

一、组织制订本单位的档案工作实施办法及有关制度，把档案工作纳入部门工作计划，在安排本单位各项工作时，同时布置、同时检查、同时总结。

二、配备具有较强政治、业务素质的专（兼）职档案人员，并保持相对稳定。

三、组织本单位人员学习档案法规、执行学校档案工作规章制度，督促本单位工作人员注意平时文件材料的形成、积累，积极指导专（兼）职档案人员做好归档工作。

四、监督、检查本单位文件材料预立卷、整理组卷、归档验收的全过程。

五、检查本单位专（兼）职档案人员履行职责的情况，保证档案工作时间，为本单位档案工作的开展提供必要条件。

 

专职档案员岗位职责

 

一、认真学习《档案法》及档案管理工作的政策、法规和各项规章制度；熟悉了解本岗位的业务要求与具体工作程序，较好地开展各项业务工作。

二、熟练掌握、使用档案管理网络系统，并负责对兼职档案员进行业务指导与培训。

三、按要求接收立卷部门移交的档案。案卷质量不符合规范要求的应退回重新整理。

四、对已接收的案卷，要及时编号、入库、上架；案卷入库时，应检查帐、卡、物是否相符；对补交的案卷，应进行补、插卷，并随时调整帐、卡数字。

五、及时编制案卷目录、卷内目录、分类目录等检索工具，对日常利用频繁的档案应编制专题目录，为用户提供方便。

六、加强库房的安全管理，随时保持清洁状态，经常检查库房温、湿度，并作好检查记录。

七、熟悉、掌握各库房案卷存放地点，提高调卷的准确度和速度。

八、对馆藏档案要定期进行检查，尤其是早期案卷、永久保存的案卷，每年都应进行一次检查，并做好详细记载，对破损、褪变档案应及时提出修补复制计划，并组织实施。

九、熟悉馆藏，主动提供利用。根据用户需要出具证明，所提供的资料真实可靠。认真搞好档案信息资源利用效果的跟踪调查。

十、严格执行档案借阅制度，借出档案要定期催还，若发现档案丢失，追查当事者责任。

十一、做好所管档案统计工作，建立健全统计台帐，对各类档案的收进、利用、移出、销毁等各项数据均应按年代统计造册，年终报分管领导。

十二、对保存到期的档案，提出销毁或延长保管期的意见，登记造册送交原立卷部门领导初审，并经主管校长审批后进行留存或销毁。

 

 

兼职档案员岗位职责

 

一、热爱档案工作，积极参加业务学习，不断提高档案工作水平。

二、主动宣传档案工作法规、制度及有关规定,确保档案材料的安全并做好保密工作。

三、负责本单位文件材料的形成积累、整理立卷、归档以及资料保管工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。

四、坚持平时立卷，根据本单位不同种类文件材料形成的特征，及时制定案卷类目，合理分类存放，便于平时利用和立卷归档。

五、主动接受学校档案部门的业务指导和监督检查，规范组卷，并按规定时间向学校档案部门移交、归档。

六、积极参加学校档案部门举办的业务培训。

上一条：重庆科技学院档案管理办法(2021修订)

下一条：重庆科技学院学生档案管理办法（暂行）

通知公告

更多

为您服务

更多

预约电话：023-65023388

服务时间：上午 08:30-11:30 ；下午 2:00-4:30

办公地址：学校图书馆7楼东侧
暑期值班安排

重庆科技大学档案馆

重庆市沙坪坝区虎溪大学城东路20号

电话（传真）：023-65023388   邮编：401331