第一章  总则        

第一条  为加强学生档案的规范化、制度化管理，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》及国家人事档案管理制度相关规定，结合我校实际，特制定本办法。    

第二条  本办法中的学生档案是指随学生个人流动，能够证明其身份、学习情况、综合素质、学业水平等个人信息的文件材料。    

第三条  学生档案管理坚持“留存历史，服务学生”的基本原则，坚持维护真实性和完整性，实行统一管理、集中保管。    

第四条  学校档案馆负责学生档案的业务指导、统筹和日常管理与转递；相关职能部门及学生培养单位是学生个人档案的形成部门，负责提供学生个人档案材料；各培养单位负责新生入学、在校期间个人档案材料的收集、整理、归档工作。    

第五条  本办法适用于全日制普通本科生和研究生。    

第二章  归档范围及要求    

第六条  学生个人档案应归档的材料：  

（一）新生入学应归档的材料  

1.升学档案：入学前学习（或工作）经历相关档案；参加党团组织相关材料；若为定向委培生须交委培协议（合同）；若申请了助学贷款须交助学贷款审批资料。    

2.新生入学信息登记表。    

3.其他须归档的材料。  

（二）学生在校期间应归档的材料：  

1.学习成绩材料：包括主修、选修、辅修的各门课程的学习成绩综合表。  

2.毕业材料：包括《高等学校毕业生登记表》《普通高等学校毕业生就业报到通知书》或《全国毕业研究生就业通知书》（存根）、《重庆科技学院学位授予审批表》、政审材料等。    

3.奖励材料：个人获得省部级及以上各类表彰奖励（包括参加市级、国家级各类学科竞赛、艺体比赛、创新创业活动等获得的奖励）的决定材料（或证书原件）；获得校级表彰奖励的证书原件。  

4.违纪处分材料：学生违犯国家法律法规的处罚决定和违反校纪校规受到警告及以上的处分决定和（或）解除处分决定。    

5.组织关系材料：学生加入中国共产党、共青团或民主党派的组织发展材料，包括申请书、志愿书、入党（团）积极分子考察表、政审材料、思想汇报、预备党员转正申请书及组织建设方面形成的其他材料。  

6.学籍变动材料：学生转专业、休学、复学、退学、转学、参军或死亡等学籍变动的证明材料。    

7.出国（出境）材料：《重庆科技学院因公出国（出境）学习交流申请表》《重庆科技学院因公出国（出境）备案审批表》、在外学习成绩单等。  

8.其他具有保存价值、应予归档的材料。    

上述各类材料的形成单位是各相关职能部门，若具体任务已下放至学院，则由各学院负责提供材料，加盖职能部门公章。    

第三章  建档、归档及转递    

第七条  新生档案的接收：学校招生部门负责新生档案的统一接收和汇总，并按专业、班级分发给各学院。    

第八条  新生档案建档：    

新生入学一个月内，所在学院负责为其建档，建档内容包括整理入学时转入的个人档案、新生入学信息登记表及其它需入档的材料。各类材料装入学校统一印制的档案袋中，并完善档案袋封面的相关信息（党员组织关系材料不装袋，交由学生所在党支部暂存）。    

第九条  学生个人档案建档后，以学院为单位移交到学校档案馆统一保管。移交时须填写移交清册，档案馆、学院各保存一份。    

第十条  学生个人档案材料归档：    

学生在校期间的档案材料生成后，相关部门应及时将材料送达档案馆，学院协助档案馆及时做好档案的调整工作。每学年毕业生工作启动后，各学院会同档案馆对毕业生个人档案资料进行集中核查和整理，确保档案资料的完整性。    

归档材料须是手续完毕、要素齐全的最终材料，材料要完整、真实。部门提供的材料须加盖公章，个人提供的材料（获奖证书原件除外）须由本人签字。手写材料须用碳素墨水或蓝墨水书写，文字要清晰，若有涂改印记须加盖涂改人手印。    

材料归档后一般不得更换，不得涂改、圈划、批注、抽取、撤换档案材料。    

第十一条  学生档案的转递：    

（一）录取未报到或未取得学籍退学的新生，其个人档案由档案接收部门转交档案馆按原址寄回。    

（二）学生在校期间因转专业、休学、留级等学籍变动，档案馆凭教务处关于学籍处理文件进行调整。    

（三）中途退学、开除、转学学生的个人档案由本人持有效证件和档案托管单位（就业单位）调档函办理转递手续；死亡学生档案，经学校与学生家长协商后，可由家长带回。    

（四）毕业生档案转递：每年毕业派遣方案确定后，学院将每生个人档案邮寄准确地址提供给档案馆，档案馆通过邮政专递（EMS）在六月底统一进行档案转递（零星转递安排在九月）。落实了就业单位的转递到所属单位的人事部门；升学深造的转递到录取学校的招生部门或档案管理部门；待就业、灵活就业、自主创业的转递到户籍所在地人才交流中心；办理了特殊托管的转递到相应托管机构。    

档案转递因地址不祥或有误造成退档，档案馆将重新核对地址再转递；若无法确定准确地址，将不再进行转递，并将其暂存于档案馆，暂存时间不超过两年，两年后转递至生源地的人才交流中心。    

毕业生若遇特殊情况档案需暂时保存在学校或转寄有特殊要求的，由本人提出申请，经所在学院分管学生工作的院领导和档案馆领导批准后办理。    

（五）毕业生档案转递须使用学校统一印制的专用档案袋，经严格密封后通过档案转递机构转递，原则上不以普通函件邮寄或交由本人自带。    

（六）学校档案馆及各学院须将学生档案转递去向信息告知学生本人，以便学生查询。    

第四章  保密、查阅及利用    

第十二条  学生个人档案管理实行严格的保密制度，任何单位和个人非工作需要不得查阅、使用学生个人档案。查阅和使用学生个人档案须按照《重庆科技学院档案借阅制度》实行严格的审批。任何单位和个人不得泄露或擅自公布学生个人档案内容。    

第十三条  学生档案材料一般不得复制、拍照、摘记，确因工作需要须复制、摘记，复制、摘记的内容应在档案室备案，并应妥善保管复制、摘记内容，不得泄露。    

第十四条  校内部门或工作人员查阅学生档案，须出据由本部门主管档案的负责人签字的申请单（档案馆网上下载），校外人员查询学生个人档案须持单位函件和本人有效证件，并按规定办理手续。    

第十五条  查阅（查询）学生个人档案须在档案管理人员指导下在查阅室里进行。一般不外借，如确实因工作需要须借出使用，须经档案馆负责人批准，并按《重庆科技学院档案借阅制度》规定办理借出手续。借档人须保证档案的保密安全和按期归还。  

第十六条  学校相关部门为学生出具相关历史佐证材料，需到档案馆进行核实，保证佐证事项的真实性和严肃性。    

第五章  附则    

第十七条  学历教育留学生、继续教育学历学生个人档案管理可参照本办法执行。  

第十八条  本办法自批准之日起实行。    

第十九条  本办法自2017年9月1日起实施，由学校档案馆负责解释。