重庆科技学院档案管理办法（修订）

 

第一章 总则

第一条 为规范学校档案管理，有效保护和利用档案资源，充分发挥档案在各项工作中的基础作用，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《高等学校档案管理办法》《档案管理违法违纪行为处分规定》等法律法规，结合学校实际，制定本办法。

第二条 本办法所称的档案，是指学校在教育教学、科学研究、党政管理及其它各项活动中直接形成的对师生员工、学校、国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条 学校档案是党和国家的宝贵财富，校内所有单位和个人都应当遵守本办法的规定，承担保护和移交档案的义务。档案工作人员应当热爱档案事业，忠于职守，不断提高管理和服务水平。

第四条 档案工作是学校重要的基础性工作，学校及校内各部门应加强对档案工作的领导和管理，坚持将档案工作纳入工作规划和计划、纳入管理制度、纳入岗位职责要求；与工作任务布置、检查、总结、验收同步要求、同步实施（简称“三纳入、四同步”）。

 

第二章 管理体制及工作机制

第五条 学校成立档案工作领导小组，由学校主要负责人任组长，分管档案工作的副职校领导任副组长，相关职能部门主要负责人任成员。领导小组负责统筹协调学校档案工作，研究决定学校档案工作中的重大问题，监督检查校内各单位落实立卷归档主体责任。领导小组下设办公室，办公室设在档案馆，由档案馆馆长兼办公室主任，负责具体日常事务。

第六条 档案馆是学校档案的专业管理部门，负责对校内各单位的立卷归档工作进行业务指导和督促。各单位确定一名负责人分管档案工作，并配备一名兼职档案工作人员具体负责档案工作。

第七条 学校档案实行档案馆集中统一保管，各单位的档案材料应按照规定向档案馆移交，任何部门和个人不得据为己有或拒绝归档。

若某方面工作上级有特殊要求，相关单位可提出申请，经学校批准后，设立档案分室，负责本业务领域的档案收集、整理、保管和利用工作，技术方面接受档案馆的指导、监督和检查。档案分室须每年向档案馆报送新增档案库存目录和统计年报表。

第八条 学校实行档案立卷归档部门责任制，每个单位要按照制度和技术规范做好每年度的文件材料（实物）的收集、保管、整理、立卷等工作，并及时向档案馆移交案卷。

第九条 学校将档案信息化纳入智慧校园建设统一规划，统一实施。学校档案工作要推行纸质与电子档案同步的“双套制”建设与运行，确保档案工作与学校电子政务相衔接。

第三章 档案的立卷归档

第十条 学校将档案划分为党群类、行政类、教学类、学生类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、财会类、外事类和实物类十二大类，按大类进行立卷归档。

第十一条 学校档案馆定期组织立卷，各部门要组织兼（专）职档案员收集、整理档案材料和进行立卷，案卷经分管领导审核签字后，及时向档案馆移交。文件材料的具体归档办法另行制订。

第十二条 大力推进电子资料（系统元数据、系统技术资料等）、数字资料（数码照（胶）片、声像资料等）、实物的立卷归档。电子资料立卷归档同时需要打印一份纸质材料同步归档。

第十三条 归档材料原则上应该是原件，案卷形成应该符合相应技术规范。已移交档案馆的案卷材料，不得进行撤换、涂（更）改。

第十四条 案卷移交需要有移交清册一式三份。网上提交电子（数字）档案需要著录案卷目录和卷内目录。

 

第四章 档案的保管

第十五条 档案馆应结合馆藏实际制定档案实体分类、编排规范，保持馆藏档案排架的延续性和科学性。《重庆科技学院档案实体分类办法》另行制订。

第十六条 档案材料的保管期限根据文件材料的重要程度和保存价值确定。对保管期限已满但还有保存价值的档案，经过审批，向社会开放；对保管期限已满并失去保存价值的档案，经过鉴定，予以销毁。任何档案未经鉴定和批准，不得销毁。（《重庆科技学院文件材料归档范围和保管期限实施办法》另行制订）

第十七条 建立档案保护修复制度。档案馆应当采取先进的档案保护技术，防止档案破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制，破损、褪色的重要档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。

第十八条 建立健全安全管理制度。档案馆应严格落实库房防火、防盗、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光（以下简称“八防”）措施，建立库房日、周、月巡查制度，确保实体档案安全。要建立健全电子档案安全管理制度和措施，防止档案泄密。应严格执行电子档案存储介质定期巡检制度，确保数字化档案信息和电子档案（文件）的长期保存和便捷利用。

第十九条 建立健全档案查阅使用制度。查阅使用档案必须严格履行审批手续，遵守档案保密规定和档案保护规范，确保档案安全。

第二十条 建立健全档案统计制度。档案馆应当定期对档案的收集、保管、利用及馆藏情况进行统计，做好档案资源情况分析工作，不断改进档案管理工作，并按国家有关规定及时报送档案统计数据。

 

第五章 档案的开放、利用和公布

第二十一条 档案馆应当主动做好档案利用工作，按照规定向全校和社会开放档案，积极发挥档案信息服务功能，发挥档案价值。开放和利用档案须遵循如下规定：

（一）对于保管期限已满的档案，除未解密或需要控制使用部分外，经过鉴定，向全校和社会开放。对于其中涉及国家安全和学校重大利益的档案，须经学校主要负责人批准后，方可开放。

（二）对于未开放的档案不接受个人查询，单位利用也须经过严格的审批；对于开放的档案，凡持有合法证明（手续）的单位或者个人，履行相关审批手续后，均可利用；境外组织或者个人利用开放档案，按照国家有关规定办理。

（三）查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经档案馆馆长和立卷单位负责人批准（或者档案形成本人同意），必要时须报请分管校领导审查批准；利用涉及重大问题或者国家秘密的档案，须报学校保密工作部门审查。

（四）馆藏档案原则上不外借。特殊情况确需外借的，须经档案馆馆长和立卷单位负责人同意后办理。借出档案，要按时归还，若借出档案被损坏、丢失或者被篡改将追究相关人员责任。

（五）重要、珍贵档案提供利用，一般不提供原件，如有特殊需要，须经档案馆馆长批准。

加盖学校档案馆公章的档案复制件，与原件具有同等效力。

（六）向档案馆移交、捐赠档案的单位和个人，对其档案享有优先使用权，并可对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见，档案馆应维护其合法权益。

（七）寄存档案归寄存者所有。如果需要向社会提供利用，应当征得寄存者同意。

第二十二条 学校授权档案馆按照国家有关规定公布档案，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。

第二十三条 学校馆藏档案属下列情况之一者不予开放和公布：

（一）涉及国家秘密的；

（二）涉及专利或技术秘密的；

（三）涉及个人隐私的；

（四）档案形成单位规定限制利用的。

第二十四条 档案馆应当设立专门的阅览室，提供必要的检索工具，设置专门查询和终端打印系统，为档案利用创造便利条件。

第二十五条 档案馆出据档案凭证（证明）必须坚持实事求是，维护凭证的真实性、权威性和合法性。

第二十六条 档案馆应当组织开展档案的编研工作。编辑出版档案史料和公布档案应当经分管领导同意，并报请主要领导批准。

第二十七条 档案馆应当采取多种形式，包括宣传阵地、举办档案展览、陈列等，积极开展档案宣传教育工作。

第六章 条件保障

第二十八条 学校将档案工作所需经费列入常规预算，保障档案工作正常开展。

第二十九条 学校将建设达标档案库房及辅助功能用房，配备“八防”设施设备及档案管理专用设施设备，确保档案管理安全、可靠。

第三十条 学校建设一支专兼职相结合的档案工作队伍，并将该队伍纳入专业技术队伍进行统一规划、建设，保障档案工作正常开展。各部门要保持兼职档案员的稳定，将兼职档案工作纳入岗位职责，并进行考核。档案馆要定期组织开展专兼职档案员培训，不断提高学校档案工作业务水平。

第三十一条 学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，按照有关规定保障其依法享有特殊职业劳动保护待遇。

第三十二条 学校建立档案工作考核制度，将档案工作纳入部门实绩考核。若在档案工作中出现安全事故，将实行一票否决。

第三十三条 学校建立档案工作表彰奖励和处罚制度。对在档案工作中做出突出贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励。对给档案工作造成损失的直接责任人和分管领导进行行政处罚。情节严重、构成犯罪的，交由司法机关依法处理。

 

第七章 附则

第三十四条 本办法由档案馆负责解释。

第三十五条 本办法自公布之日起施行，原《重庆科技学院档案管理制度》同时废止。

 

 

重庆科技学院

 2021年11月26日