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关于做好2018年毕业生档案工作的通知

发布时间:18-06-12 10:08:25  浏览次数:

校属各单位、机关各部门:

2018年毕业生工作已经启动,根据学校总体部署,结合今年实际,现将毕业生档案工作相关事宜通知如下:

一、装袋内容

本科生:(1)升学档案(入校转入的档案);(2)本科学习阶段成绩单;(3)高等学校毕业生登记表;(4)政审材料;(5)《普通高等学校毕业生就业报到通知书》存根;(6)团员、党员材料;(7)校级及以上优秀毕业生证书(原件);(8)其它重要材料等。

研究生:(1)升学档案(入学转入档案);(2)研究生学习阶段成绩单;(3)高等学校毕业生登记表;(4)政审材料;(5) 《全国毕业研究生就业通知书》存根;(6)学位申请审批表;(7)党员、团员材料;(8)校级及以上优秀毕业生证书(原件);(9)其它重要材料等。

二、任务分工

(一)档案馆在学工部、研工部协调下具体负责毕业生档案工作的组织和实施工作;

(二)各事务主管部门是学生档案材料的形成部门,负责提供毕业生档案相关材料,并确保材料的真实性、完整性,材料形成任务分解:

教务处(研究生处):学生在校学习成绩单;

学工部(研工部):高等学校毕业生登记表、政审材料、《普通高等学校毕业生就业报到通知书》存根、《全国毕业研究生就业通知书》存根;

学位办:研究生学位申请审批材料;

学生党支部:党员材料;

学院团总支:团员材料;

优秀毕业生证书及其它重要材料由学生本人自愿提供。

(三)各学院指派专人负责毕业生档案的整理、装袋,并提供邮寄准确地址;

(四)档案馆负责毕业生档案核查、转递、查询及善后事宜。

三、 时间安排

6月10日前,档案馆清理毕业生档案;

6月28日前,相关事务主管部门将所形成的学生个人档案材料分发至学生所在学院,由学院指派专人进行清点、整理、汇总;

6月28—30日,各学院安排专人到档案馆进行材料装袋工作;组织学生填报档案转递地址并上交转递地址汇总表;

6月30日—7月2日,档案馆接受学生档案邮寄地址更改和档案资料调整;

7月5日前,档案馆完成毕业生档案的核查,并转递;

7月15—20日,完成正常毕业生档案遗留问题、退回档案处理;

9月20—25日,完成换证毕业生档案转寄及遗留问题处理。

四、工作要求

(一)毕业生档案关系学生切身利益,用人单位和毕业生本人都高度关注,请相关事务主管部门和各学院指定专人负责此项工作,并组织做好档案材料的形成、核验、整理和移交工作;

(二)毕业生档案工作时间紧,任务重,环节多,要求高,请具体负责此项工作的同志严格按照要求,耐心、细致地完成各环节任务,并保证质量;

(三)毕业生档案由学校档案馆通过EMS统一寄送,不由毕业生本人自带(党员档案按组织部要求办理);

(四)学校档案馆不托管毕业生档案,若个别毕业生因特殊原因需将档案暂存学校,由本人提出申请,经所在学院主管学生工作的领导签字后,到档案馆办理暂存手续。

五、温馨提醒

(一)档案一经转递出很难追回,因此,档案邮寄地址一定要写清楚、详实,并经学生本人确认。所留查询电话须是对方常用工作电话;

(二)档案袋内装入材料应为学生本人材料,并与档案袋封面材料目录相对应,避免错装、漏装、多装;凡手写的材料须用碳素墨水笔书写,字迹要规范、工整和清楚,切勿涂改。若涂改,须加盖手印;部门形成的材料要为终结材料,且加盖公章;

(三)档案寄出后,请毕业生根据运单号及时跟踪档案去向;

(四)联系方式:谭垚  65023388。 

特此通知

附件:各学院装档时间安排表

学校档案馆

                                                                        2018年6月11日

                                                                   各学院装档时间安排表

序号

时间

学     院

1

6月28日

石油学院、机械学院、建筑学院、数理学院

2

6月29日

冶金学院、电子信息学院、工商学院、外语学院

3

6月30日

化工学院、安全学院、法政与经贸学院、人文艺术学院

 

 

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