关于做好2024年度档案归档工作的通知

校属各单位、机关各部门：

学校档案是学校办学活动中直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。档案工作是学校重要的基础性工作。为做好2024年度档案立卷归档和移交工作，现就相关事宜通知如下：

一、归档范围

（一）2024年度各单位部门在工作中所形成的档案材料（参见学校各单位部门立卷归档目录）。

（二）2024年学校重大活动、事件和重大专项工作的专题性档案材料。

（三）学校主要业务管理系统（包括教务、学工、科研、资产、财务、人事等）生成的年度终结性电子文件。

（四）有保存价值（或纪念意义）的实物，包括以学校名义获得的各类重要奖牌（奖杯、奖状等），各类科技发明样品（试制品），学术专著，外事活动中的重要礼赠品及各类有重要纪念意义的物品等。

（五）声像档案资料，包括学校重大会议活动相关照片，上级和学校主要领导有关重要工作讲话录音录像，各专业年级毕业生集体照等。

二、案卷移交时间

（一）2024年产生的文书档案、产品档案、实物档案及2023年的会计档案，于5月底前移交。

（二）大学城校区基建项目档案，待外请单位整理完毕后及时移交；新完工项目档案于5月底前移交。

（三）重大科研项目（课题）档案在结题后1个月内立卷移交；专题性档案在任务完成后1个月内立卷移交。

（四）各类声像类档案于5月底前移交。

（五）电子档案随纸质档案一并移交。

三、具体要求

（一）各单位应及时清理2024年度及之前的文件资料和有重要保存价值的实物、声像材料，完整、准确、系统、规范地收集、整理、组卷。

（二）案卷整理规范按照学校立卷归档管理办法执行。重要专项档案由任务牵头部门负责组卷移交。

（三）移交案卷须打印卷内目录一式三份，一份装入档案盒内，两份用于办理移交手续；档案盒由档案馆负责提供。

（四）综合文书文件、各业务管理系统的数据文件原则上都应交电子版(光盘介质)。数据采集时间截点以业务统计时间节点为准。数字光盘包括数据库元数据及其背景文件；同时，电子文件需要打印纸质版立卷。

四、咨询与服务

                                                                                           图书馆（档案馆、校史馆）

                                                                                                                                                                            2025年5月19日