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关于做好2018年档案归档工作的通知

发布时间:18-06-12 10:03:07  浏览次数:

校属各单位、机关各部门:

     档案是工作开展情况的记录和依法办学的凭据,也是规范化和科学化管理的基础和体现,在教学、科研、管理中发挥着重要的服务作用。为做好2018年档案移交工作,确保归档质量,并进一步丰富我校馆藏资源,现就相关工作安排如下:

 一、归档范围

(一)2017年度各部门在工作中所形成的档案资料(财会档案为2016年所形成的档案资料),各类档案归档范围详见《重庆科技学院立卷归档制度》和《部门立卷归档目录》(附后);

(二)历史形成尚未移交归档的档案:重点包括基建项目档案、重点设备档案(含招投标档案材料)、科技项目档案等;

(三)重要活动、重要会议、重要任务和重大项目的专题性材料。

二、归档时间

(一)2017年产生的各类文件材料于7月10日前移交归档;

(二)基建类:新校区建设前期完工项目资料整理完毕后,及时移交;

(三)科研类:项目、课题档案在结题后1个月内移交归档;

(四)声像类(含毕业生集体照片):在完成制作后2个月内移交归档;

(五)专题性档案在任务完成后1个月内移交归档;

(六)往年尚未移交的档案:整理完毕后,及时移交。

三、具体要求

(一)各单位应及时清理文件资料及有重要保存价值的实物、声像材料,并完整、准确、系统和规范地收集、整理、组卷;

(二)案卷整理规范按照《重庆科技学院立卷归档制度》和各门类档案具体管理规则执行,同一项工作由多个部门共同完成的,参与部门分别移交材料,不组卷;

(三) 由部门拟稿、经办的校内红头文件和承办的上级来文,由各部门前往校办综合科统一领取;

(四)档案盒由档案馆负责提供,各单位可到档案馆领取,移交案卷须打印卷内目录一式三份(一份装入档案盒内,两份用于办理移交手续);

(五)综合文书文件、各业务管理系统的数据文件(包括教务、学工、科研、资产、财务等管理系统文件)原则上都要交电子版(光盘介质),其中,数据文件以各业务系统最新统计时间节点为准,内容包括数据库文件及其背景数据;同时,电子文件需要提供纸质版以备查考。

四、联系与咨询

联系人

联系电话

指导单位(种类)

邹  薇

65023389

教务处、学工部、研究生处、计财处、招标办、资产与实验设备管理处、继续教育学院、垃圾焚烧发电技术研究院、创新创业中心及各学院

张  玲

65023389

党政办、组织部、宣传部、纪监办、保卫处、合作与发展处、人事处、科研处、审计处、外事处、信息化处、基建处、后勤处、离退休处、校工会、团委、图书馆、学报编辑部、后勤公司、校医院、安科公司

唐光雄

65023866

实物档案

张晓敏

65023866

声像档案

 

 

                                  

                                                                                  档案馆(校史馆)

                                                                                   2018年5月30日

 

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