校属各单位、机关各部门:

2022年毕业生工作已经启动，根据学校总体部署，结合今年实际，现将毕业生档案工作相关事宜通知如下：

一、毕业生档案装袋内容

1.本科生档案装袋内容包括：

（1）升学档案（入校转入的档案）；

（2）入学登记表；

（3）本科学习阶段成绩单；

（4）高等学校毕业生登记表；

（5）政审材料；

（6）《普通高等学校毕业生就业报到通知书》存根；

（7）正式党员、团员材料；

（8）校级及以上优秀毕业生证书；受处分及撤销处分材料；

（9）其它重要材料。

2.研究生档案装袋内容包括：

（1）升学档案（入学转入档案）；

（2）研究生学习阶段成绩单；

（3）高等学校毕业生登记表；

（4）政审材料；

（5）《全国毕业研究生就业通知书》存根；

（6）学位申请审批表；

（7）正式党员、团员材料；

（8）校级及以上优秀毕业生证书；受处分及撤销处分材料；

（9）其它重要材料。

二、任务分工

1.档案馆负责毕业生档案的组织、指导、转递、查询及善后事宜。

2.各事务主管部门负责提供毕业生档案相关材料，并确保材料的真实性、完整性，材料形成任务分解如下:

教务处（研工部）：学生在校学习成绩单；

学工部和研工部：高等学校毕业生登记表、政审材料、《普通高等学校毕业生就业报到通知书》存根、《全国毕业研究生就业通知书》存根、毕业生处分和撤销处分材料；

学位办：研究生学位申请审批材料；

学院党总支：党员材料；

学院团总支：团员材料；

优秀毕业生证书及其它重要材料由学生本人自愿提供。

3.各学院指派专人负责毕业生档案的整理、装袋和核查。

4.学工部、研工部组织填报、核对档案转递地址，并将准确的转递地址汇总表（电子版）交档案馆执行；同时，将各班级应毕业离校的学生名册（电子版）交一份给档案馆作为转出档案依据。

三、 时间安排

6月20日前，相关事务主管部门将所形成的学生个人档案材料分发至学生所在学院，由学院指派专人进行清点、整理、汇总；6月15—22日，各学院安排专人（最好由本班辅导员带队）到档案馆进行材料装袋、核查及密封；

6月23日，档案馆组织各学院对学生档案进行再核查、调整，同时，接受改派学生档案邮寄地址更改；

6月29日前，档案馆完成第一批毕业生档案再核查和转递；

7月6—8日，完成第一批毕业生档案遗留问题、退回档案处理；

7月20—25日，完成第二批毕业生档案转递；

9月20—25日，完成换证毕业生档案转递及遗留问题处理。

四、关于档案保留

1.直接升入我校读研究生和拟读第二学士学位的毕业生的档案，不转寄，由学生到档案馆办理保存手续。

2.档案馆原则上不保留毕业生档案。若有特殊情况需暂存学校的，需本人提出申请（填写《毕业生档案暂留申请表》），经学院分管学生工作的领导和档案馆领导审批同意后办理暂存手续，暂存期不超过两年。

五、工作要求

1.毕业生档案关系学生切身利益，用人单位和毕业生本人都高度关注，请相关事务主管部门和各学院指定专人负责此项工作，并组织做好档案材料的形成、核验、整理和移交工作；

2.毕业生档案工作时间紧，任务重，环节多，要求高，请具体负责此项工作的同志严格按照要求，耐心、细致地完成各环节任务，并保证质量；

3.毕业生档案由学校档案馆通过EMS统一寄送，不由毕业生本人自带（预备党员档案不装入个人档案，按组织部要求办理）。

六、重要提醒

1.为确保档案转递即时、不丢失、不退回，毕业生应特别注意：

（1）档案邮寄地址一定要写清楚、详实，并经本人核实确认，邮寄地址一般是毕业派遣地址；

（2）档案接收单位一定是有人事档案管理资质的单位或地方人才交流中心，人才交流中心最好是所在地人社局下属人才交流中心；

（3）所留查询电话须是对方正在使用的工作电话。

2.部门形成的档案材料要为终结材料，且加盖公章；凡手写的材料须用碳素墨水笔书写，字迹要规范、工整，切勿涂改；若涂改，须加盖手印。我校暂不能提供电子档案。

3.档案寄出后，档案馆将运单号挂在部门网页上，毕业生可根据运单号及时跟踪档案去向，主动与接收单位确认是否已经接收。

4.联系人：骆立丽；联系电话：65023388。

特此通知